公司档案信息化建设初探

梁芳

【摘 要】随着信息化技术的迅猛发展，公司的档案信息化建设也面临着新的机遇。本文分析了当前公司档案信息化建设的状况，阐述了档案信息化建设的重要意义，并进一步提出了从档案信息管理向档案知识管理过渡的发展建议。

【关键词】公司档案 信息化建设 状况 意义 措施

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0352-02

1、档案信息化建设的状况

1.1应用及更新系统软件的能力比较薄弱，缺乏扎实的工作基础。部分档案部门虽然购置了一些档案硬件设备，然而软件利用效率和应用水平上还是处于较低的状态，主要的业务还是简单的网上操作和单机操作，没有进一步去研发，局限于简单的利用和查询，真正的重要的作用没有被发挥出来，还处于休眠状态；另外，在思想上认识不够，对原有的计算机软件与新买到的信息化软件之间可不可以兼容，以及对以后的升级会不会产生影响，对这些缺乏足够的认识、了解。

1.2数据保护方面面临较大的风险。当前，我国数据安全保障措施方面不够先进，依靠的就是不断在技术上进行升级，实施复杂的防火墙和密码设置，单纯从技术角度进行防范只能是对问题进行被动地解决，无法达到全面、长远地保障、规范数据安全的目的。同时，数据库系统本身虽然具有防范能力，但在信息环境不断变化的前提下，数据库保护方案的改进无法与时代同步，改进的技术难以预防、避免计算机犯罪的发生，这也是风险形成的主要方面。

1.3档案管理的标准不统一，规范不一致。现阶段，在建设档案信息化的过程中，多数部门放在首位的工作就是发展通信设备和添置高档计算机系统，对建设信息资源的规范化、标准化没有切实抓好，缺乏足够的重视。主要体现在：整体规划性不足在计算机软件开发上表现的尤为突出，在实用性、通用性上软件存在很大的问题，计算机及其有关设备型号各不相同，缺乏统一的硬件环境，其设备档次良莠不一，分类编码标准在档案信息规范化中不够统一、完善；并且因技术组织上的缺乏支持和网络技术、系统管理的支撑力度不足，管理性、业务性和技术性标准不够明确统一，这些对信息交流的程度和范围都起到严重的制约作用，直接阻碍了档案信息化建设进程。

1.4目前档案管理正由传统档案过渡到信息化档案管理时期，需要的是复合型的高素质的档案管理人员。而现有的档案管理人员的技术水平普遍不高，在思想上缺乏对档案信息化建设的重视，在知识结构上也不能及时更新，出现老化。目前的档案管理人员在计算机应用上只限于单纯操作，大部分属于微机操作员，他们没有通过专业学习、系统培训，凭借的就是自己操作微机的一点经验，对现代档案信息化的处理要求无法满足，即使拥有先进的信息处理设备，其功效也不能充分发挥，导致设备上的资金浪费。存在的这些弊端，对整个档案事业的创新发展产生了严重地制约作用。

1.5 电子文档管理不科学、不完善。公司基本都已使用局域网，可以在“资料库”里储存电子文件，职员可根据各自需要、权限读取文件。本来这是非常好的一个沟通桥梁，然而因管理不够科学、完善，没有明确规定电子文件存放的位置（路径），以及有些职员只在本机存储文件，导致档案保存的不完整，利用、查找困难。

2、档案信息化建设的意义

2.1对整个档案管理部门的工作效率进行不断的提高。实施了档案管理信息化，档案管理人员的工作负担从此得到了削减，不再从事繁重的手工劳动，不再是保管档案人员和敲打目录人员，可以更投入的开展编研和收集档案工作，快速提升职能部门的工作效率。

2.2有利于检索查询。以前的检索方式，是由档案管理人员从所有的目录中进行查找，然后再按照记录的指引到库房进行查找，需要费很大功夫才能找出所需要的档案，既费力又费时。档案信息化管理实现后，即时查询成为非常方便、快捷的查询方式。降低了档案工作人员的工作负担。

2.3档案管理实行信息化后，实现了网络化、自动化、全面化、及时化。在应用信息化的过程中，数据只要录入一次，便能够使其无数次的发挥作用，在档案管理内部数据可以实现共享，工作效率得以提高。数据录入后，还可以对相关的材料进行打印。在档案管理中，统计档案库中的信息是一项主要业务，这可以交给计算机来完成，并形成报表，加速了各部门的工作效率。

2.4提供的服务到位、有效。档案信息化管理实现后，科技人员就可以用自己的计算机查找阅读需要的档案资料，减少了查阅环节，加快了工作效率；另外，电子化的档案资料更有利于科技人员进行第二次开发和利用，加强了研究单位的整体竞争力和工作效率，改变了档案管理的职能，从档案由单纯保管转变为公司内部的信息中心。

3、开展档案信息化建设的措施

3.1 开发档案信息资源

3.1.1 数字化实物档案。在长时间的经济建设中，公司积累的档案会很多，例如专利档案、人事档案、科技档案还有文书档案等，这些档案对于公司来讲具有重要的参考价值。立足于效益最大化原则，对相应档案实行优先排序，效益最大的档案作为优先数字化的档案，科技档案位列首位，第二是专利档案，把文书档案排在第三位，位居第四的是人事档案 ，放在第五位的就是其他档案。

3.1.2 收集电子档案。收集与归档电子档案，在档案管理中属于高级阶段。利用IT标准化检查、电子签名、档案合规性检查、系统授权等技术措施，使电子档案实现网络无纸化收集、归档、流转、打印及发出，发文归档实现一体化。

3.1.3 建立与利用档案知识库。档案信息化建设不仅关注档案数字化建设，而且也关注档案所涵盖的信息，还要不断探究档案信息之间的联系及档案信息的产生过程、来源及性质。不仅对档案本身表现的信息知识进行关注，还要关注档案信息所涵盖的关于档案作者、档案产生组织的隐性知识进行收集、提取、归纳。通过不断的积累、研究、分析以及系统的自我学习，建立一个比较完善的档案知识库。

3.1.4 提高档案管理人员的业务素质，加强其技术培训，保证档案管理工作真实、准确、完整实施。档案管理人员不仅仅要具备过硬的网络、计算机应用能力，同时还要熟悉公司的各项业务，了解国家的法律法规、党政方针，准确把握经济发展的脉搏，对市场信息能够及时收集准确判断，提供给领导的资料信息必须有价值，使档案信息的导航功能真正发挥出来。另外对自身思想政治水平要不断提升，特别是职业道德、品质的修养，从而对使用机密档案的安全性进行保证。

3.2 开发档案信息化应用系统

通过对档案信息资源建设内容进行全面了解，对于系统应用建设我们有了明确的方向，掌握了开发应用系统的关键。开发系统的过程中，要注意以下两个问题。

3.2.1过程管理与来源管理要加以重视。流程再造是档案信息化建设的重点所在。利用优化流程，将收集、整理档案提前到形成档案信息的过程中。不仅对收集的档案结果信息的（电子或纸质档案） 要加以重视，更要对收集的档案来源信息、档案产生过程信息进行关注。

3.2.2开发信息安全保障体系。档案管理中的重中之重就是档案信息的安全。企业的生命线就是知识产权，在市场上知识产权是对公司领先进行保护的重点所在。 利用与保密、开放与限制之间的关系是档案信息化系统必须兼顾的内容。

4、结论

总之，档案信息化建设是档案管理工作面临的一场技术革新，是知识经济发展的必然产物，档案信息化的应用与发展无疑促进公司信息化管理的步伐，使其更好的为公司经营、生产及其他管理工作服务，在公司可持续发展中发挥极其重要的、不可替代的作用。

参考文献：

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