改进高校教学档案类目划分的建议

纪玲

【摘 要】本文在对高校教学档案类目划分的原则与要求的基础上，提出了改进高校教学档案类目划分的建议，分别对教学档案类目代号与档号的模式、对综合性文件的分类、教学档案教育层次的分类进行改进。

【关键词】高校教学档案；类目划分；改进建议；

【中图分类号】G275 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）03-0349-01

0 前言

近一些年来，如何对高等院校的教学档案进行正确、科学的分类一直是高校档案管理研究领域的热点之一。这一问题之所以能够引起高校档案工作者的极大关注，是因为教学档案作为教学实践过程中的原始记录，它可以真实、完整地记录教学活动的过程，并通过它可以完整、系统地反映教学活动的规律与特征，从而具有极其重要的价值。

1 高校教学档案类目划分的原则与要求

如果将档案作为人类认识世界的关键工具，那么教学档案则可以反映教学活动中人的认识与实践活动的特点。教学档案在教学评价、教学改革、课程改革与、重点学科建设上面，起着凭证、借鉴、参考和总结的作用。

1.1 高校教学档案划分的原则

高校教学档案的类目划分准侧，是指导相关工作人员进行科学正确划分档案类目的工作准侧。根据高校教学档案形成的独特规律和特征，本文认为教学档案的划分应该遵循实践性原则、职能性原则、来源性原则与适用性原则。

1.1.1 实践性原则

由于高校教学档案是人们从事教学管理、教学过程、教学研究等活动中形成的具有存储价值的，并按照档案归档要求保存起来的文件材料。所以，在进行高校教学档案类目划分应该从教学档案的实际应用出发，并将教学实践中的要求作为类目划分的最终服务对杨，也就是说在进行高校教学档案类目划分时应该考虑最终划分的结果可以指导组织馆藏、排列档案、编制档案目录与档案统计活动等等。

1.1.2 职能性原则

随着教育改革的不断进行与深化，我国高等教育已经从原来的全日制本科教育的办学模式向多层级、多形式的办学体系进行转化。为了适应高校教学改革的发展，我国高校内部的教学行政管理机构也要进行改革，从而出现了新的职能分工，一般在高校中，除了原有的教务处之外，还设立了研究生处函授处、成人教育学院、继续教育学院、教师培训中心等新的教学管理机构。除了满足现代高等教育的办学与管理需求，我国的高校教学档案类目划分应该满足现行教学教育机构的划分的需要，并体现新的职能分工。

1.1.3 来源性原则

为了满足上文所述的教育机构的分工与教学职能的分工，高校教学档案材料的内容也应该有所区别。一般在原来的全日制本科生、专科生的教学档案管理的基础上，又有不同层次、不同形式的教学档案，如研究生教育、成人教育、教师进修等。这些教学档案来源于不同的管理机构与个人，为了保持统一教育机构教学档案材料之间的联系，应该按其来源进行类目划分。

1.1.4 适用性原则

这一原则是指由于各个不同高校的教学规模与教学性质的不同，教育教学的职能分工与相机的机构设计也是不同的，所以说，高校教学档案的类目划分应该根据不同高校的教学档案的实际应用。

1.2 高校教学档案类目划分的要求

高校教学档案类目划分的是否科学、是否满足实际需求，将会对高校教育产生直接的影响。为此，对高校教学档案类目划分应满概括性和具体性的统一、稳定性和发展性的统一与规范性与灵活性的统一的要求。

概括性和具体性统一要求某一教学档案类目对其上层类目，要有独立或特殊的具体内容；对于这一类目的同层次类目，必须相互区别；对于这一类目的下一层类目，则需要有意义明确的概括性，能够包容其下一层类列。这一要求说明，在划分类目的时候要注意与上层类目与下层类目，同层类目间的关系，严格要求按照从总到分，从一般到具体的逻辑关系。

稳定性和发展性的统一是指在教学档案类目不能经常变动，特别是主要类目或根类目要保持稳定，以免给整体的工作带来影响。发展性要求高校教学档案类目划分不能完全固定，可以接收补充和休息的类目。

规范性与灵活性的统一要求性质相同的类目，应在明确同一的标准吓死，进行统一的处理，要有章可循。而灵活性是在满足规范性的条件下，使用一个特殊的方法，使校教学档案类目划分应试不同类型、不同性质的档案管理要求。

2 改进高校教学档案类目划分的建议

根据上文所述，本文认为高校教学档案类目划分应该从以下几个方面入手：改进教学档案类目代号与档号的模式、改进对综合性文件的分类、改进教学档案教育层次的分类。

教学档案类目代号与档号的模式是指，可以将学籍册与学位评审的材料也根据机构设置的三级类目进行类目划分。由于高校内部的教学管理机构基本上是按照教育层次设置，及哦啊够与教育的层次并不矛盾。例如：研究生教育的管理机构可以与研究生院或研究生处想对于；全日制本、专科教育的管理机构也已与教务处与学生处相对应；而成人教育的管理机构应该对应于成人教育学院等等。

改进对综合性文件的分类是将教学档案的公务文件与文书档案按照机构设计类目。采用时间-机构-保管期限的格式进行类目匪类。所以，可以将机构设为为三级类目，按大难的载体设置二级类目。并在二级类目设置中，将上级类目文件成为上级文件综合；本级本件称为本级文件综合。这种分类方式可以将一个部门的公务文件全部分为两大部分，易于部门的线管人员整理，而且对于计算机对同一机构的归档文件录入的检索也非常容易。

改进教学档案教育层次的分类，主要是针对由于教学档案的文件材料载体不同，不能直接使用《高等学校档案实体分类法》中的二级类目设置。只能将二级类目代表教学管理环节，三级类目代表教育层次。这种分类方式是一种不便捷、非常繁琐的分类方案，往往只有两分文件也要设置一个卷。

参考文献

[1] 张安明，黄杰. 高等学校教学档案实体分类类目划分之我见[J].湖北： 湖北档案. 1993 （3）： 20

[2] 搞活高校教学档案的利用[J]. 浙江： 浙江档案. 1991 （1）： 18-19