浅议新建本科院校教学档案的保存和组织申报

基金项目：安康学院校级科技计划项目（2012AYPYRW06）

教学是高等教育教学的中心内容，教学档案是衡量大学的教学质量，学历、学位所管理的重要性。教学档案信息资源的重要载体，大学教育教学管理，发扬不起眼的角色。教学材料文件管理，总结报告，通知等文件从归档文件形式归档次年形成多年的时间，本科毕业论文（毕业）手册，比赛获奖证书，成绩单毕业年度学期存档。毕业生论文答辩的材料和答辩人在一年后接受全面和完整的归档文件；学科和实验室建设，招生，学籍管理，教学和实践的学生工作，教学和科研。教科书，教学实践和实验，毕业生论文，论文和其他文件和材料，在第二年形成的时间，根据归档时间安排。全面贯彻学校办学目标定位中的地方性、特色性、应用性的基本内涵，厘清办学特色档案资料的采集范围、采集途径及方法；基于中国高等院校的地理布局，新建本科院校大多处于中国区域政治、经济、文化中心的边缘地理位置，学校立业的根本是服务地方区域社会的发展，办学的基本理路都是沿着特色化、应用型人才的培养，我校教学档案实行校、院系两级管理：凡是在本校教学工作中形成的、对学校工作有永久或长期保存价值的教学档案，一律移交档案室保存，各院系在教学工作中形成的、仅对各院系工作有保存价值或不需长久保存的教学档案，由各院系负责收集、整理、保存并组织申报。学校教学文件反映学校主要职能的基本历史特点的形成和活动，在教学实践中，学校在今后的教学工作研究价值的若干文件和材料。包括学术工作，学校管理，教育的改革和其他方面的工作和教师培训材料。确定教学档案的价值因素，一所学校的教学文件材料形成了自己的特点和条件，包括其内容，来源，形式，形成时间，完整性，可靠性及其他因素的影响。教学文件，教学业务部门的管理，教学理论，教育和研究活动等方面构成保管文件材料，这是一种间接的教学活动的原始记录，包括教师的教学价值结果的分析，分析的论文，研究项目，教案反思，在教学理论以及其他活动间接声像档案，如教学实践视频等，这些图像表达，并辅以简短的文字澄清历史纪录，纪录片，直观，典型的特点，学校档案馆协助完成，任务中占据重要地位的教育活动，知识和信息的方式，因为他们是存储，详细，真实地反映了大学的教学历史图片，审查后，传送的文件，如教师教学教案，实验报告，研究论文，毕业设计（论文） ，论文等，可以快速了解高等教育教学情境的基本使命，而且还作为一种教学管理评估的基础上基本参考。

关于组织申报，申报要注意以下几个问题：1，科学分类，教学档案应进行科学的分类立卷，以便日后的管理利用。院系教学档案采用“保管期限—学年度—问题”的方法分类比较科学，保管期限依据归档材料的价值以及它所承载的历史使命而确定，一般分为“永久”、“长期”或明确规定保存多少年；“学年度”是指立卷档案材料的形成时间，由于学校多采用“学年度”计时，因此院系教学档案的形成时间以“学年度”计比较适宜；“问题”即档案材料所涉及的内容，属于同一个问题（或内容）的材料应归在一起，院系教学档案按“问题”可分为教育教学、学籍管理、师资建设三大类，立卷时须对这些大类进行细化，这样才有利于日后的查寻利用。2、装订和编印页码：近年来档案立卷方面有一重大改革，就是由过去的“立卷级”装订改为“文件级”装订。对拟归档的文件材料进行分类后，要对每“件”文件材料进行装订；一“件”文件（材料）可由单页构成，但更多的是由多页构成，比如课表一般只有一页，它就是单页文件，而学生成绩登记表、教学计划、总结等就由多页构成。一个文件（材料）只要由两页或两页以上页数构成的都需要装订，装订有多种用品及方法可根据实际选择，文件页数较少，一个文件在5页以下时可用胶粘法，把胶水涂在材料左上角宽1cm长4cm左右处，使其粘贴固定；文件页数较多比较厚时可在文件左侧用“三孔一线”的方法装订固定。避免丢失，便于查对，还应给装订好的每件文件（即单件档案材料）编印页码，页码应编在每页左上角或背面的右上角。经过装订和编印页码两道程序，就构成了一件件的单件档案材料。3、装盒并制作目录：档案改革后，“盒”代替了原来的“卷”，单件的档案整理完成后，即可按照“保管期限—学年度——问题”的分类装盒，装盒时还要给每件档案编上“件号”，按照件号顺序依次装盒，“归卷文件目录” 制作是一项常规性工作，这里无须赘述，但“归卷文件目录”是否放置档案盒中，却是一个有争议的问题，国家档案局颁布的《档案文件整理规划》中并没有明确要求。笔者认为，在档案盒中放置一份“归卷文件目录”是必要的，尽管档案改革的数字化趋势已越来越明显，档案的条目应全部录入档案软件数据库，通过计算机检索可直接找到文件准确位置，但目前档案数字化管理水平毕竟还不高，尤其是对院系教学档案室而言，数字化管理甚至还没有起步，纸质目录仍是我们今天查找利用档案资料的主要方式，所以在档案盒内放置一份“归档文件目录”那是必须的。

学校每年五月底前，院系教学秘书及相关人员将整理好的档案，向学校档案室移交。移交归档时要认真填写移交目录，交接双方核对无误后履行签字手续，移交目录随档案保存。要积极发挥院系档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密。借用档案应办理登记手续，严防丢失和损坏。

新建本科院校组建一套完整的教育教学特色档案，是和学院的办学目标定位完全一致的，它对于突出学校办学特色具有重要的意义，对于学院的可持续发展、合格院校的水平评估也同样具有重要意义。植根于特定区域背景中的地方类高等院校，是以特色为自己赢得生存空间的，特色档案就是保障院校特色的有力证据，它的建立对于彰显学院特色、打造学校品牌具有直接的应用意义。

参考文献

[1]时霞.对档案鉴定的认识[J].办公室业务，2006，（6）.

[2]刘尽.档案工作指南[M].西安：陕西科学技术出版社，1989.

作者简介

张芳林（1968—），女，陕西安康人，安康学院信息中心，研究方向：地方高校院系教学档案搜集与整理。