浅谈如何推进市县两级档案信息化建设工作

王欢

为进一步提高档案服务质量和水平，加强市县两级档案馆际交流。吉林省开展了市县两级档案主管部门双方就档案信息化建设、档案编研、档案展览及爱国主义教育基地等方面内容进行了深入细致地探讨和交流。通过学习交流，双方增进了友谊，为推动我区档案事业又好又快发展奠定了良好基础，同时尽快把这些档案工作的经验、做法融入到自己的工作中，不断提升我地区的档案信息化建设工作的管理水平。

1 加快市县两级档案信息化建设的步伐

近年来，吉林省梨树县始终把档案信息化建设作为档案事业发展的强大引擎，市县两级档案部门积极谋划、主动作为，赢得了档案信息化建设加速发展的时机，凸显出数字档案馆建设持续快速发展的特点。

1.1 积极谋划，筑牢档案信息化建设基础

为顺应电子政务的发展，不断加强电子文件收、管、存、用的一体化管理。市档案局每年均对各综合档案馆下达馆藏档案目录录入目标任务；对属进馆范围的各单位档案的电子目录进行接收和备份管理，要求移交进馆的档案必须实行电子目录和纸质目录双套制，并将机关电子文件归档、档案数字化工作纳入年度执法检查内容，要求各单位报送上一年档案的电子目录和纸质目录进行备案。目前，全市有50万条案卷目录数据，140万条文件级目录数据，1545万页全文数据；市级机关档案室归档管理约20万件电子文件。

1.2 抢抓机遇，强力推进数字档案馆建设

县档案局在《吉林省档案事业发展“十二五”规划（草案）》中提出“到2015年，市档案馆初步建成数字档案馆（电子文件中心），力争达到国家一级档案馆标准”的工作规划和要求，获得市政府批准，之后经过汇报争取与沟通协调，市上将“数字档案馆建设”列为全市“十二五”信息化发展重点专项建设项目，并由县委财经领导小组审定通过实施。目前，“梨树数字档案馆建设项目”2012年的150万元的项目投资已形成了数字化成果400万张，今年的220万元项目投资已完成招标，将处理馆藏档案600万页。

1.3 市局引领，县市区数字档案馆全面启动

市档案局的数字档案馆项目启动后，还及时给各县区局找依据、压任务、出文件，使县区也迅速行动起来，起到了以点带面、上行下效、全面展开的作用：梨树县馆除国家抢救性数字化加工5万3千多卷档案外，县政府已批准其逐年将县级机关的档案集中在县馆数字化处理；四平市馆近期也在进行数字档案馆项目470多万元的招投标；梨树县数字档案馆建设列入了《政府工作报告》和国民经济和社会发展计划；其他县区也逐步启动了馆藏档案数字化工作。

2 进一步提升信息档案的利用效果

1、提高档案利用效果，必须解放思想，转变观念，增强意识，走出自我封闭的思维模式。加强档案管理队伍建设，优化队伍结构，有计划、有重点地进行培训，更新知识，提高档案管理人员综合素质，充分调动档案人员的积极性和创造性，树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿，使其养成较强的归档意识。经常深入基层科室广泛收集材料，建立完善的档案收集网络体系，加强联系，沟通信息，广泛收集。

2、加强档案信息化建设，加快现代化管理步伐。随着档案数量的不断增加和现代社会对档案利用的要求，传统的档案利用方式和方法已不适应档案用户的需求。改进和更新档案利用的方法和技术，推动档案信息资源利用的信息化建设是提升档案管理与利用工作的趋势，因此，档案管理部门应该顺应信息时代发展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革，应用数字化技术手段与网络工具，提高开发档案资源的能力与水平，开展网络档案服务。在不断采用现代化管理手段提高档案管理与利用现代化水平的同时，以自己独特的利用服务方式更好地为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需求。

3、加大档案利用宣传力度，简化利用手续，完善利用制度，不断创造其他的便利社会各个方面和广大人民群众利用档案的档案利用形式，为利用者提供更丰富的、更便捷、更人性化、更高效的档案信息服务方式，不断推出社会关心、人民群众需要的档案信息，真正做到让利用者方便，让人民群众满意。今年以来，梨树县档案服务窗口强化服务、深化内容、细化管理，狠抓电子档案管理使用工作，充分履行政府信息公开职责，提升登记信息档案的利用效果。

3 深化档案信息内容，及时汇集电子档案资料

根据企业档案查询利用和规范化管理的要求，对书式档案内容突出“全、真、实”， 对入库数据信息要求与书式档案一一对应，利用高速扫描仪和新系统软件，按照扫描录入、排序、质检等工作流程，对企业书式档案进行电子扫描，做到与原始档案资料内容一致，图像清晰。

3.1 抓制度建设，细化管理措施，强化企业档案利用服务管理

该局及时修订完善企业档案登记、录入、归档、扫描、查询等岗位责任制。建立企业登记档案和电子档案查询利用制度，规定阅览权限、复制打印权限，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使企业档案利用服务工作有章可循、高效便捷，有效提高了企业档案利用服务效能。

3.2 强化服务意识，提升电子档案查询利用效果

今年以来，该局利用文书档案及工商 “企业登记管理信息查询系统”，为机关、企事业单位及个人查询企业设立、变更、注（吊）销等各类档案资料600余批（次）。并对查询档案的名称、目的、查询人的联系方式等信息作了详细记录，及时做好跟踪回访工作。对做好档案信息化工作具有很强的针对性和实效性。

档案信息 利用是实现档案工作目的的一个关键环节，也是档案工作的最终目的，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益，档案利用效果则是对档案利用工作及整个档案管理工作的评价和检验。如何充分开发利用档案信息资源，将档案信息提供给用户，实现档案的价值，提高档案利用效果，这是新形势下档案工作者必须思考和解决的一个问题。