高校档案管理模式中的信息化建设

许惠玮

摘 要：十一五”总体规划中将我国档案管理信息化建设作为档案事业发展的目标。计算机网络技术的发展，为实现这一目标带来保障。新的技术、标准以及方法的出现，为高校档案管理信息化建设提供了技术支撑。信息化的档案管理体系，是未来我国高校档案管理发展的必然方向，大力推进档案管理信息化的进程是高校档案管理工作者的重要任务和攻关课题。

关键词：档案；管理；信息化；建设；攻关

1 高校档案管理信息化的内容及意义

高校档案管理涉及多个相关学科，诸如计算机、网络、管理以及信息等。高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安保体系等四个方面的建设。

1.1 基础设施建设和应用系统开发

档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面。其中，应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。

硬件建设需要同时考虑以下三个问题。首先，数字化校园与数字档案和数字档案馆的建设同步，其次，将存储和备份电子文件的相关硬件设备作为内部局域网建设的重点，第三，提高本地备份及存储电子文件的硬件配置，建设异地备份设备及网络。

1.2 档案信息资源整合

高校档案信息资源的整合需要注意以下几个方面的问题。第一，高校各单位档案部门收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失；第二，对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，建立数据中心，统一接收和管理高校各单位信息资源，开通检索服务；第三，建设档案网站或者数字档案馆，成立数字化服务中心，为各单位提交信息提供高效服务。

1.3 标准和规范的制定

高校档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》 等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学的指导高校档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。其主要职责为高校电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立；制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范； 建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。

1.4 安保系统的建设

信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。安保体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，双管齐下，确保数字档案系统信息传递的安全。

2 高校档案管理信息化建设的现状及问题

2.1 高校档案管理信息化建设的现状

2.1.1基础设施薄弱，管理手段老化

目前国内许多高校在信息化基础设施建设上投入力度不够，用普通计算机代替专业服务器，在管理方式和方法上也一直沿用传统的管理手段，效率低下，缺漏较多。虽然在一定程度上利用了计算机存储和网络技术，但是并未形成一体化的系统。生成与接收电子文档，是高校档案管理系统的基础功用，但是目前的现状是高校档案管理的软件与配套程序建设速度慢，管理不科学，制约了信息化建设的步伐。

2.1.2档案管理方式落后、档案结构不合理

从目前的档案管理方式来看，从业人员缺少科学化管理的培训，多数从业者并非档案专业，专业知识匮乏，没有系统、科学的档案管理知识，对已有管理系统掌握不够深入。

从档案结构来看，目前多数高校关注的档案类别多为纸质，而对视频、音频以及其他实物档案的关注不够。而且从档案涉及的方面来说，多为教学、会议以及其他文字记录的档案，而对设备、基建档案，以及高校日常工作中的档案记录较为缺乏。此外，档案收集工作滞后，不够全面，导致了档案可复用性差，利用价值较低。

2.1.3高校档案管理开发利用率较低

目前，高校档案管理仍旧受到传统档案管理理念的影响，重保管轻利用，已经收录的档案资料无法惠及教职工与学生，利用效率低下，档案因此失去了应有的参考价值，导致高校档案资源的极大浪费，长此以往将会形成恶性循环，极大的影响档案管理工作的可持续发展。此外，档案利用的垄断局面仍旧存在，高校档案多数被行政人员利用，同时还有一部分科研人员，虽然目前各大高校已经致力于扩大档案利用人群，但是力度仍旧不够，同时宣传乏力，没有对宣传形成有效的纵深，因此收效甚微。如何打破传统的档案管理模式，改变落后的管理理念，推广先进、科学的管理方法，是档案从业人员需要认真考虑的问题。

2.2 高校档案管理信息化建设进程出现的问题

2.2.1 投资规模大与资金来源少的矛盾

档案信息化建设需要大量的资金作为后盾，其建设速度受到资金来源及稳定性的制约。信息化建设中基础设备的投资包括服务器、交换机、扫描仪、微缩设备等，这类设备需要大量的资金来购置。此外，内部局域网的建设，光纤接入以及购买带宽，购置、维护软件以及进行安全防护等，都需要资金支持。电子产品高速的升级换代和较短的生命周期也导致了大量资金的投入。但是由于资金来源较少，筹措困难，两者的矛盾日益激化，影响信息化建设的发展。

2.2.2 建设任务重，进程缓慢

高校档案信息化建设的任务中，第一，需要对现存的档案资源进行处理，利用扫描、微缩等手段，将之数字化；第二，对数字化的文档按照档案管理标准进行分类整理，并录入数据库，便于检索和利用；第三，建设网络应用平台，给用户提供远程服务；第四，采用隔离技术，应用数据备份和加密对档案进行保护，防止来自网络的恶意访问，避免由于工作人员误操作而导致的删除、修改等，确保档案信息的安全以及可用；第五，不断升级管理系统的同时，要对现存电子文档进行升级转换，确保其可用，避免电子档案资源的损毁；第六，由于档案管理信息化建设进程的繁重任务导致其不可能在短时间内完成，因此对于档案管理人员来说，除进行数据化处理与维护外，还要对现存的纸质文档进行妥善的保管和处理，工作量较大，任务繁重。在档案管理信息化建设完全完成，并纳入档案工作运行管理体制之前，如果文档复制、扫描等技术没有较大发展，财政投入没有较大突破的前提下，这个过程将持续数年时间。

2.2.3 队伍建设要求高与人才缺乏的矛盾

档案信息化管理人员需要具备新的思想观念，扎实的专业知识和技能，较高的写作水平以及综合素质。需要的人才类型是有熟练的计算机技能、网络安全技能、获取以及运用情报信息的能力、档案专业知识丰富的复合型人才。档案信息化人才引进的主要阻力首先是体制问题，难以引进有效的竞争手段，其次是冗余人员多，导致工资待遇普遍较低，难以吸引高层次人才。老面孔，老方法，效率低下，进展缓慢，是目前档案部门工作的现状。

2.2.4 应对环境变化能力差，服务方式转变困难

由于长期以来的档案管理模式与管理理念影响，当前高校档案管理普遍表现出思想陈旧、不思进取的现状，抵御外来风险能力较差，缺乏核心竞争力。这种档案管理模式在信息化背景下已经不再适用，信息化背景下的档案管理以用户的需求作为主要目标，需要从业人员真正更新、转变服务理念，拓展档案管理的服务业务，提高服务质量。

3 加快档案管理信息化建设的策略

3.1 加快统一标准建立，统一管理

建立统一标准，有利于不同高校系统之间资源的共享与整合，同时也有利于对整个集成系统进行安全保护。系统可以按照标准进行相应的操作，提高系统可操作性，同时避免由于标准不一致而导致的系统内部漏洞等安全问题。该标准的制定由信息化部门进行安排、实施，保证接口以及底层设备和数据格式等的一致性，避免数据冗余和资金浪费现象。

3.2 应用现有系统，整合信息资源

各高校应当以现有的应用系统作为基础，对校内各二级单位施行统一标准管理，以实现数据一次采集，长久利用的目的，节省人力物力和财力。第一，规划建设校级信息数据中心，整合各单位分散的资源，统一数据采集格式；第二，提高硬件水平，统一底层数据库以及相关接口，实现数据共享，加大应用系统投入。这样可以有效避免硬件的重复建设等问题的发生。

3.3 加强安全保护体系的建设

信息安全问题包括两个方面，从技术层面来讲，各高校应当建立有效的用户认证机制，访问准入机制以及安全加密机制，应用各种硬件保护和软件保护技术对系统实现安全保护；从管理角度来考虑，首先应当健全管理制度，提高管理人员实施、监督等方面的警觉性，定期巡检、实时监控，明确各部门职责和相关负责人，定期进行安全培训，提高工作人员解决问题的能力；另外还应当建立应急反应体系，在发生网络安全事件时，能够及时、有效的进行处理，从问题的发现、处理以及事后补救等多个方面进行全方位考虑。

3.4 变革组织机构，健全人才引进机制

变革现有的比较陈旧和落后的组织机构，对于加快档案管理信息化建设具有重要作用。新的组织机构和人才引进机制应当具有以下几个方面的优势。首先，能够充分调动基层工作人员的工作热情，使其能够将创造性的想法实施，增加部门工作活力；其次，分工明确，责任到人，各部门各司其职，提高系统整体的工作效率；第三，有利于人才的引进以及留用，组织机构的变革能够为部门发展带来新的活力，能够吸引高端人才的留用，有利于壮大人才队伍。

4 结语

高校档案管理信息化程度是高校教学质量、学术水平以及管理水平的体现，也是构建数字校园的关键所在，是信息化社会给高校档案管理工作提出的必然要求。各高校应当积极建设统一标准，整合校内资源，加快建设信息化的档案管理系统，变革陈旧的思想观念与组织机构，提高竞争力，适应新环境下的变化，努力实现其标准化、制度化、科学化、现代化的高校档案管理信息化建设目标。

参考文献

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