关于保密档案管理与利用的新思考

褚丽娜

摘 要：近年来，伴随着社会经济的发展进步，社会开放程度也越来越高，这也使得人民对档案资源的管理越来越重视。加强对档案资源的管理事关国家的安全与利益，具有重要的作用。本文分析了信息时代的发展给资料收集带来的方便的同时，也对保密工作顺利进行的难度提出了担忧，也针对当前如何进行档案管理的保密与开放，以及档案管理的完整性提出了一系列的档案管理的措施。

关键词：档案管理；利用；措施思考

伴随着全球时代的到来，人们也越来越重视档案资源管理存在的潜在的社会价值。档案资源管理作为相当重要的一个社会资源，有效的进行资源的管理与保密，都在深层次上影响着国家以及单位的安全以及利益。在当前社会当中，有效的加强档案的管理工作就显得尤为重要。在现代档案管理工作中，档案的归档、保管以及开发利用等等都涉及到了档案的保密工作。信息化时代的到来以及互联网在短时间内的迅速普及加上自动化办公进程的逐渐加快，档案管理的实际难度也在加大。

当前政府要求实行信息公开，这也是从根本上要保障公民以及法人的利益，以最大限度的实现人民群众对政府工作人员的知情权、监督权。但是需要注意的是，并不是所有的信息都实行政府信息公开。在某些情况之下，政府的信息公开也可能与国家的安全以及公共利益相冲突。因此，实行档案的保密管理也是相当必要的。

1 新形势下加强档案管理保密工作的现状分析

在当前信息社会下，保密工作的难度日渐加大。伴随着我国经济社会的逐渐发展进步以及科学技术的日新月异，我国对外开放的程度也在不断的加大，对外的合作交流也更为广泛。当前档案管理工作也会出现一些新情况、新问题，档案一旦被敌对势力利用，通过各种各样的方式进入到他们以前从未进入到的领域当中，就会通过各种的渠道开展更为广泛的情报搜集活动。因此，在当前的情况之下，档案的保密工作也会面临更为错综复杂的形势。

保密意识逐渐弱化，当前思想意识上的麻痹使得相当的一些领导以及部门的工作人员的保密意识相当的淡薄。加之当前人们对《保密法》的认识较少，甚至有相当一部分人员认为在当前的市场经济条件之下没有秘密可以保留，及时有秘密可以保留在当前信息化高度发达的时代也难以有效的进行保密。在当前有相当大一部分工作人员忙于各种业务，对于经手的大量的国家秘密是见密并不知密习以为常，这样的状态之下必然会对我们的档案保密工作带来更为严重的影响。另外，当前工作上的一些形式主义也会使得一些人的保密意识不强。有些人认为按照《保密法》的相关规定就能从根本上杜绝档案信息的泄密，因此，就放松了对档案信息管理存在的一系列的隐患，对于出现的一些新情况、新问题就缺乏有效的应变能力。

2 档案管理工作出现的问题分析

当前我们的档案管理工作出现了一系列的问题，需要我们正视档案管理工作，加强档案管理工作的发展创新。

档案的立卷与档案的保密工作不相适应。在当前的实际工作过程当中，传统的立卷归档一般都是采用“四分法”，并没有进行档案的保密。在进行档案翻阅的过程当中，工作人员也会经常发现一些涉及秘密的文件资料。在案卷的卷面当中也没有在文件当中标出来需要文件的保密。因此，这也在无形当中加大了文件保密工作的难度，导致了档案与保密的严重脱节。在现代条件之下立卷档案管理办法的实施使得单份的资料文件作为了一个独立的案卷并且标注了卷号，但是这种方式虽然存在着一定的优越性但是并没有从根本上解决好保密与非保密档案资料之间的有效关系。基于这样的情况之下，就需要相关的部门加强档案管理工作的重视力度，对档案管理工作进行及时有效的解决。

档案管理工作与文档的保密工作之间的衔接不紧密。我国在之前就出台了相关的档案法，加强了对档案工作的管理，但是从当前档案利用的现状分析来看，档案管理部门为了更好的发掘我们的档案资料，也采取了一系列的措施来加强档案管理工作的使用效益，以更好的为我国的经济建设和当前我国的改革开放服务。但是在具体的工作当中，仍有相当大的一部分部门档案管理人员的保密意识并不强烈，缺乏档案管理的有效意识，这也为档案管理工作的有效进行带来了不便，使得不法分子能够有机可乘。

档案管理部门和保密工作的责任取向不一致。在当前的管理工作当中，档案管理部门虽然更加注重档案的有效管理和利用，但是保密部门关心的是私密的文件资料，在保密期间之内能不能对私密文件保证绝对的安全，确保资料不发生泄密的事件。由于档案的管理部门与保密部门的责任取向不一致导致了这种情况的发生。但是，假如说是各级单位能够严格地按照国家档案局的法律进行有效的执行，对于档案借阅实行严格有效的控制，就能够从根本上实现档案的有效保密。因此，这就需要档案部门与保密部门加强部门之间的有效协作，切实保证档案保密工作的有效落实。

3 加强档案保密工作的对策

为了有效的加强档案管理工作的法制化建设，为档案的保密工作提供有效的法律保障，可以建立起有效的法律保障体系。档案的保密工作是一项政策性和规范性较强的工作，在当前的条件之下，也只有加强档案保密工作的规范化管理才能实现档案工作的法制化、制度化。因此，我们需要认真的总结当前档案管理工作的经验，准确的把握好档案工作的特点和规律，用新观念解决好当前档案管理出现的新情况。

3.1 加强制度化建设，严格把关

各个部门要结合自身的管理体系与档案的材料形成一个严格的管理网络体系，认真的协调好各个部门的档案传递工作。对于档案的收集材料能够做到及时主动的加强安全保密。对于档案管理人员在资料收集的范围以及途径上能够结合工作的实际情况加强各个部门之间的联系，对于收集到的资料能够进行定时的处理，尽最大可能的防止资料的流失。

3.2 与时俱进，切实实现现代化的管理

就目前来说，我们的档案管理数量较大，档案管理的材料种类也相对较多。因此对于档案的保密工作要实行现代化的管理才能有效的解决新形势下出现的一系列的问题。档案管理工作作为一门专业性较强的工作，需要档案管理人员具备有高度的责任感和乐于积极奉献的工作精神，另外也需要运用现代化的管理手段进行先进的管理。各个档案管理部门也要提升自身的专业素质，加强档案管理的有效控制。在进行档案管理工作的过程当中也要不断的加强计算机信息技术的学习，使自身能够具备起完善的网络技术的综合化管理。

3.3 建立科学有效的管理措施

档案保密工作需要我们认真落实，加强科学有效的管理来应对现代化条件下档案管理失窃的行为。对于设计档案资料的部分要实行集中化的管理，要采取严格的档案管理措施，严格控制档案管理的措施，防止档案泄密。另外也要加强档案资料的严格化审批，在对外提供档案资料的过程当中要实行资料的严格审批，坚决杜绝泄露档案资料的行为。对于复制国家机密的行为要进行严格的控制，并定期归还档案资料。建立科学的管理措施有利于资料的有效利用，为和谐社会的建设提供我们周到的服务。

4 结束语

科学技术的发展进步给档案保密工作带来了巨大的冲击，在新的时代条件下高科技的运用使得档案信息泄密防不胜防。因此，我们要切实加强档案管理工作的有效运用，实现档案管理工作的真正价值。

参考文献

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