谈中学档案管理信息化建设的有效策略

袁嫣

摘 要：随着信息化的不断发展，信息技术为中学档案管理提供了极大的便利，但是现阶段中学档案信息化建设还存在很多问题，降低了中学档案管理的效率，为此，笔者在本文中就如何加强中学档案管理的信息化建设加以简要分析，以期给中学档案管理以有益借鉴。

关键词：中学；档案管理；信息化建设

随着信息技术的发展，信息技术逐渐深入到社会发展的各个领域，并起到重要的推动作用。中学的档案作为重要的信息资源，一直以来都是中学发展的重中之重，为了适应时代的发展提出了中学管理档案信息化建设的目标。所谓的中学管理档案信息化建设是指中学采用信息化的管理手段对自身的档案进行管理，实现档案资源的处置和利用。中学管理档案信息化建设作为当前档案管理的先进模式，相比于传统的档案管理模式具有便捷、高效的特点，使档案管理的工作流程进一步简化，减轻了档案管理者工作量，应该得到中学档案管理工作者的高度重视，采取积极措施促进中学管理档案的信息化建设。

1 中学档案管理信息化建设的现状

1.1 中学管理档案信息化建设缺乏专业人才

优秀的专业人才对促进中学管理档案信息化建设具有重要推动作用，但是目前我国中学管理档案信息化建设的专业人才十分匮乏，而且存在的专业人才不是年龄偏大，就是没有接受专业的知识培训，难以有效促进管理档案的信息化建设。此外，部分工作者在进行档案管理工作时，缺乏认真的态度和责任心难以及时发现档案管理信息化建设中存在的问题，对管理档案信息化建设不够重视。因此，有必要培养一批专业的管理档案信息化建设人才，促进档案管理工作的开展。

1.2 领导者对管理档案信息化建设不够重视

目前，中学的领导在促进管理档案信息化建设时，只是简单的将专业人才引入，并没有为其指定相关的研究工作和目标，对管理档案信息化建设工作不够重视。此外，部分领导对管理档案信息化建设没有进行全面的了解，认为管理档案信息化建设与其无关，将与管理档案信息化建设的有关工作转交给下属，导致管理档案信息化建设工作停滞不前，难以达到预期的目标。

1.3 当期管理档案工作信息化程度低

虽然信息技术已经得到广泛的发展和普及，但是许多中学在进行档案管理时，仍然采用落后的管理方式，将许多重要的档案信息记载到纸张上，导致现代档案管理工作的信息化程度降低。此外，采用纸质档案存在许多弊端，其一，纸质档案容易受到外界环境的影响极易损坏，一旦发生损害将难以恢复；其二，在进行信息查找时，难以快速的从纸质档案中找到。

1.4 档案意识淡薄、材料不全

学校教学工作的繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，归档材料质量不高，缺乏完整性；还有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，处于被动状态，档案信息资源开发不足，使档案利用率不高。”

2 提升中学档案管理信息化建设水平的对策分析

针对现阶段中学档案管理信息化建设中存在的问题，学校相关部门应该加强档案管理的信息化建设，以不断提高学校档案管理的信息化建设水平。

2.1 加强中学管理档案信息化建设专业人才建设

目前我国的中学档案信息的传统管理正在被信息化的管理方式所取代，信息化的管理技术日新月异，档案管理业趋于复杂化和多样化。对于这种现状一方面可以通过督促工作人员不断学习提高自身的计算机技术水平，对工作人员的操作技巧进行定时培训，熟练掌握档案信息存储的硬件和软件操作和维护常识；另一方面要训练从业人员的职业道德，及时更新工作人员的管理理念，杜绝工作人员唯利是图泄露档案信息的现象发生。另外，管理方式的演变不是一蹴而就的，在加强工作人员专业素养建设的同时，可以将传统的管理方式和信息化的管理方式进行有机结合，实现传统管理方式向信息化管理方式的良好过渡。

2.2 加强领导对中学档案管理信息化建设工作的重视

为强化中学的档案管理信息化建设，首先要加强中学相关管理人员的信息保护意识，从领导阶层开始真正做到把信息档案的管理当作核心任务来完成。档案管理最重要的部分就是关于档案的保密性问题，学校内部领导在进行规划时可以将档案管理室选择在较为隐秘的地方，对门窗进行防盗加固措施，派专业人士进行看管，非内部人员禁止入内，对出入者做好登记工作。此外，还要对档案管理者进行定期培训，不断提高其档案管理的信息专业素养。

2.3 完善中学档案管理机制

只有建立科学合理的档案管理机制，才能有效的促进中学档案信息化建设水平的提高。在完善档案管理机制时，管理者可以将信息化建设作为中学档案管理工作的业绩考核的之一，最大程度的激发档案管理工作人员的积极性，让工作人员将饱满的工作激情投入到中学管理档案信息化建设水平工作之中。

3 结语

随着时代的发展，我国中学的管理档案机制由传统的纸质档案逐渐向信息化方向发展，并且信息化档案管理模式在不断的完善，但是仍然存在许多问题需要解决。因此，在促进我国中学的管理档案的信息化建设时，工作人员不仅要继续发扬纸质档案管理工作严谨的风格，还要继续开展信息化档案管理工作，加强对档案管理信息化建设的探索，加强档案管理工作的信息化建设，提高中学档案管理工作的效率。

参考文献

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