对档案管理现代化的认识

刘雪松

摘 要：本文指出早期的档案计算机管理系统存在许多缺陷，提出了如何利用电子文档及网络这一更先进的科学技术管理档案信息，提供远程服务，从而创新对档案管理现代化的认识。

关键词：档案管理；现代化

所谓档案管理现代化，就是利用现代科学技术来管理档案。现代科学技术，目前得到世界各国公认的有生物技术、航天技术、新能源技术、海洋技术、信息技术等。其中，信息技术主要指信息的获取、传递和处理。而档案的知识性和信息性决定了档案管理的重心是如何最大限度地把档案的信息.快速、准确、方便地传输给利用者，也就是利用现代信息技术的计算机技术来管理档案信息。这方面的研究远远大于用现代化手段对档案的库房管理、对档案载体形态的保护等。

自从认识到档案管理的重心是档案信息处理的现代化之后，档案部门投入了大量的财力、人力，对档案原件进行加工（著录、标引），将有关信息存入计算机的存贮设备中，构成了二次档案信息——机读档案信息。

机读档案信息实际上是原始档案目录，如案卷目录、案卷文件目录，或者是档案中涉及到的人名、房地产等，以数据库的形式输入到了计算机的存贮介质上。这样做充分体现了计算机技术对档案信息处理的自动化，效率高，以及检索方便、快捷。但是，这种档案信息管理方式存在着以下缺陷：

1、数据输入的周期长。以数据库形式管理档案信息是按照一定的数据结构来实现的，数据库的结构形式决定了人们对档案信息采集必须格式化、规范化，因而也就加大了档案信息采集的难度，使数据输入在量上得不到保证。同时由于数据结构的字段化，使输入工作只能利用键盘一个字段一个字段地敲入计算机接收，即便是手脚麻利的操作员也会因为太多的约束，降低输入的速度。所以数据施人的周期长是不难理解的。

2、所存信息的利用价值小。这可以从两个方面来看，（1）由于输入到计算机中的信息只是档案的基本特征，比如，标题、人名、责任者、档号等，当人们检索到达条信息的时候，还必须到库房调卷，才能看到具体的内容。因此，这样的信息也就局限于档案馆的工作人员作检索调档的工具，不能直接面对社会，方便广大利用者o（2）我国档案馆馆藏档案量大，多数档案保管期限长。因此，档案信息涉及的年代久远，大多数的档案信息等到输入到数据库中时，明显地失去了部分价值。

（三）数据管理软件不统一。受市场经济的影响，档案信息管理软件到现在可以说是五花八门，上级档案部门和下级档案部门各行其是，这就造成档案信息管理的版本问题、结构问题，以至输入到计算机中的数据长久地脱离软件控制，静悄悄地睡大觉，无人访问。负责的部门还记着它们，把它们完好的保存着，不负责的部门，前人“输入”，后人“输出”。档案管理现代化也就成了证书上的科研成果。

从近20年对档案管理现代化研究的结果看，档案部门还没有跟上现代步伐，还停留在依赖公众到档案馆来查问档案的模式下。那么怎样才能让公众足不出户就能利用馆藏信息呢？这就是我们要对档案管理现代化再认识、再提高的过程。

现代信息技术的广泛应用p尤其是电子扫描、网络技术的应用，为人们创造了神奇的信息输入方式和一个虚拟的交往世界。人们通过网络搜索知识、发布信息、开展论谈、传送邮件已经是习以为常，通过扫描，实现快速存贮，加速了现代化的进程。在这种环境下，档案信息管理如果不跳出狭隘的数据格式的框框，就会成为网络外的东西，就会由于人们获取档案信息不便利，自然的被人们遗弃。在此笔者有一点浅见写出来，愿与档案管理人士探讨。

（一）改档案信息“条目”为档案信息“摘要”

档案管理现代化在很多部门除建了一个空网站外，主要精力集中在档案信息条目的采集和录入上。这样做的缺陷是显而易见的。笔者认为，与其对档案进行条目式的著录，不如对档案信息进行主题摘要，即注重“提要项”。其实在国家《档案著录规则》中，已经把“提要项”规定了下来等原因，“提要项”从一开始就被人们忽略。现在，有些计算机档案信息管理系统也设定了“提要项”的位置，但并没有引起注意，档案前处理工作也没有摘录档案内容提要。笔者认为，这种状况不利于档案信息的现代化管理。所以，从现在起应该加强这方面的考虑和研究。

当然，这其中还有许多问题，比如档案价值形态的认定、档案的保密方式、档案的凭证作用以及档案管理的经济效益问题等都是档案工作者需要深入研究的问题。但是这样做，档案的社会文化价值得到了弘扬，反映了档案管理跟上了时代的步伐，也是档案工作者应尽的义务。

（二）档案文献编纂成果是最好的网站资源

档案编纂是按照一定的题目对档案史料进行查选、考定、加工、编排和评介，以出版的方式提供档案信息。人们常见的各种各样的档案史料汇编、全集、选集、书信集以及报刊公布的文件和专题史料，都属于档案编纂的成品。这种成品以提供原始材料为职志，因此内容对生产建设、工作查考起着直接的促进和借鉴作用。过去档案编纂是手工方式，全部材料构造程序完成后交出版社印制成书（册），然后对社会公布、发行。原始定稿也就成了副本，没有多大价值，过后只能存档等待再版印刷，这可能就迢迢无期了。随着计算机字处理技术的发展，档案编纂的前期工作基本是在计算机上进行，送出版社也是电子文档。电子文档具有可拷贝性，可以反复使用。因此，当它以纸质档案信息形式在社会上发挥作用的时候，同时也可以以电子文档的形式挂在网站上或贴在互联网上发挥作用。所以，档案文献编纂成果是最好的网站资源。

曾有学者撰文这样说：“目前档案界尤其是档案业务部门的心态基本上依旧是封闭的……。在利用互联网向题上，封闭性表现得十分明显，在大的公共网站上，几乎见不到档案方面的信息。”笔者认为该学者只是认为档案部门的心态封闭，其实他可能还并不了解档案管理的实际水乎，即档案部门目前大多现代化管理水平低下，还没有技术能力进人互联网。所以，档案管理现代化的任务根重，很需要档案工作者用创新的思维进行档案管理现代化的研究和实践。对过去和现在档案管理现代化工作，不能否定，也不能停止，因为它符合我们正在从事的目前档案管理的水平，与传统的档案馆内提供档案利用相一致，就像我们现在有了机读档案目录数据库检索系统，却不丢掉、废弃手工检索目录一样，都是我们档案馆管理档案、有效提供利用必不可少的工具，这就避免了在档案管理现代化研究中，一味地追赶先进技术、不切实际的不良工作作风。

总之，我们对档案管理现代化的认识是一个渐进的过程，只要我们不懈地努力，善于利用科学技术，档案管理现代化就一定能上一个新台阶。到有一天，许多朋友说：“我在家里利用了你们馆里的档案信息。”那么，我们的档案管理才算管得到位，管出了高水平。

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