当前档案收集工作存在的问题及解决对策

孙文靖

档案收集是丰富馆藏档案资源的重要途径，是档案工作最艰巨的首个工作环节。它是档案管理工作的起点，也是档案管理后续工作的支柱。所以档案收集工作决定了档案管理工作的质量。随着国家档案法规文件的陆续颁布实施，档案收集工作与过去相比有了很大的改进，但现实工作情况远远没有那么乐观，这是各单位档案工作中存在的一个突出的现实问题。

一、档案收集工作存在的问题

1.归档种类不齐全。

现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，对科技档案（基建档案、设备档案、科研档案等）、专门档案的收集则比较忽视，尤其是声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作更没有得到有效重视。这样就导致单位内库存档案种类单一，很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。

2.档案意识不强导致归档文件材料不齐全、不完整。

单位内各部门工作人员由于档案工作意识不强，不注意日常工作中原始材料的积累保管，导致很多材料遗失或不知去向，到年终归档时只能有多少交多少。有的工作虽然非常重要，但因为没有注意材料的积累，所以也就无法归档。另外，档案部门由于不了解各业务部门每年开展的具体工作，所以所谓的监督、指导只能流于形式，最终形成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。

3.档案收集归档范围无法具体明确。

《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》也对各级机关单位文件材料归档范围进行了正确界定。但是，这一标准太抽象、太笼统。其中重要的、一般的材料如何界定很难具体把握，虽然各机关单位根据8号令编制了本机关单位的《归档范围和保管期限表》，但内容几乎和8号令没有什么大的变化，属于笼统性的指导性文件。尤其是科技档案、专门档案的归档范围更笼统，缺乏详尽细化的内容。各单位档案部门在鉴别归档材料是否齐全完整时很难以此作为鉴别的依据和标准。

4.档案收集工作考核标准太笼统。

档案收集工作在档案工作规范化管理中，虽然形式上有考核，但是考核标准太笼统。对档案室档案收集工作，没有硬性标准，只是笼统地检查是否收集齐全完整。而应对检查的归档率实际也是自欺欺人，无非就是把实际归档数视作应当归档数，因此这种考核标准实际意义不大。

5.档案收集工作有法可依，但执法不严。

《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规文件中虽然对拒不归档的行为做了规定，要求对有关责任人员给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。但在实际情形中，由于各单位对档案工作并没有真正加以重视，加上档案材料不及时移交归档并未给单位造成眼前的各种损失和不利影响。导致虽然档案收集工作有法可依，但执法却无法真正落到实处，久而久之，部分工作人员的档案法制意识就会淡薄，直接影响了档案的收集归档。

6.档案部门培训力度不足会影响档案的收集归档。

各单位档案部门在收集档案时，通常只是发个通知告知各业务部门档案的归档范围、收集时间，针对性不强，在档案收集的过程中所起的作用不大。特别是各业务部门职责和工作性质不同，档案呈多元化态势，各部门形成的档案具有很大的个性。所以在收集归档前急切需要档案部门做专业的具体指导培训，而实际中常常缺乏这样专业的指导培训。

二、解决档案收集工作问题的有效对策

1.加强宣传教育，强化全员档案意识。

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员也要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性进行宣传，引起领导的重视。

2.树立大档案的概念，丰富馆藏资源。

凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了文书档案外，基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，门类齐全、资源丰富的库存档案才能更好地为单位各项工作服务，才能满足利用者的查档需求。

3.完善收集归档制度，确保材料齐全完整。

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作，所以要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，和各业务部门工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，使其具有操作性和明确性，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中。

4.增强档案人员主动收集意识。

长期以来，档案收集工作一直处于被动收集的局面，你来交我就收，你交多少我收多少，到时候如果查找不到，就说材料没有归档，似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变，观念一定要更新，档案人员要正确认清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，可以通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议，了解各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变过去的被动收集为主动收集，让部门工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。

5.档案法制建设不容忽视，树立依法治档的权威性和严肃性。

作为上级业务主管部门和档案管理的行政部门要加大对所属各单位档案执法情况的检查和监督，从行政上加强各单位各级领导干部对档案法规知识的学习，提高单位内依法行政、依法治档的思想意识。并对各单位档案工作检查中出现的违法违纪行为没有及时依法处理的坚决从严予以查处，以此树立依法治档的权威性和严肃性，从而进一步增强单位内工作人员的档案法制和归档意识，杜绝各单位档案拒不归档现象的发生，确保档案收集工作的有序开展。

6.档案收集工作考核标准要有明确性，不可笼统无操作性。

在收集工作考核时，要抽样检查某个工作项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，而不是简单地用一个归档率来说明收集材料的齐全完整性。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来，更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档，也能促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

7.加大培训指导力度，强化收集归档工作。

档案部门每年在年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。

总之，档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个工作环节，与档案工作的其他环节相比，它的地位非常特殊，可以说它是当前档案三大体系建设任务中档案资源体系建设的重要工作内容。档案收集工作做得不好，就不会有完整的档案，也就不会有健全的档案制度。因此，做好档案收集工作是做好档案工作的前提。