联合编辑文档你来定规矩

Coco

最近C小姐第一次负责本组的项目安排，工作完成后需要由全组人一起提交一份工作报告，最后还得加入老板的修改意见。但由于大家的编辑习惯不同，C小姐整理好的文档格式在其他人手中传来传去就变了样……

搭好格式框架

多人协同编辑时，不用样式的人会使用Word默认的正文格式一写到底；而使用样式的人则可能会根据自己的编辑习惯修改样式主题（包括标题及正文等各部分内容的字体、字号、颜色、行间距、缩进等格式），使原有格式发生改变。最后文档一片混乱……

所谓“无规矩不成方圆”，既然总负责人是C小姐，那么就应该由他来定好文档的格式。比如正文该用几号字以及不同层级的标题该如何区分等，避免因不同的编辑习惯造成的文档格式混乱。因此最好的办法就是由C小姐定好整个文档的格式框架，并通过设置“保护文档”禁止格式设置与样式主题切换，从而确保文档始终保持规范的格式。

设置文档格式

其实在Word中已经对不同的格式设置了不同的样式，如果没有特殊需求可以直接套用软件定义的格式。用Word 2007打开工作报告文档后，先在“开始”选项卡的“样式”列表中，右击“正文”选择“修改”，接着在弹出的窗口中按要求设置格式。重复此操作可以依次修改标题、标题1、标题2、正文的样式（一般来说，工作报告会涉及到四种层级，也可以根据需要自行添加，但不宜划分太多层级）。然后分别选中文档的各部分内容，单击样式列表中的相应样式，用这四种样式对文档内容进行格式设置。

限制文档格式

虽然订好了规矩，但不能保证每个人都会遵守它。所以，C小姐可以将这个规矩定“死”，让不安分的人也得乖乖遵守。在“审阅”选项卡中单击“保护文档”，从下拉列表中选择“限制格式和编辑”。在出现的“限制格式和编辑”窗格中，单击选中“限制对选定样式设置格式”复选项。单击下面的“设置…”打开“格式设置限制”窗口，先单击一下“无”按钮消除“当前允许使用的样式”列表中的所有选项，然后只选中标题、标题1、标题2、正文文本这四项（就是前面报告中用到的那四项样式）。再选中下面的“阻止主题或方案切换”和“阻止快速样式集切换”复选项（如图1）。单击确定，会弹出提示“该文档可能包含不允许的格式或样式。您是否希望将其删除”，选择“是”完成设置。

回到“限制格式和编辑”窗格，单击下面的“是，启动强制保护”按钮，会弹出密码输入窗口（如图2），在新密码和确认密码中输入同一密码，确认完成保护设置。最后保存文档再交与大家共同编辑即可。这个密码是自己用来修改样式的，不需要告诉其他人。