基于科学和风险的制药行业电子记录管理

柯争先

(香港奥星集团，河北石家庄050000)

0 引言

随着计算机技术的发展，制药企业的生产、研发、仓储及配送等过程中所应用的电子文件或数据(非纸质)也越来越多。

与传统的纸质记录相比，电子记录具有以下优越性：

(1)信息存取容易；

(2)传送速度快，有利于提高工作效率；

(3)搜索能力强；

(4)数据容易进行统计和分析；

(5)可由多人同时进行存取；

(6)节约纸张，具有良好的环保效益。

但是，相比于纸质记录及手写签名，电子记录及电子签名也存在如下问题：

(1)数据容易被篡改；

(2)覆盖性强，不容易发现修改痕迹；

(3)容易丢失；

(4)管理不当时，签名容易被伪造或盗用。

中国国家食品与药品管理总局于2013年3月发布了GMP附录征求意见稿《计算机化系统》，对电子数据的管理提出了诸多要求。目前，虽然大部分制药企业都具有良好的管理纸质记录和传统签名的经验，且GMP对此也有严格的要求和规定，但是，对于电子记录(及签名)的管理而言，国内制药企业(甚至一些欧美制药企业)都存在经验不足、管理不到位等问题。本文旨在从制药企业质量风险管理入手，探讨电子记录管理的相关知识。

1 概念和定义

在美国联邦法规第21篇的第11部分给出了电子记录与电子签名的定义。

电子记录：依靠计算机系统进行创建、修改、维护、存档、找回或发送的文字、图表、数字、声音、图像及其他以电子(数据)形式存在的信息的任何组合。

电子签名：计算机对一些符号的执行、采用或被授权的行为进行数字处理，这种行为在法律上完全等效于传统的个人手工签名。

一般电子签名有2种形式：

(1)无生物特性的电子签名，如用户的识别码和密码，其不随时间变化，具有唯一性；

(2)具有生物特征的电子签名，如指纹、视网膜扫描、发声等，这些特征体现了个人独有的特性，是可测量的。

手写签名：指个人的手迹签名或合法的标志，是以永久的形式表现个人真实意图的个人签名或合法标志，这种用1支钢笔或尖笔进行书写及标志的签字行为是可被保存的。一般认为，手写签名或合法的标志适用于书面，也可以适用于其他可以获取名字及标志的设备。

封闭式系统：是指一种环境，在此环境中的系统通道是被一定的人员控制的，该人员有权限在系统上进行电子记录的操作。使用封闭系统进行电子记录生产、修改、维护、发送等活动的人员，应建立相关的管理及控制程序，并确保电子记录的完整性、真实性和保密性。

开放式系统：是指一种环境，在此环境中的系统通道不是由那些在系统上进行电子记录操作的人所控制。

混合系统：“混合系统”是指由电子记录和纸质记录(通常在纸上进行手写签名)共同组成的系统。最常见的混合系统是用户使用一个计算机化系统(电子批记录、分析仪器等)产生一个电子记录，然后再按照预定法规(GLP、GMP、GCP)对记录进行签名。然而，该系统没有电子签名选项，因此用户不得不把报告打印出来，在纸质复件上签名。这样就有了一个电子记录和一个纸质/手写签名，这样的“系统”就是混合系统。

2 制药行业基于科学和风险的电子记录管理概述

2.1 ERES法规简介

美国联邦法规第21篇的第11部分关于电子记录与电子签名内容的首版于1997年8月20日生效并发布实施，每年4月1日进行补充或核对更新发布一次。该法规旨在保证制药企业的电子记录及电子签名能完全等效于纸质记录及传统签名，从而达到保证产品质量、患者安全和数据完整性的目的。其内容分3个分部：分部A一般规定，分部B电子记录，分部C电子签名。

2.2 ERES适用性

USFDA发布了工业指南《Part 11电子记录与电子签名——范围与应用》，该指南阐明了本法规(即美国联邦法规第21篇第11部分)的适用范围；只有属于该范围且受GxP监管的计算机化系统或电子数据系统才适用本法规。

2.3 ERES(及EU GMP、CFDA GMP等)对于电子记录管理的要求

2.3.1 电子记录的验证、生成和获得

(1)生成电子记录的系统必须经过验证，其以后的运行状态应当与验证时的状态一致，从而准确、可靠、稳定地实现其预期性能。

(2)如果电子记录数据被转换为另外一种数据形式，则在验证时需要检查转换过程中数据的数值(和/或意义)是否被修改。

(3)确保生成的电子记录是准确的、完整的，可以进行清晰打印，同时易于被一般人士(非专业的IT人士或计算机本身)读取，且能够适合FDA检查、审核和拷贝。

(4)计算机化系统所获得的电子记录要保证真实、准确、完整。在记录存储期间，应保证其在要求期限内不失真。例如，对于自动采集到的数据，应保证其在生成、传输、存储环节中不失真；对于关键数据的手工录入(如投料量)，应该有对数据准确性的附加检查，而该检查可由另外一个操作者进行，或使用经过验证的电子方式进行检查。对于本身存在错误的数据或录入错误的数据，会对系统造成严重的潜在危害，应使用风险管理来应对。

(5)必要时，可采用装置(例如终端)检查来判定数据输入源或操作指导的有效性。

(6)在生产、包装、仓储、QC等过程中使用自动或电子设备时，应按照操作规程定期对仪器、仪表进行校准和检查，以确保其操作功能正常，电子记录数据准确；同时，校准和检查过程应当有相应的记录。

(7)对于被支持放行的电子记录，应生成打印文件，以反映和支持原始数据录入后是否发生变更。

(8)系统与系统之间进行数据的电子交换时，应当进行检查，以保证数据被正确、安全地录入和处理，以降低风险。

(9)当软件和操作环境发生任何更新时，需保证系统仍能够根据预定法规所要求的年限获得和维护电子记录数据。

(10)参与开发、维护或使用电子记录及电子签名(如适用)系统的人员，应具有相应的教育、培训等经历，以保证其能够胜任该工作。

2.3.2 电子记录的访问、修改和审计跟踪

(1)通过授权个人用户的方式来限制电子记录系统的登录和数据访问，只有经过授权的人员才能够访问特定的电子记录。

(2)应该基于风险评估的考虑给系统增加一种可以生成记录的功能，以记录所有与GMP相关的变更和删除，即“审计跟踪”功能。如果要修改或删除GMP相关的数据，相关的理由应当文件化。审计跟踪可以将电子记录转变为一种一般人士(非专业的IT人士或计算机本身)可以理解的形式，以便定期进行审查。

(3)通过安全的由计算机生成的具有时间戳记的审计跟踪，记录创建、更改或删除电子记录等行为的日期及时间。严禁在未经授权的情况下对记录进行修改。

(4)审计跟踪记录与目标电子记录至少应保存相同的时间。

(5)电子记录系统必须能够识别电子记录中的修改情况，以检测无效的或被篡改的数据。

(6)对电子记录所做的任何更改不能掩盖之前记录的信息。

(7)为了避免伪造电子记录和签名，需确立与坚持源自个人电子签名行为的责任与职责的书面策略。

2.3.3 电子记录的备份和恢复

(1)使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料时，应核对记录的准确性。对于采用电子方法保存的批记录，应采用磁带、缩微胶卷、纸质副本及其他方法进行备份，以确保记录的安全，便于在保存期内对数据资料进行查阅。

(2)所有的相关数据(包括审计跟踪记录)都应定期进行备份。验证过程中应检查备份数据的完整性、准确性和恢复数据的能力，同时需要定期监测。在遭遇断电或其他突发事故后，记录的内容应能够立即恢复且不失真。

3 结语

随着科学技术的不断发展，越来越多的制药企业开始尝试采用ERP(企业资源计划)、MES(生产执行系统)、LIMS(实验室信息管理系统)等数据管理或流程管理系统进行企业资源、流程、数据的高效整合和优化，实现“无纸化”办公及管理。数据记录有3种形式：手写记录(如直接人为手写的温、湿度记录)、人工介入的电子记录(如打印的冻干曲线进行手写签名)、“纯”电子记录(采用电子签名直接以纯电子的形式支持放行或迎接检查的批生产记录)。这3种数据记录形式是否能够满足ERES法规的要求，关键要看其记录的数据是否具有安全性、完整性和可追溯性，并且是否按照既定法规对记录的保存时限要求进行了有效保存。法规不会限制技术的进步和革新，但由于“无纸化”的电子记录存在被篡改、被删除、容易丢失、容易伪造等风险，因此，才会加入相关的监管条款，通过该条款的监管，保证电子记录完全等效于传统的手写记录。

加强对相关的管理要求的认识并切实将其应用于制药企业生产、研发、仓储等过程，不论从风险管理还是符合规定的角度出发，都是非常必要且有益的。