浅论企业电子档案的安全管理问题

张宁宁

(长春公交集团，长春130022)

互联网是计算机交互网络的简称，是利用通信设备和线路将地球上不同地理位置的计算机系统互联起来，以功能完善的网络通信协议、网络操作系统来实现网络资源共享和信息交换的数据通信网。互联网于上个世纪60年代末投入使用，至今仅仅走过40多年历史，但已经成为21世纪的时代标志。随着互联网的普及和发展，企业利用电子计算机和互联网技术进行档案数字化管理，已经蔚然成风，逐渐成熟。但随之而来的如何在互联网和电子技术的平台上对企业电子档案进行有效保护和安全利用，是所有企业迫切需要解决的问题，特别是美国发生的“司诺登”事件，更提醒企业必须重视自己的信息安全，防患于未然。

1 企业电子档案的特点

电子档案是指利用计算机技术形成的、以代码形式存储于特定介质上的档案。电子档案是由电子文件转换来的，在电子档案中全部信息是以数字式代码加以存储，信息的编码和解码过程都需要计算机来完成，因此，人们也将电子档案称为机读档案或数字式档案。

电子档案与其他传统档案相比，有着鲜明的特征:

A.储存密度较高。电子档案大多存储在硬盘、磁盘、光盘等介质中，储存密度比较高。一张DVD光盘，可以储存几千万甚至上亿个文字或大量图像，可以用“海量”来形容，有人戏言，一张光盘可以装下一个小型图书馆。

B.传输速度快。电子档案可以不受时间、空间和载体传递限制，用户可以利用网络终端设备瞬间读取储存于某个设备中档案信息资料。

C.档案信息生动形像。计算机技术的应用，使电子档案可以为人们呈现出声、光、像等多色彩的活动影像，生动活泼，富于观赏和理解。甚至可以穿越时空，展现历史生动全貌。

D.方便检索利用。在海量文字或者图像信息中，利用计算机技术，只要输入关键字，可以迅速查找并复制，并利用输出和打印机打印出来。

E.依赖性。这是由于电子文件的产生依赖于电子环境，导致电子档案也依赖于电子产品的软硬件、数据库和网络环境。离开了计算机和网络，电子档案就无法生成、传递，甚至是被用户利用。

F.脆弱性。电子档案具有可以被修改、易损和被删除等特点，这使得电子档案原始性和真实性变得难以确认，从而某种程度上影响了其作为法律文件的权威性。

2 对电子档案进行安全管理

电子档案的这些特殊性，决定了对其使用和管理，也必须采取一些具有鲜明特色的方法。概括起来就是“四防”，兴利除弊。

2.1 防止轻视和无所作为的思想

电子档案是档案管理中的新生事物，一些同志可能在思想上一时难以接受，总是轻视电子档案，认为电子档案无影无踪不易掌握，还是传统的纸质档案资料更为安全和牢靠一些;也有一些同志特别是老同志虽然接受了，但是由于自身文化基础和电子知识的缺乏，感到比较茫然无处下手，不知如何对电子档案进行管理，从而缺乏积极适应和学习的劲头，干到哪算到哪。为此，要大力提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由过去以纸质档案管理为主向电子档案的转变。

2.2 防止黑客和病毒侵害

网络世界和电子技术领域与现实社会有极高相似度，一些丑恶的、有害的，甚至为了一定目的而随意窃取、恶意攻击和篡改电子文件的现象比比皆是，这就要求电子档案管理人员，一定要保持高度警惕性，高度重视安全防范工作。一方面要在计算机操作系统中，妥善安装正版的防火墙和杀毒软件，并及时进行更新和换代。另一方面存储电子档案的计算机不得安装、使用来历不明的电子程序和应用软件，坚决把住各种电子文件来源进口。

2.3 防止随意篡改和介质损害

电子档案一旦被正式归案以后，它就成为集历史性、权威性、客观性于一身的档案文件。为了保证它的原始性，必须及时将电子档案设为只读性，不经批准和一定的申报程序，任何人不得随意删除、改动，以确保电子档案的权威性。同时，对电子档案的储存介质，如电脑硬盘、磁盘、U盘等，要加强保护，做好防磁、控制环境的温湿度、防机械损伤、与有害气体隔离等方面的工作，避免电子档案介质受到物理损害。

2.4 防止数据失效

对所有电子档案，都应建立完整备份。对同一内容的档案，要保证纸质文件与电子文件同时归档备份一份。备份的电子档案，要存放于不同地点，不同服务器，以防止因火灾、水灾、高压电等灾难造成同一房间内的电子计算机同时损坏，带来无法弥补的损失。

2.5防电子档案管理人员失泄密

与纸质文件不同，电子文件便于携带，一张光盘就可以存储巨量的技术资料，一旦失密，风险极大，损害极大，为了防止电子文件的窃取和遗失，要切实提高企业电子档案人员的保密意识和风险意识。除了在技术支持方面加强保护以外，档案人员要强化保密意识，严格执行档案保密制度，对电子档案的复制拷贝、外出携带、介质更新换代，都必须经过严格的审查，以确保企业电子档案信息的安全。

[1]刘燕.试论建立高校电子档案门类[J］.长春大学学报，2006，(11).

[2]冯华.信息化时代电子档案和纸质档案长期并存的思考[J］.科技创新导报，2011，(09).