从科技查新的客观性谈查新员素质*

任 湘，王青山，邹慧玲

(湖南农业大学图书馆，湖南 长沙 410128)

我国的科技查新工作始于20世纪80年代中后期，国家科技部(原国家科委)截至2006年共确认了32家查新单位。冶金部、化工部、铁道部、农业部、教育部等也相继认定授权查新机构开展科技查新工作［1］。湖南农业大学图书馆是1995年农业部认定授权的第一批查新站之一，相对于我国开展查新业务的查新机构而言，起步早，历时长，从最初的少量文献资源到丰富的文献资源及设备的大量投入，从手工检索到电脑网络和国际联机检索系统，从稀缺人员作业到具备一定专业背景、外语水平、计算机检索技巧及沟通能力的教育部查新员的专业操作，高校查新机构在项目立项、结果鉴定、申报奖励等方面都有着不可忽视的重要作用。

1 科技查新客观性的界定及表现环节

客观性是指通过科技查新客观地反映涉及到查新点的国内外发表的文献情况，已取得的成果和水平［2］。委托项目中的查新点前人是否有过研究、是否超过了现有的研究水平、如果类似又存在哪些异同，这是客观存在的事实，科技查新就是通过大量的信息检索、文献内容的综合对比分析去揭示这些客观事实的存在。要求在科技查新从查新委托到最后交付查新报告的整个过程中每一个环节都要保持客观性。科技查新工作中查新员的活动主要表现在接受查新委托、检索数据库、与查新内容所在学科带头人商讨、撰写查新报告、审核报告等几个方面。

1.1 查新委托

查新委托是项目委托人就将要从事的研究内容的查新点委托给查新机构经文献检索、分析、对比后就其新颖性与独创性做出判断与证明的过程，这也是查新员开始查新工作的第一步。查新机构负责人在接受用户委托分配查新任务时，根据委托项目所属专业考虑查新员所属专业背景的同时，要根据已知关系网络回避关系户，比如查新员不得接受自己家属、导师、师兄弟等委托的查新任务，由于查新机构负责人不可能对诺大高校的教师或科研人员与查新员的关系都把握清楚，这个过程中要求查新员在面对查新任务时能够主动回避“关系户”，最好在查新制度里建立主动回避制度［3］，保证查新工作的客观性。

1.2 实施检索

即根据委托人提供的查新点与检索词在相关数据库里获取相关文献，这一环节是查新工作的关键部分，要求查新员在对项目进行认真细致分析的基础上，根据委托项目查新点、科学技术要点以及中英文检索词制定正确的检索策略，选择恰当的数据库，最后通过检索获取一般相关和密切相关文献资料，实际工作当中，会出现同样的课题经不同的查新员检索结果大同小异的现象，这是因为不同查新员制定的检索策略和数据库不同会直接影响到检索结果，进而影响到查新结论，可以说实施检索的优劣成败决定了整个查新报告的质量。在这个工作环节当中，要求查新员在实施检索前一定要对委托项目进行深入分析，充分了解项目前期研究基础、即将要进行的研究内容和科学技术要点，遇自身专业限制无法准确把握的要点可请相关专业的专家把关，同时，在检索词的选择上，要考虑多种语言不同的写法及多种形式表达法，这样才能保证查新的客观性。

1.3 撰写报告

即查新员根据检索到的文献通过对比筛选出与委托项目密切相关和一般相关的文献，然后分析文献与委托项目查新点相关、相似或不同的研究内容，评价委托项目提供的查新点的新颖性、前沿性，得出客观、公正、准确的查新结论并撰写出清晰、扼要、准确、全面，并且具有大量文献支撑的查新报告。在查新日常工作当中，会出现一些不利于查新报告顺利完成的情况，经过文献分析对比后发现委托人提供的查新点已有前人研究，但碍于情面或项目申报截止日期将要到期不得不钻空子出具虚假结论;由于时间关系，在数据库选择范围过窄或数据库选择不全就根据少量的文献资料轻易下结论;对学校内学科带头人或专业领衔人过于信任，在接受查新委托时，迫于压力或赶时间就委托人提供的所谓密切相关文献下结论，完全忽略数据库选择和检索策略这一过程就直接撰写委托人希望的查新报告。这个环节里，查新员一定要坚持原则，不得出具与检索结果相悖的结论，要用事实说话才能保证查新结论的客观性。

1.4 审核报告

审核报告是将查新报告完成交付给委托人的最后一步，也是给查新报告把关的最后一步。审核人员须审核报告各栏填写是否翔实、完备，必要的文献附件是否齐全，查新点、查新策略、查新结论是否正确，措辞是否恰当等。另外，在文字处理与排版、段落与页面设置等也要认真审核，做到严格规范要求下的统一。日常查新工作当中，由于审核员与查新员多年共事，相互比较了解，出于对对方工作能力的充分信任，在时间仓促的情况下，难免会出现审核员不经认真审核便签字通过审核的情况，一不小心便会酿成大错，这种情况下错的不只是一份查新报告，而是整个查新站的信誉与外界对查新站工作能力的信任度。所以，在这个环节，审核员必须严格把关，对整个报告仔细阅读，尤其是平常容易犯错与被忽视的地方，大到查新点、检索策略、数据库等的选择，小到数字、日期、标点符号的统一，可以说，在这个环节认真、仔细、严格才能保证报告的准确性与客观性。

1.5 交付报告与存档

查新报告完成审核通过之后交付给委托人不能说该查新任务就此完成，还有一些后续工作同样要做好，以便于今后工作的顺利开展，比如说项目委托人的信息填写，所在院系、研究方向、联系方式等;查新报告纸质档与电子档、委托单、查新合同、文献资料等的保存。信息存档是便于今后的回访，包括立项查新是否通过、近期是否还将申报课题、是否要申报奖励、对查新工作有什么建设性意见等。

2 查新员素质

2.1 具有良好的职业道德

之所以把职业道德排在查新员素质的首位，是因为查新工作是一项非常严肃的工作，查新员必须具备强烈的责任心、坚持秉公办事的工作作风、认真细致的工作态度、对委托人一视同仁的原则。同时，查新工作又是一项繁琐、平凡的工作，日常工作当中，查新员难免会出现“为他人作嫁衣”的失落感，或是毫无成就感而言，因此，要想成为一个称职的查新员首先要热爱自己从事的工作，要学会在枯燥的作业中寻找工作的乐趣和成就感。

2.2 具有一定的情报检索知识和检索技能

科技查新工作的基础是利用科技情报人员熟悉情报知识的优势，利用各种文献资源，通过电脑网络或国际联机检索等情报手段检索出委托项目相关文献资源，从文献对比的角度对项目查新点的新颖性和独创性进行论证。所以，科技查新工作首先是情报检索工作，查新员应熟悉情报检索知识，比如各种图书分类法、索引法、主题法以及检索工具，各个数据库的特点和起始收录时间等，在具备这些知识的时候还要能综合、灵活、熟练地运用这些知识的实际操作能力，尤其在网络普遍运用的今天，对查新员在检索过程中是否能够快速、准确、有效地得到检索结果提出的要求更高。

2.3 具有一个或一个以上的专业知识背景

科技查新工作涉及某一个甚至多个跨专业的具体专业，这种工作性质决定了查新人员必须具备一个或以上专业知识背景。一般来说，查新员若具备与委托项目相同或相近的专业背景，那么对该项目的研究方法、研究思路、科学技术内容和查新点的把握才会更全面更准确;相对不具备与查新项目专业知识的查新员而言，也才能更快速地提炼出较为全面而准确的检索词，制定完善而又严密的检索策略，选择恰当而又准确的数据库;在相关文献的分析对比过程中，才能准确地区分密切相关文献与一般相关文献，辨别密切相关文献与委托项目的异同，准确把握委托项目的新颖性与查新点，这样，得到的查新结论和写出来的查新报告才能符合专业规范的要求。因此，这就要求查新机构在查新员、审核员的人员配备方面全面、综合考虑，合理配备查新员的学科背景、专长等，使整个查新员队伍发挥优势。

2.4 具有顺利阅读与翻译外语的能力

大部分查新工作无疑是国际性的，科技文献90%以上是外文，但是据教育部科技发展中心的调查显示，过去两年里，全国大部分查新站的查新范围以国内查新为主，只有23所查新站查新范围“国内外(含国外)”多于“国内”［4］，因此，2013年5月在云南理工大学举办的教育部查新员培训上，多位专家提到并得到广泛认可。各高校应进一步加强对国外科技文献的检索与调研，只有通过对国内外文献的全面检索，才能准确把握科研项目的真实创新程度和创新水平，才能准确评价科研项目的水平，充分发挥科技查新在科研项目新颖性评价中的作用。这样，无论是英文还是其他语言检索词的提取、检索策略的制定、检索过程中的人机对话，以及对外文文献资料的阅读、分析，与委托项目查新点相关或相似内容的把握等各个环节，都要求查新员具有一定的外语知识，外语水平太低或不懂外语则无法进行国内外查新。

2.5 具有对文献与文字的综合处理能力

查新工作涉及大量文献判读及信息分析提取，因此，要求查新人员应具有较强的综合处理、分析文献资料的能力，这样才能较为全面地了解查新课题的科学技术要点，准确把握课题的查新点，也才能对密切相关文献进行全面透彻地综合分析和对比分析，归纳、总结出课题的新颖性和独创性。同时，查新员在对委托项目新颖性做出判断的时候要给出全面、综合、客观的文字表达，查新员只有具备较好的运用语言文字的能力，才能用清晰、明了、准确而又简洁扼要地表达出查新的结果、文献分析比较情况以及查新结论，才能撰写出客观公正、全面准确、令人信服的查新报告。

2.6 具有正确的沟通能力

查新员与委托人的沟通是科技查新业务工作的核心，是查新报告质量的保证。作为教育部查新规范严格要求下的专职查新员，笔者认为一个优秀的科技查新员除了应具备上述知识与能力外，还应该且必须具备良好的与查新委托人沟通的能力，这是做好查新工作的必要条件，也是最基本和最重要的条件。但是据与部分兄弟查新机构的查新员、审核员交流情况来看，日常查新工作当中，不管是采用电话还是邮件等其他形式来进行查新沟通大都缺乏沟通理论，虽然大部分查新员和审核员对查新工作中沟通的重要性有认识，但对与查新委托人的沟通方法与技巧把握不够。所以，要求在查新工作当中，委托人与查新员都要使用双方都能理解的语句或词汇，即委托人在委托查新的过程中所使用的句子能够反映委托项目的研究内容、科学技术要点和查新点，并且透过这些句子把相关事实告诉查新员，查新员也要能把查新点、检索词及科学技术要点的表述要求清晰明了地表达给委托人，切忌不懂装懂，马虎了事，良好的沟通才能保证查新报告的客观公正性。

作为一个优秀的查新员除具备上述基本素质外，还应该且必须在日常工作中不断提高自身业务水平，这对查新工作质量保证和查新的客观性都有重要意义，各查新机构也要为查新员素质提高更多的学习交流以及培训的机会，使其素质培养在实践工作中得到锻炼和提高。

［1］［4］王超.高校科技查新工作十年［J］.中国高校科技，2011(9)：44-47.

［2］ 马景娣，刘琼，缪家鼎.论科技查新的客观性、准确性和可靠性［J］.情报探索，2004(2)：57-58.

［3］ 高彦静，郭湘玲.浅谈科技查新工作中回避制度［J］.现代情报，2010(11)：134-135，138.