出版社的书稿档案工作研究

王素芳

（人民教育出版社，北京 100081）

书稿档案是记录出版社编辑、出版图书过程与成果的记录材料.反映了每一种图书选题、定稿、出版、发行的全过程，一般为成套记录.档案中包含了书稿合同、协议、历次审批意见、校样稿、退稿意见、读者评价等信息，对出版社未来工作规划、出版方向等具有重要的参考价值.因此，书稿档案的管理工作尤为重要.各出版社书稿档案工作，在同级档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度下，由其主管领导机关进行业务指导和监督检查.本文从书稿档案包含的具体内容、对出版社发展的作用及如何加强管理三方面进行了分析与研究，旨在为促进出版社更好地适应市场新形势的发展提供帮助.

1 书稿档案的内容

书稿档案的内容包括书稿选题、编辑、加工、定稿、发行出版以及宣传等，为全程记录行为.因此书稿档案材料具有多样化、系统化等特点.具体来说，可分为两大类：一类为主体材料，主要包含：（1）选题列选单，例如书稿请示报告、书稿上级指示等;（2）著(译)作原稿(手稿);（3）书稿编辑、加工过程记录，例如出版社责任编辑、编辑主任、外审、总编等出具的审核意见;（4）书稿出版发行情况记录，例如付印样本、发行版次、印刷份数记录等;（5）其他事项，例如稿酬(发行版税)通知单等.另一类为书稿档案背景材料，主要包含:（1）书稿被列选前进行的调查证文记录报告;（2）读者与作者来往的有关书稿评论的信件;（3）重要会议纪要，例如较大型书稿意见会纪要、与书稿发行相关的学术会议纪要等;（4）媒体报道，例如新书发布会、媒体宣传记录等.书稿档案以书名立卷，每出一种书立一卷或数卷，并按卷夹封面所列项目填写.书稿档案按出版年度归档，跨年度的书稿档案，应在图书出版年度内归档.出版社编辑室，在出书后三个月内将完整的书稿档案移交出版社总编室.

2 书稿档案的作用

2.1 书稿档案是对编辑工作能力水平进行考核的重要参考依据

书稿档案中详细记载了编辑对于图书的初审、定稿、编辑、加工过程中的工作内容及工作成果，对发现问题如何提出解决方案、修改意见等记录可作为出版社考核编辑工作能力、学识水平、工作态度等方面的重要依据.其中编辑主任的评审意见对于编辑人员的职称评定、工作奖惩等都具有重要参考价值.

2.2 为出版社的经济利益提供保障

书稿档案中包括初稿人（作者）、相关责任人与出版社共同签订的出书协议或合同，作为约束签约双方的硬性条款，具有一定的法律效力.一旦某一方发生了违约行为，例如侵权、版权纠纷等，则书稿档案中的协议或合同则可以作为法律依据，进行相关申诉程序.特别是近年来，我国加入世贸组织后，版权纠纷案件越发增加，人们对知识产权的重视程度大大提高.

2.3 书稿档案具有较高的收藏价值和艺术价值

著名历史学家、经济学家、文学家、画家、政治家等的书稿档案常常被人们收藏，并且随着时间的推移，其收藏价值和艺术价值不断攀升.部分书法字帖、画稿等本身就是国家的重要历史财富，见证了我国悠久的历史文化发展过程.

2.4 数字图书档案馆

图书档案馆是知识的宝库，是知识的海洋.随着网络技术的不断发展，传统图书档案馆已经逐渐被数字化的图书档案馆所替代.数字图书档案馆(DigitalLibrary)作为一种多媒体制作的分布式信息系统，是用处理和存储各种图文并茂文献的图书.它依据载体的性质、地域的分布将信息资源用数字技术进行存贮，以便于读者的网络查询和应用.数字图书档案馆就是虚拟的、没有围墙的图书档案馆，是基于网络环境下共建共享的可扩展的知识网络系统.这种系统规模之大、分布之广、使用之便利是传统图书档案馆所无法比拟的.数字图书档案馆沟通机制的网络化、信息技术的现代化以及对信息内容时间和空间整合的自主性都符合了ELearning的特征.数字图书档案馆是没有围墙的图书档案馆，不需要繁琐的借还手续,极大地提高了图书档案馆的工作效率.信息资源数字化既不受时间、地域的限制,又能提供所需的各种资源，利用起来既方便又快捷，资源十分丰富，能够尽最大限度地满足各种读者的需求，这与E-Learning的终身性、网络化的特征十分符合.所谓数字图书档案馆，就是对信息资源进行科学地处理，通过智能检索和技术加工，提炼出所需的响应数据，这些数据包括文本、图表、声频等等.因此，数字图书档案馆能够向广大用户提供高深的技术和知识，提供具有个性化的学习环境，非常符合E-learning的特征.

图书档案馆是未来图书馆的主要形式.E-learning不受时间与空间的限制，实现自主、开放式地学习，而图书档案馆中的主要内容如：计算机网络、多媒体、信息检索、远程学习、网上课堂、各类开放课件等是开展E-learning服务的重要因素,它们相互联系、相互依赖,共同发挥重要作用.高校图书馆是高校的信息中心,是学术科研的重要辅助机构.高校图书档案馆的E-learning服务依赖于数字化技术,使多层次学习对象能在不同学习系统中进行电子资源的共享与利用,满足E-learning环境下各种学习需求,从而提高图书档案馆电子资源的利用率.

2.5 为确保图书质量、责任落实到位提供重要凭据

书稿档案中详细记录了原稿、校样稿、出版社各级审批意见、作者稿费单等，这些都是重要的凭据，为出版社检查图书出版质量、各环节落实责任制提供可靠资料.例如有些图书可能会在出版后发生一些政治问题，或者业务上出现纠纷.则根据书稿档案记录可明确责任，为处理善后提供参考.

2.6 为培训编辑和研究出版史提供资料

书稿档案记录了图书从选题到编辑、加工、定稿、发行的全过程，因此可作为年轻编辑培训、学习的重要参考文献.同时，书稿档案也记录了我国科学文化发展的历史，可作为研究出版史发展规律、总结历史经验的珍贵资料.

3 如何加强书稿档案管理

了解了书稿档案的主要内容及重要作用后，管理者应制定合理的管理制度及实施措施，更好的发挥书稿档案的优势.笔者就如何加强书稿档案管理总结如下几点：

3.1 确定部门、确定专人进行管理

设定专人专职人员来完成书稿档案的管理工作.根据对书稿档案的了解、熟悉程度来看，应有编辑人员担任此项管理工作.总编室作为归口管理部门重点管理,并在其内部设专职书稿档案管理员，在人员选用上，要求责任心强，熟悉档案管理知识，熟悉编辑业务.此外要制定良好的用人机制，防止人员频繁更换，给档案管理工作带来不便.

3.2 制定管理办法

根据新闻出版总署的《书稿档案管理办法》,结合实际情况,制定本社的具体管理办法.我们的管理办法着重抓了以下几方面:一是制定了切实可行的归档项目,使归档范围既明确又具体.二是分类管理,将归档的档案按专业(或分部门)编号管理.三是实行分级管理,即实行社与各出版中心(编辑室)分级管理.四是逐步实现计算机管理,建立计算机编目、检索系统,打破过去传统的手工管理的落后局面.

3.3 定期检查、定期处理

近些年，图书出版、发行规模不断扩大，图书种类也日益多样化，因此书稿档案管理工作显得更为复杂，难度也逐渐加大.特别是有着多年经营历史的出版社，书稿档案随时间的推移，积累的档案不论从种类还是数量上来看，都是非常庞大的.因此对书稿档案进行定期检查和管理，不但有利于档案更加清晰的分门别类，而且也能及时的发现管理问题，并采取合理解决方案，便于今后档案资料的使用.在检查中，发现有些图书档案已经失去了保存和利用价值，可以采取清册逐一销毁.对于具有重要价值的档案资料要进行重点保护，对于因客观原因变化，保存期限出现浮动的，可视情况进行适当调整.

4 书稿档案的保护

书稿档案展览最关键也是最重要的环节在于展览之时,这个阶段是外界与书稿档案展品接触最广泛,也可能是事态变化最急速,造成损失最大的时候,所以,此阶段书稿档案展品的保护工作一直受到人们的关注,引起了人们的重视.书稿档案信息管理建设中引入知识管理的理念与管理模式将大大提高服务质量，为了更好地让书稿档案应用知识管理服务，本文以很多实际单位调查数据为例，深入分析了目前档案管理部门在服务过程中存在的问题，然后有针对性地提出知识管理应用建议.总之，我们必须抓住知识管理对图书情报管理带来的创新机遇，深人剖析知识管理的理论与实践问题，从而促进现代图书情报学和图书档案馆管理的可持续发展.

4.1 要特别注意做好展览过程中的防光工作

从传统的书稿档案保护技术学的角度来看,光照是对书稿档案造成损坏最大的因素之一,而在书稿档案展览过程中,由于展览的需要,往往需要一些特殊的照明支持,才能达到展览的效果,所以,光照几乎不可避免.最后是光的照射角度,相对而言,直射光比折射或反射光对书稿档案有更大的杀伤力,所以,在照明设备的布局上要多加考虑,尽量避免光照直射展品,以减弱光照的破坏.著名学者钱学森曾经指出“现在的图书馆、博物馆、信息单位人员应该是信息专家和信息工程师，是信息系统的建设者，也是使用的导向和顾问.”可见，图书档案馆对于人才的要求是十分严格的.实现人才战略，优化人员结构，建立科学合理的用人、育人机制，加强在岗人员的技术培训非常重要.信息服务中的数据的采集与整理，材料的加工与运用都是一个需要高技术含量的过程，这就需要对馆员的知识与技能具有更高的要求.因此，培养一批既有丰富的学科知识，又能熟练应用E-learning开展工作的专业队伍，以适应图书档案馆的建设是图书档案馆建设的当务之急.

4.2 加强工作人员对隐性知识的意识及重视

首先，需要让领导意识到知识经济的到来，书稿档案需要进行管理改革，又信息管理转向知识管理，可以给领导进行集中培训和指导，这点我校经济管理学院可以担任此任务.其次，领导对所有馆员进行知识传播，让馆员们知道他们身上蕴藏着大量的有价值的隐性知识，必须把它们显性化.通过对馆员的培训，面对图书档案馆大量的文献资料，工作人员应该根据自己的隐性知识来进行筛选，对大量信息进行去粗取精，尽量把精品提供给读者.

4.3 发挥知识领航的作用

在隐性知识显性化的过程中，书稿档案工作人员的主要任务，除了传统的为大量文献资料分类、编目、排放书架等工作，更应该发挥出知识领航的作用，例如编写新书推介、新论集锦等专栏，直接向读者介绍各知识领域的最新动态；定期举办新书评价会、研讨会，邀请作者和学者一起进行知识的交流.

5 结语

对于出版社而言，书稿档案管理是极为重要的工作部分.能否做好图书档案管理工作关系到出版社的图书质量高低，并且对图书出版后的市场发展、读者评价等都有着较大的影响.可以说书稿管理工作是决定图书命运的关键一环.因此，出版社应高度重视书稿管理工作，掌握其发展规律与内在联系，借鉴国内外先进管理经验，提高自身管理水平，以更好的发挥书稿档案的作用.应根据出版社的发展规划，制定合理的书稿管理办法，更新理念，提高管理效率.从而更好地发挥书稿档案的资源优势作用，促进出版事业更快发展.

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