信息条件下医院信息资源管理初探

丁冬

（赤峰学院第二附属医院，内蒙古赤峰024000）

信息条件下医院信息资源管理初探

丁冬

（赤峰学院第二附属医院，内蒙古赤峰024000）

随着信息技术特别是网络技术的飞速发展，我们的社会已经呈现出了信息化、数字化和网络化的特征.在这一背景下，人们各种社会实践活动的记录、信息传递和交流也逐渐由纸质材料向电子材料过度，甚至在某些领域还存在纸质文件完全被电子文件所代替的情况，我们的医院信息管理也因此大张旗鼓地开始了信息化建设.但是，就医疗信息本身的实际情况来看，电子文件也并非完全优于纸质文件，电子文件的应用过程中存在着诸多隐患.因此我们应该对这些隐患加以重视，并针对实际工作采取强有力的措施，以使电子文件更好地为我们的医院信息资源管理服务.

信息技术；医院；信息管理；隐患；对策

随着信息技术特别是网络技术的飞速发展，我们的社会已经呈现出了信息化、数字化和网络化的特征.在这一背景下，人们各种社会实践活动的记录、信息传递和交流也逐渐由纸质材料向电子材料过度，甚至在某些领域还存在纸质文件完全被电子文件所代替的情况，我们的医院信息管理也因此大张旗鼓地开始了信息化建设.但是，就医疗信息本身的实际情况来看，电子文件也并非完全优于纸质文件，电子文件的应用过程中存在着诸多隐患.因此我们应该对这些隐患加以重视，并针对实际工作采取强有力的措施，以使电子文件更好地为我们的医院信息资源管理服务.

1 文件和档案电子化的隐患分析

就医院各种档案和文件的电子化来说，其本身是信息技术和网络技术发展到一定程度的必然产物.与电子档案和文件相比，传统的纸质文件和档案显示出静态、被动和孤立的特点.由于医院的工作实际，有些档案，特别是患者的病历往往没有备份.这样一来，不管是发生自然灾害还是人为原因丢失或者损坏，就会造成不可弥补的损失.而电子文件和档案则不同了，在实际应用过程中，电子文件和档案呈现出动态性和主动性的特点，在信息传输过程中避免了相同数据的重复录入产生的大量重复劳动，而且数据出错的概率也要小得多，这样就节省了数据处理所需要的大量的人力和资金成本.除此之外，电子文件和档案存储方便，无须占用大量的库房，可能在多个地点进行重复备份，如果通过互联网，甚至可以将这些信息传递到世界上我们相传递的任何地方.但是就实际工作来看，电子文件和档案的应用主要存在以下几方面的隐患：

1.1 电子文件和档案的存储安全性在一定程度上存在缺憾

从实际情况来看，各个医院的电子文件和档案的数据多是保存到光盘、移动硬盘或者其存储介质上面.需要注意的是，不管是光盘、移动硬盘还是其他存储介质，都容易因为受到温度、湿度、磁场、电磁信号、有害气体、机械磨损等外界条件的影响而造成信息丢失.不仅如此，一但计算机出现故障或者突然断电，就可能使系统陷入瘫痪状态，乃至丢失部分资料.另外，电子产品更新换代较快，这就使得我们用于医疗信息存储和管理的电子设备经常更新换代，在这种情况下，电子文件和档案的管理带来较大的困难，极有可能会造成保存完好的电子文件到了多年之后找不到读取设备的情况.

1.2 电子文件和档案的真实性和机密性难以得到保证

与纸质文件和档案相比，电子文件和档案处理起来较为方便、快捷，但是也会遇到随时可能被修改、盗窃甚至被销毁的危险，从这一点儿来说，电子文件和档案的真实性、可靠性和机密性明显不如纸质档案.对于涉及到机密问题的文件和档案来说，一方面这些信息如果存储到网络上面，用以与他人共享，一时疏乎就有可能因电脑黑客的恶意侵入而泄密、篡改，从而给国家和集体造成不可挽回的损失；另一方面，有些单位和个人在对电子文件和档案进行归档时，不对其真伪进行辨别和鉴定，而只是单纯地记录到光盘之上，这就为后期的档案管理造成了诸多的不便.

1.3 电子文件和档案的管理缺少法律规范

就目前来说，不管医院还是其它单位，在电子文件和档案的管理方面并没有一整套行之有效的规章制度，多是沿用以前纸质文件和档案管理的方法.即使是有些单位制定了一些规章制度，其操作方法、工作程序也没有考虑到信息技术的特点.这些就造成了我们的管理工作与信息技术的快速发展和广泛应用之间严重的失调.

1.4 电子文件和档案与纸质文件和档案并存需要大量的人力、物力和财力

在建立电子文件和档案信息管理系统时，特别是建立大规模的电子信息管理系统时，我们必须一次性地投入大量的人力、物力和财力，与此同时我们又不能减少在纸质文件和档案方面的投入.由于医院信息资源管理系统规模较大，一旦因为技术发展和进步而需要对系统当中的软件或硬件升级，就要再次投入更多的物力和财力，当然我们还要对档案管理人员进行相关知识的培训以适应新系统的需要.

2 信息条件下医院信息资源管理的对策

2.1 配备专门人员和设备，全力保证数据的安全性和系统的可靠性

就电子文件和档案的存储来说，对文件库房的温度和湿度都有明确要求，一般来说要求温度在14℃和24℃之间，相对湿度在45%和60%之间.如果我们在读取电子文件时所处的环境温度与库房温度相差超过20℃、湿度相差超过了5%，就应该提前将磁性载体放在使用环境之间静置三天以上再读取数据.电子文件和档案载体对于灰尘所造成的物理、化学损伤较为敏感，我们需要做好防尘工作；需要防止有害气体接触磁性载体，切记不能用手触摸软盘读写窗口和索引孔.当然，在保存和使用电子文件和档案的过程中，我们必须远离强磁场，避免由于磁场干扰而造成电子信息丢失.当然，机械磨损和强烈震动也会影响电子文件和档案的存储寿命，不管使用还是保存电子文件和档案，都必须做好减震防冲工作.综合上述这些情况，我们应该安排专人做好电子文件和档案的日常管理和维护工作，确保档案室内空气流通，禁止在档案室内栽花种草、堆放粮食和其他杂物；禁止在档案室内铺设地板革和地毯；按相关规定使用空调和湿度调节设备；禁止在档案室内存放复印设备.

一般来说，医院信息资源管理系统的软件和硬件都是分布式系统，每个系统的稳定性和安全性都是独立的，不会影响到其他系统.在这种情况下，一旦局部出现问题，整个系统依然可以正常运转.另外，为了保证信息的安全性，档案室的计算机应该专人管理、专人使用，不允许随意安装和使用任何移动存储设备，并对局域网传输的数据进行集中管理，对于系统当中的数据定期检测和拷贝，系统数据最好进行多重加密、多重备份，并有相应的跟踪记录.确保每一份电子文件都有两个以下的同版本信息，其中一套交由档案管理部门保管，另一份则交由相关业务部门异地存档，还留一份供日常查阅.

2.2 在设备升级过程中保证电子文件的连续性、安全性和稳定性

为做到这一点，我们应该为档案管理部门配备专门的记录设备，及时对电子文件和档案归档，并采用通用的格式记录成光盘.一旦发现我们的管理系统存在安全漏洞，立刻对其进行修复；所有计算机的防火墙和杀毒软件全部使用正版软件，全天候自动升级，对档案的上传、下载的访问权限设置到位.在升级系统主机和数据库等软硬件时，确保所有电子信息均已经拷贝完毕.

2.3 建立健全电子档案管理规范和制度

医院相关部门和主管业务部门应该建立健全电子档案的管理、使用制度和技术标准，特别是要建立相应的检查制度，对医院档案部门定期进行检查，重点检查存档的文件是否完全、手续是否齐全、是否符合相应的归档要求和发布要求；查阅者是否符合相关规定，是否有相应的查阅权限，是否进行了借阅登记.

〔1〕林凡.电子档案与纸质档案共存利弊[J].中国病案，2008，9(9)：11.

〔2〕毕兆荣.电子档案载体的保管[J].中国病案，2008，9(2)：39.

〔3〕殷力志.档案库房管理禁忌及防治[J].山西档案，2007(1)：35.

R197.324

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1673-260X（2013）03-0112-02