议基层水管单位档案信息化管理

湖北省漳河工程管理局 刘月芝 刘恒清

当今时代，信息技术应用到了社会活动的各个领域。信息化管理是档案管理现代化的必然要求，基层水利工程管理单位档案管理应该与时俱进，加快档案信息化建设和管理进程，提高档案管理水平。以下对基层水利管理单位如何做好档案信息化管理工作进行探究。

1.基层水管单位档案特点及信息化管理要求

基层水管理单位档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，还有其自身特点：一是服务对象主要为水利工程建设、维护管理和水行政管理事务。档案内容丰富，综合性强；二是以水利科技档案居多。如工程建设档案、水文气象数据、防洪调度信息等，利用价值较高；三是水利建设周期长短悬殊较大，形成的工程档案周期差异大；四是业务性文书与科技档案联系紧密，相互交叉，互相渗透；五是水利信息化发展，水工情监控监测、水情调度自动化以及电子政务办公等产生大量电子文档。电子文档的归档管理对基层水管单位档案管理提出了新要求。

基层水管单位档案信息化管理要求：首先，管理先行。要建立和完善适应信息化管理要求的档案管理制度；其次，利用现代信息技术，提高室藏档案的数字化率，建立档案数据库，实现“文档一体化”的管理；第三，强化利用。基于现代信息化技术手段，充分利用档案信息服务水利工程管理工作。

2.搭建档案信息化管理硬、软平台环境

基层水管单位档案信息化管理建立在水利信息化基础之上。自国家实施“金水工程”以来，水管单位水利信息化建设步伐日益加快，信息化程度日益提高。基层水管单位大都建立了局域网，连通了互联网，配备了现代化的管理设施，为档案信息化管理提供了必要的硬件环境。软环境建设主要有两个方面。一是根据国家《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《中华人民共和国档案法》等法规，修订和完善现有的档案管理制度，适应档案信息化管理的要求。如建立《电子文件归档及管理规章》、《档案管理网络安全制度》等；二是配备档案信息化管理软件系统。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，在选用软件系统标准上要注意通用性，应采用适应国家、行业及地方标准要求的管理软件，避免因标准冲突而前功尽弃。在软件系统功能选择方面，有条件的单位可以配置网络版档案管理系统软件，以实现真正意义上档案资源的共享。

3.档案信息数字化是信息化管理的基础

（1）室藏纸质档案和磁带、胶片声像档案数字化转换处理。纸质档案数字化转换要严格按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》要求进行。基本环节主要有档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份等。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，确保档案原件和数字化档案信息的安全；声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。一般使用的声音文件存储标准为：WAV或MP3。采样频率：普通声音选用44.1kHz作为声音采样标准。DVD中的声音选用48kHz；影像档案数字化存储有两种标准：作为可再利用的图像格式选用MPEG2格式，作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式。数据传输率作为DVD备份保存的影像档案数据应在于6-8Mb/S。

（2）加强电子文档的收集、整理、归档工作。注重对日常电子文件的收集与整理。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留；当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失；对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等；对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式；对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件；对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件；对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。收集的每份电子文件均应填写《电子文件登记表》并与电子文件同时保存。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交归档。电子文件的收集、整理、归档全过程均应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

（3）将档案管理容入到电子政务工作中。电子政务的广泛使用，产生大量电子文档，如何管理这些文档是信息时代档案工作面临的重大课题。要研究档案数据库与电子政务数据库之间的数据交换问题，对电子政务电子档案的鉴定、著录、归档等环节加强监督指导，保证归档电子文档真实、完整、有效。

4.档案数据库建设是信息化管理的核心

现代化档案管理系统都是基于数据库之上的功能服务，数据库管理可以提高检索效率，提高查全率，保护档案原件。档案文件的目录著录数据形成目录数据库，传统载体档案文件的数字化扫描和电子文件的归档形成全文数据库。高质量数据库数据信息要具备准确性、完整性、规范性和稳定性。

基层水管单位必须认识到建立完备的档案数据库是一项长期、全面而又具体的工作。特别是大量室藏历史基础档案的数字化著录工作，量大、任务重，需要有计划地稳步推进。基层水管单位建立数据库时要注意：制订好本单位的建库工作计划，防止盲目性；选用标准化档案管理软件系统建立数据库，保证数据的规范性和资源共享；要尽可能建立全文数据库，实现“文档一体化”管理；可以充分利用原有案卷目录、全引目录等检索工具，按照《档案著录规则》标准加以改动和补充后进行著录，以提高建库速度，达到事半功倍的效果。建立档案数据库是—项专业性、技术性很强的工作，建库过程中会遇到很多问题，而这些问题基本上都可以在上级档案部门下发的文件或标准中找到相应的解决办法。实践证明，这些办法都是非常科学的、规范的、有效的，其中包含着前人极其丰富的建库经验，能够帮助单位建立科学、规范、实用的档案内容数据库。基层水管单位要加强与上级档案部门的联系，寻求主管部门的帮助和指导。

要注重档案数据库运行安全工作。建立安全运行规章制度，提高网络安全技术手段，定期备份和异地备份档案资源数据信息，实行档案身份认证和密级双重控制机制，合理控制用户权限等，确保档案信息网络传输和利用安全。

5.开发利用是档案信息化管理的目的

档案信息化管理的出发点和归宿是满足利用者的需要，提高利用率。基层水管单位档案信息化管理必须转变服务观念，将工作重点由传统的整理转向档案信息的重组和创新。在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”、“看摊守库”的旧观念和旧习惯，树立“以用户需求为中心”的服务理念，变被动服务为主动服务、跟踪服务，充分发挥档案资源利用潜能。在服务方式上，可以配置档案管理服务器，建立档案服务局域网站，通过权限管理为本单位和上级部门提供双向档案在线服务。一方面本单位人员和上级部门能即时与档案管理人员沟通、交流档案信息，在线查询和调用数据库档案资料。另一方面本单位人员利用网站将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高档案工作效率和管理水平。

档案利用工作还必须兼顾安全保密性原则。基层水管单位档案部门除了要应用先进的信息技术手段解决网络安全问题外，还应该加强对电子档案的开放鉴定工作，处理好利用与保密的关系，在《档案法》允许范围内实现资源共享，实现安全合理利用。

6.加强档案信息化管理人才队伍建设

档案信息化管理成败的关键是人才。由于档案信息数字化，文档处理一体化，开发利用形式多样化，使得电子档案管理与纸质档案管理有着截然不同的方法，需要既懂档案业务又懂信息技术的复合性人才。基层水管单位大部分档案人员计算机信息技术水平偏低，甚至有些单位档案队伍不稳，人才流失严重。因此，建设一支满足现代信息化管理要求的档案管理队伍十分重要。主要措施：一是加强业务培训。鼓励专（兼）职档案人员学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识等，提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力；二是多开展同行业间的技术交流活动，开阔眼界，接受新知识、新技术；三是建立激励机制，抓好事业单位职称聘任管理。鼓励档案人员加强职称学习和取证，在提升业务技能的同时提升他们工资待遇；四是注重引进和培养高技术档案骨干人才，形成最佳的人才队伍结构。把人才问题解决好了，基层水管理单位档案信息化管理就能持续健康地发展。

[1]湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法.2011年第四次修订.

[2]电子文件归档与管理规范(中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002).

[3]胡姗姗.水利工程单位档案管理工作特点[J].赤子,2012(6).

[4]李淑萍.对档案信息化建设的思考[Z].敦煌市档案局,新华网甘肃频道,2009,4.