浅谈现代办公与文档管理

张勤

摘要：众所周知，现代社会信息量急增，计算机的普及使用，各类数据资料也急速增加，如何提高计算机文档管理的效率，该文将从现代办公自动化条件下谈计算机的文档管理。

关键词：计算机；办公自动化；文档管理

中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2012)36-8695-03

办公自动化（Office Automation，简称OA）是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。我国OA自20世纪80年代发展至今已有20多年，其已由最初单纯的单机辅助服务办公产品发展成为当今的广泛运用于大型协同工作的产品。

在我们传统的办公流程之中，数据的载体主要以纸张为载体，由于现代社会中信息量急增，经各级办公室传送、处理的票据、报告及文件等数据资料也急速增加，而对大量纸质文档的管理和使用不仅十分麻烦，而且易出差错，这种办公方式严重影响着办公事务处理的效率与效果。随着信息技术和网络技术的发展，“电子办公”、“无纸办公”——办公自动化已进入了我们的日常工作，该文想从办公自动化条件下计算机的文档管理谈一些粗浅的想法。

1 计算机的文档管理十分必要

我们在日常工作中使用计算机的频率在加大，我们在工作中发现，一些用户不善于管理，乱存乱放，存储介质上的垃圾文档比可用文档还多，自己存储的信息资料自己都找不见，“眉毛胡子一把抓”，不仅影响计算机的美观，也不利于我们查找所需文档，更在一定程度上造成了计算机存储空间资源的浪费。为实现提升计算机存储设备利用率以及我们运用计算机进行办公的效率，我们应当以工作需求为先导，以科学化的管理为后盾，增强文档信息资料的安全意识，让每位使用电脑的工作人员都能很好地管理好自己的计算机文档资料，加强信息保护，提升计算机文档的现代化管理水平，为此全面加强计算机文档的有效管理工作就显得十分必要。

现代办公可以采用电子文件柜等形式将办公形成的各种文档以电子化的形式予以保存保管，并依据设定权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

实现文档管理的自动化。在传统的办公流程中，几乎每个单位都会产生许多文档，大部分工作人员都将自己在工作中产生的文件保存在文件柜中。因此，在传统办公中要实现文档的保存、共享、使用以及再利用是相当不容易的。特别是在检索想要的文件时，往往需要大费周折，甚至都找不到。实现文档管理的自动化，可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。

2 合理利用计算机存储资源

计算机存储介质的容量是有限的，既然是有限，就存在着一个合理利用的问题。合理利用存储资源，可以大大提高存储介质的利用率。我们可以根据文件的具体情况选择适当合理的存储方式，可实现安全、合理的存储，并节省存储空间。例如，经常会用的文档，应存储在计算机硬盘或U盘、移动硬盘等介质中；而对那些需长期保存且暂时不用的，可选择光盘、移动硬盘和服务器硬盘等介质进行存放保管。此外也可采用列表的方式进行排列。

存储文档时，计算机用户可适当根据文件的类型、大小或者修改时间对文档进行排列，提升查找速度。并可针对实际存储情况，适时对计算机磁盘碎片进行整理，以释放更多存储空间，同时也能有效地避免因文档错放、乱放产生的调用迟缓现象的发生。

3 建立有特征性名字的文件

从笔者自己的使用经验来说，若将成千上万个文件或者更多的文件存放在一起时，会大大的增加检索的难度。因此，在建立文件或文件夹时，当我们选用具有特征名字或关键词的文件（或文件夹）的方式时，就可以有效地提升文档管理和利用效率。

3.1 文档起名要特征鲜明

给计算机文档起名时，一定按照文件命名的要求和规则：不重名、规范、直观、成系列。不重名可以避免机内同名文件的相互覆盖或同名文件造成的混乱；规范是将文件“分门别类”；直观是指使用者看到文件名就能大概知道或猜到文件内容或文件类型；成系列是指同一类型的文件、同一文件的各个分文件名成系列排列，常见的方法是在名称的尾部用数字顺序编号。

我们要养成分门别类的文档管理的习惯，可按工作性质起名，也可以按时间整理，比如搞建设的，分完成，在建，计划。按项目起名的，分工艺，土建，电气，暖通，设备，总图等。又比如图书、资料，为了好查阅，分学科，按拼音或首字母，或关键词等等。

3.2 建立适合形象的文件夹

注意在平时适时建立起命名容易识别且特征明确的文件夹，将自己计算机中的所有文档按类别归类存放，让这些文件夹将所有文件都管理起来，以便日常使用和管理。如建立起“×部门库”、“×领导库” “电子表格库”等具有一定特征的文件夹或者可以把标有代表性特征的名字作为文件名来命名，这样可以使人们一目了然，看其名字，便可知其梗概。通过提供的可视化查找路径，有利于文件的管理和查找，从而尽量减少急用时找不到文件的现象发生。另外，可以采用分级管理的方法，即在文件夹下建立子文件夹，然后存放与上级文件夹有级联关系的文件，从而方便日常应用。

3.3 将文件按照归属存放

将文件按照共性及时进行归类整理，并存入同一文件夹内，避免因胡乱存放而产生的文件检索不便。在新建文件时，应当在其所属文件夹中进行创建，切勿都存入“我的文档”，造成混乱和后期查找不便。

4 及时整理存储区中的文档

在对自己的计算机进行管理时，我们可依造 “清理废纸”的理念来管理，清理那些废弃办公文档，从而释放更多的存储空间。日常工作中，我们常将一些废弃文件扔进废纸篓。而在管理计算机文档时，我们同样可以采用这种理念，是养成及时整理办公桌面，清理存储区废弃文件的习惯，使我们的办公环境更加干净、整洁。

4.1 适时清除垃圾文档和过期文档

及时将计算机中的文档依据使用价值与时效性进行归类，对那些具有一次性使用价值或时间太长已废弃的计算机文档及时删除；对于那些应长期保存的可将其移动至可移动存储介质中，以备后用，不仅能够有效避免因病毒入侵破坏而致使的文件无法正常读取，更能提升存储空间利用率。

4.2 不要人为制造垃圾文档

要尽量减少随意复制，避免文档副本太多。在互联网收集资料时，要选择性的下载优质资料文档，不可因胡乱下载而导致垃圾文档占用过多计算机存储空间，不仅影响电脑运行速度，甚者致使病毒随即嵌入。

5 及时清理邮箱，删除垃圾邮件

我们会适时地对办公桌抽屉进行整理，对于计算机中的邮箱也应该如此。日常工作中，无论局域网还是互联网中，我们邮箱每日都会收到各式各样的邮件，经过一段时间的积累，会有部分无用的、过期的或者垃圾邮件占据一定的存储空间，不仅是对存储资源的浪费，更会对邮件服务器的存储空间产生威胁。

我曾做过一次调查，调查中我发现有20%的用户邮箱从使用到现在，几年的文档都留存邮箱中，一点使用价值都没有，大大地造成不同程度存储空间浪费。故在此建议邮件的使用者，应当及时整理有价值的邮件，进行归类保存，将无用邮件及时删除，为邮箱减负，释放更多可用存储空间，从而提高邮箱中邮件的可用率，以便查找。

6 加强计算机信息安全管理

网络信息时代，信息安全保护已成为现代办公中的关键部分。在信息安全保护的工作中,我们要及时对重要的文档或者涉密资料进行适当的技术保护，应当采用软件方式和硬件方式相结合的保护措施。例如，对于重要文档应进行隐藏、设置权限、设置密令或者转移他处等方法。此外，还可以采用设立专用计算机保存设计资料，断开与互联网的连接，从而加强信息保护。

当工作人员要调离岗位时，应及时督促其对已存储在计算机上的文档资料进行整理归类保存，防止遗失或被他人盗用。另外，要及时清理或销毁存储在计算机硬盘或存储介质的废弃文档，以免造成信息泄密。

总之，在办公自动化条件下，我们在享受计算机为我们的工作、生活和学习带来诸多方便的同时，我们也应该充分认识到计算机同样需要我们好好的去管理和应用，尤其是和我们每位工作人员接触最多的计算机文档，我们更应该通过计算机文档的有效管理，增强文档管理意识，提高文档管理水平，优化文档管理方式，加强文档资料保护，实现计算机文档的有效科学管理，以进一步提升办公自动化效率。

当今时代，是信息化的时代，也是和谐的时代，作为计算机信息处理人员，我们要从计算机文档的妥善管理做起，在日常工作中与办公自动化真正的和谐相处。

参考文献：

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