学科资料秘书——高校学科馆员的新方向

何 锋 （中国政法大学诉讼法学研究院 北京 100088）

现时期科学技术的飞速发展和信息资源的日益多样对高校学科馆员提出了更高的要求，高校学科馆员应如企业单位的行政秘书那样，做本学科教师和科研人员的得力助手。根据10余年学科馆员工作的切身体会，笔者感到学科馆员的工作性质实质上与资料秘书类似，因此大胆地提出了“学科资料秘书”这一名词，以形象直观地表述学科馆员这项工作的方法和作用。“学科资料秘书”一词目前未出现于国内的工具书，而“秘书”在《实用公文词典》中的解释是直接为领导服务，办文、办会、办事的人员的一种职务[1]。其按工作性质和内容分为文字秘书和事务秘书；按职能及行业分为通用秘书、企业秘书、经济秘书等。学科资料秘书这项工作是在当今文献信息资料浩瀚如烟、科学技术迅速发展的时代环境中应运而生的，不应被学科馆员的传统工作模式和服务层次所禁锢。现时期各高校图书馆应改变原有学科馆员的管理理念，以学科资料秘书工作的新方式做好教学科研服务工作，使本学科的专家、学者能够及时获取所需信息，这样才能更好地促进学科的快速发展，也会使学科馆员的业务能力得到有效地提升。

1 现阶段高校学科馆员工作现状

提供学科化服务是高校图书馆发展的必然趋势，是时代的要求，是图书馆自身发展和人才培养的需要[2]。这里说的高校学科馆员主要指高校图书馆、各重点研究基地、各个院系资料中心等机构中专门为学科发展提供专业文献资料信息服务的馆员。学科馆员制度是随着国家科技水平的进步、信息技术的快速发展而产生的，为了使信息服务向学科化、知识化发展，高校图书馆的参考咨询服务开始推行学科馆员制度[3]，至今已有10余年的发展历程。笔者通过对部分高校图书馆的学科咨询部进行约谈、电话咨询、网上查询及相关资料查询等手段，了解到目前我国高校资料机构的学科馆员制度已基本建起。有些高校图书馆的制度框架搭建得比较合理，而且积极开展了学科馆员的咨询工作。但是，一方面，只有少数高校开展了学科馆员工作，且其工作还需进一步完善，以便更加贴近学科发展，跟进教学科研，做好学科资料秘书服务工作；另一方面，还有不少高校学科馆员的咨询服务工作开展得不好。通过调查发现，学科馆员工作的开展主要集中在重点高校，但基本上都处于学科联络员阶段，其服务在国内的发展还很不完善，达不到真正意义上地开展学科服务、主动服务的层次[4]，只是在自己的岗位上坐等读者的到来，或者在网页上挂上开展某种咨询业务的标签。这些都不是学科馆员理想的工作状态，因此需要尽快开展学科馆员的资料秘书服务工作，使高校学科馆员事业得以顺利发展。

2 学科馆员做好学科资料秘书工作应具备的能力和素养

学科资料秘书式服务模式与咨询台式、门户网站式、知识库等知识服务模式相比具有特殊性，是提供专业化知识服务的一种方式[5]，要求学科馆员既具备相关的专业知识又掌握信息资源，以实现资料信息需求与文献信息资源的有效互动，其主要体现在以下几个方面的能力和素质要求上。

2.1 文献服务能力

提供文献信息是学科馆员的基本职能，由于学科馆员服务于特定的学科领域，因此对其提炼、整合文献资源的要求更高。学科馆员做好学科资料秘书工作不仅应具备图书情报学科的基础知识，还应熟悉所服务学科领域内的文献资源结构和范畴，知晓图书馆或资料中心的特色馆藏资源和专业文献资料，同时应了解其服务学科的专业资料数据库和网络信息导航资源，能够熟练地检索该专业的文献资料，掌握本学科各个专业方向的中外文文献资源构成，并且具有获取本学科各个专业方向的中外文文献资料的能力。这样才能更好地做好学科馆员资料秘书的服务工作。

此外，随着科学的迅速发展以及信息资源的日益多样，越来越多的外国文献进入科研人员的视野，这不仅要求学科馆员熟悉外文文献资料，而且还应在用户需求的基础上主动搜集外文资料。懂外语、会翻译对于学科馆员来说显得格外重要，在实际的学科资料秘书工作中，时常需要进行外语翻译，这应该成为学科馆员的必备技能。

2.2 知识服务能力

传统的文献管理模式缺乏信息提供者与信息需求者的有效沟通，难以满足科研需求，现时期正逐渐向知识管理模式转型。学科馆员制度能够更好地提供知识服务，但对学科馆员的知识服务能力和知识结构构成也有很高要求。学科馆员不仅要收集文献信息，而且要运用专业知识进一步开展知识的生产、加工和创造活动，以便为教学、科研提供有力支持。学科馆员不仅要熟悉文献资源和检索工具，而且应基于科研用户需求提供更深层次的专业化信息服务，这就要求学科馆员具备所服务专业的知识背景，以有效整合文献信息资源与科研需求、满足学科资料秘书工作要求。只有具备专业知识背景才能了解科研用户对文献资源的需求，提供有针对性的知识服务；只有具备专业知识背景才能捕捉学科的前沿信息，不断更新文献资源。知识服务能力提升的途径可分为两个层面：一方面，具备丰富图书馆工作经验的学科馆员要加强学科专业知识的学习，了解科研人员的思想和愿望，以提高自身的科研能力；另一方面，具备专业学科背景的学科馆员要熟悉图书馆资源，以提高文献信息服务能力。

2.3 信息分析评价能力

学科馆员要在浩如烟海、质量参差不齐的信息资料中找到有用的信息，必须在信息收集的基础上具备分析、评价信息的能力。以用户为中心的学科资料秘书工作应根据教学科研需求对资料进行筛选、评价和分析。首先，要在保证资料全面性的基础上，有针对性地筛选出及时、有用的信息资料；其次，要对信息的可靠性和权威性进行评价，尽量选择学科领域内具有影响力的信息资料；最后，要根据观点、时间等标准对信息资料进行分析整理，形成有序的分析报告，为教学科研工作提供最有利的支持。不仅如此，信息分析评价能力还间接影响了信息的收集，根据评价结果和分析报告可调整搜集范围和搜集方式，最终提供给用户满意的信息。

2.4 工作协调能力

学科化服务的特点之一就是用户在哪里，学科馆员资料秘书服务工作就在哪里，在融入一线、嵌入教学科研过程中，学科馆员与用户的协调能力显得尤为重要。在嵌入式服务中，学科馆员的协调能力就像敲门砖：首先，学科馆员资料秘书服务工作的开展，离不开信息的沟通需求、服务效果的反馈及思想情感等多方面的交流，这些过程都离不开学科馆员的协调能力。其次，学科馆员只有具备与用户良好的沟通协调能力，才能更好地介入到用户的教学科研中，以便了解其资料需求情况，进而更加深入地提供知识服务，做好学科馆员资料秘书工作。

2.5 职业素养

学科馆员为专家、学者、教授等科研工作者提供服务，虽然属于创造性劳动，但并无法形成独立的工作成果而往往隐含于科研成果中。因此，学科馆员只有具备高尚的职业道德，才能做到不记名、不计利，心甘情愿地为别人的事业施展自己的才华。要想做好学科馆员的资料秘书工作，热情地为教学科研人员做好资料秘书服务，必须具有良好的职业道德及热情的工作态度。只有这样才能更好地与教学科研人员沟通，了解教学科研人员对文献资料的需求，解决好教学科研人员在教学科研中所遇到的文献资料问题，更好地促进学科发展，做好学科馆员的资料秘书工作。

3 学科馆员嵌入教学科研的资料秘书工作模式

近年来，关于学科馆员的理论研究成果不断涌现，对学科馆员服务的定位也不断升级，从学科馆员1.0到3.0，经历了从普遍服务到知识服务再到系统服务的发展历程，更加强调学科馆员嵌入式的服务模式[6]。“要求学科馆员提供主动的、嵌入式的、学科化的知识服务”[7]。具体来看，学科馆员应做好以下几个方面工作，以提升学科化服务的价值，适应学科资料秘书工作的要求。

3.1 嵌入院系，主动宣传服务内容。

学科馆员提供的学科化服务以用户为中心，旨在改变传统的被动提供服务的模式，提高服务效率。而现今的信息需求者对学科馆员的认识仅仅局限于其文献资源的提供者身份，转变他们的固有观念需要通过主动宣传的方式。因此，如想做好学科馆员的资料秘书工作，首先要改变目前学科馆员工作状态的僵局，不能坐等用户的到来；应走出图书馆，走进院系，贴近一线教学科研工作，不仅宣传学科馆藏资源和信息网络资源，更要宣讲学科馆员可以提供的多样化的服务内容（包括个性化和普遍性的服务）；改变传统的以图书馆为中心、以信息为出发点的宣传模式，让一线的教学科研人员了解学科馆员能为他们解决哪类问题，使教学科研人员亲身感受到学科馆员为其服务的工作热情，从而依靠学科馆员解决文献资料搜集问题。在教学科研人员了解学科馆员服务内容框架的基础上，实现学科馆员与教学科研人员的合作。

3.2 嵌入学科，了解学科动态、参与文献资源建设。

学科化的服务模式对学科馆员的学习能力和知识结构提出了更高的要求，学科馆员要进一步掌握学科内容以了解用户需求、掌握学科发展动态并为教学科研人员提供学科信息咨询服务。为了做好教学科研人员的资料秘书工作，学科馆员应了解所服务的学科有哪些研究方向、教学科研人员及其承担的课题和开设的课程，知道需为其准备哪些参考资料。只有充分了解学科所涉及的研究领域，才能为今后的学科服务做好全面充分的准备。学科馆员只有通过主动参与科研工作，熟悉本单位的科研进程，才能更充分地了解到课题研究所需的图书资料，变被动服务为主动服务[8]。学科馆员在对其服务的学科全面了解的基础上，还应不断搜集学科信息资料，掌握学科发展动态；同时，要建立教学科研人员与学科馆员的联络机制和信息共享机制，以方便用户与学科馆员的交流与沟通。例如，学科馆员可以贴近一线，通过联系院系的教学秘书了解教学科研人员开设的课程及承担的科研项目；参加教学科研人员的工作例会，了解其课题的进展、工作的进展和研究发展方向；建立网络平台，以实现两者的互动。

在了解学科动态的基础上，学科馆员要建立与学科发展、用户需求相适应的文献资源体系。学科资料秘书工作则需要学科馆员深入到文献资源的建设工作中。因为学科馆员在走进学科、贴近科研的同时，能够充分了解学科的建设发展需要哪些文献资料，该学科教师分别开设了哪些课程，教师与学生都需要哪些参考资料，学科中包括哪几个专业方向，分别有哪些研究课题，需要哪些文献信息资料来支持他们的研究，等等。以用户为中心的学科服务模式需要学科馆员以学科资料秘书式的服务方式来参加学科专业资源的建设。而且，学科资料秘书应充分征求每位教学科研人员对文献资料的需求意见，可以给学科科研人员提供具体的图书资料目录，让其参与选划书目，使学科专业资源更加具有专业特色，有效避免无用资料的采集，节约经费开支，提高专业资源利用率。此外，学科资料秘书对其亲自参加建设的专业资源也更为熟悉，在文献信息服务的工作中也能够提高工作效率，保证信息资料搜集的完整性和及时性。

3.3 嵌入教学科研，提供普遍性服务。

学科化服务可以根据服务对象的不同分为普遍性服务和个性化服务。普遍性服务的对象范围广，包括本学科领域的所有用户。 其服务内容主要有建立并实时更新数据库、介绍本学科的文献资源以及馆藏特色、进行文献检索工具使用的培训等一般化的文献提供服务，但与传统的信息提供者不同，学科馆员专业化的信息服务建立在用户需求的基础上，限于特定的专业领域，是以教学科研人员的满意度为评估标准，以服务的有效性为追求的。

在此列举几项学科馆员作为学科资料秘书的主要工作内容：（1）加强与教学科研人员的交流，在互动中及时了解他们学术研究的状况和研究方向，掌握学科研究的信息需求和动向，查找更多的相关信息资源，提供更多的信息导航，随时提供专业研究的新资料和新观点。（2）融入学科的教学科研活动中，及时洞察他们面临的问题，根据他们的需要有针对性地搜集、选择、分析各类信息资源，并提供相关的资料服务。（3）为教学科研人员介绍本学科信息资源的内容、特点以及检索方法，制作学科信息资源导航；充分挖掘学科信息资源的各种价值，形成学科专业信息专题文献目录；建立学科信息服务网站，为教学科研人员提供参考信息源。由以上列举可知，为了给教学科研人员提供满意的服务，学科馆员应在与其互动中依据其专业特点和研究方向推送相关的专业文献资料，跟进科研追踪服务，使教学科研人员对文献资料的需求得到最大程度的满足，不拘一格地做好学科馆员的资料秘书工作，实现学科馆员的自身价值。

3.4 嵌入用户，提供个性化服务。

与普遍性服务相比，个性化服务主要针对特定服务对象和更为具体的专业领域、方向，与用户需求结合的更加紧密，主要包括资料代查、个性化的咨询服务与定题服务等[9]。

首先，提供资料代查服务和特定咨询服务。由于学科馆员具备图书情报学知识，同时也基本了解所服务学科，熟悉学科发展动态以及各种信息查询工具，掌握文献检索的基本方法，因此，开展资料代查服务和个性化咨询服务不仅可以为教学科研人员提供更加全面的文献信息资料，而且可以节省教学科研人员的时间，提高资料收集的工作效率。其服务主要包括以下方面：（1）就特定问题为教学科研人员查询所需的专业资料文献，满足他们的即时需要或长远需求。（2）就特定问题为教学科研人员查询所需的外文资料或做必要的翻译工作。（3）依据教学科研人员不同的研究方向，分别实时推送相关专业资料，帮助学者及时全面了解国内外的最新研究动态、研究热点及发展趋势。

其次，提供定题服务。定题服务与资料代查服务相比内容更加广泛，包括情报服务提供、资料收集及信息分析等多个层面。学科馆员可以通过与教学科研人员就特定题目进行互动，甚至加入课题组的方式开展专门的信息服务。学科馆员要主动介入专业课题研究中，了解课题进展和对文献资料的需求情况，追踪课题研究的前沿信息，收集和整理与课题有关的热点问题和有代表性的观点，并认真分析，向课题组提供有潜在价值的信息。主动参与分析课题研究面临的问题，积极收集、整理课题急需的信息资料，协助课题组共同完成课题研究任务。

3.5 嵌入网络，加强学科信息资源建设与服务。

作为学科馆员一方面要做好教学科研人员的实时动态服务；另一方面也要利用好现代网络信息技术，在后台为所服务学科的教学科研人员做好学科资料秘书工作职能的标签式的框架服务，也就是在网上建立学科馆员的服务项目和服务内容，应将对口学科相关的文献信息资料整理加工成有序的资料库，将学科相关的不同形式的资源信息整理编制资源导航。在做好学科资料秘书工作的同时，应坚持不断推进服务的专业化和个性化。既要关注学科建设，又要关注学科读者和学科专业课题研究的个性化服务。

（1）要建立学科的“专业信息资源中心”学科资料秘书通过参加学科的专业学术会议学习学术报告，深入了解学科建设现状、发展方向、发展目标和最新成果；在与其服务学科的科研人员互动中找出学科建设的信息需求，建立相应方向的学科专业网站，将相应专业信息资源导航、专业网络检索工具、专业论坛和会议动态、专业成果和专题文献报道、专业咨询等集成起来，使其成为本学科的“专业信息资源中心”，以便于学科读者查找和咨询各种专业问题。

（2）要建立学科读者“个人图书馆系统”学科馆员通过加强与教学科研人员的交流和联系，了解他们的研究方向和科研动态，跟踪他们的需求，以掌握的专业资源为依据，因地制宜地开发信息资源，为学科读者提供个性化的服务，定制学科个性化服务系统，使学科读者拥有自己的个人图书馆系统。

4 结 语

在重点研究基地资料中心10余年的学科馆员实际工作经历，使笔者切实感受到：要以教学科研人员对文献资料的需求为工作动力，以用户的满意为服务目的，以服务的有效性为追求，在工作中随时随地地为教学科研人员提供文献资料服务；走进学科、贴近科研，在教学科研人员的工作中满足他们对资料的要求；为学科用户提供优秀、高效的信息资料服务，以优异的服务质量满足教学科研人员对文献资料的需求。这种工作状态和服务模式，与行政秘书工作类似。笔者以学科资料秘书工作为基础分析学科馆员，目的是使高校图书馆或资料机构中的学科馆员能够更加有效地为教学科研人员服务，转变传统服务方式，积极主动参与服务，以学科资料秘书的工作方式做好学科馆员的工作，尽快使浩瀚的资料、资源在学科的发展中得到有效利用，从而进一步促进我国科技发展，并对我国的学科馆员工作有所推动。

目前，学科馆员队伍仍存在专业知识背景缺失，人员不够等问题，学科馆员要做好资料秘书工作必须提升自身的能力和素养，既需具备图书情报学的专业背景，提高文献服务能力，又要学习所服务学科的专业知识，了解用户需求。这需要有关领导协调发展、建立健全学科馆员制度。基于对学科馆员专业结构复杂化的要求，笔者认为，可以考虑聘请有兴趣参与知识服务的已退休学者作为对口专业的学科馆员顾问，以协助资料秘书的服务工作。

若想实现以教学科研人员的满意度为工作评估标准，以服务的有效性为追求的学科资料秘书工作，需要我们改变目前高校图书馆的工作方法：走进学科、贴近一线、嵌入用户、宣传知识服务内容、介绍学科资源、了解学科需求，并在此基础上参与学科文献资源建设，调节信息服务与用户需求之间的矛盾，在互动中提升学科资料秘书服务工作，促进学科快速发展。还需提高学科馆员的信息技术技能，使其能够有效地利用网络，做好信息资源的个性化服务，建立有针对性的学科“专业信息资源中心”和学科读者“个人图书馆系统”。

[1]刘雨樵,彭树楷.实用公文词典[M].陕西:陕西人民出版社,1986:17.

[2]高雅佳.关于我国高校图书馆学科馆员服务的研究[D].河北:河北大学管理学院,2009:1.

[3]罗彩冬.图书馆参考咨询服务[M].北京:海洋出版社,2009:137.

[4]焦慧敏“.211”高校图书馆参考咨询服务评价研究[D].江苏:南京农业大学信息科学技术学院,2009:13.

[5]靳 红,罗彩冬,袁立强,等.高校图书馆知识服务模式的比较研究[J].中国图书馆学报,2004(6):60.

[6]吕新华.从服务渐进角度论学科馆员能力的梯次提升:以中科院国家科学图书馆学科化信息服务为例[J].图书馆学研究,2013(4) :85-86.

[7]郎玉林.高校图书馆联盟环境下的学科馆员发展策略[J].大学图书情报学刊,2013(1) :21.

[8]林 俐.加强图书资料服务 促进科研事业发展[J].贵州民族学院学报:哲学社会科学版,2010(5) :205.

[9]刘 颖,黄传惠.嵌入用户环境:图书馆学科服务新方向[J].图书情报知识,2010(1) :55.