浅析医疗器械生产质量管理体系文件系统的建立与管理

【作者】田少雷

国家食品药品监督管理总局药品认证管理中心，北京市，100061

任何质量管理体系（QMS）的组成部分均可粗略地分为两大类，即硬件类和软件类。无疑，硬件，包括人力资源和物质资源（厂房、设施、设备等），是产品和服务实现和质量管理体系有效运行的必要条件和物质基础[1]。但是仅仅具备了硬件，如果缺少充分而完善的软件系统（包括人员的能力和意识、各种文件和记录等）的支持，仍不能保证质量管理体系的有效运转。对医疗器械的生产来讲，要生产出安全、有效，合乎质量标准要求的产品，就必须建立一个以硬件为基础，以文件系统为支撑，以人员为保证，软硬件充分、协调、有机运转的质量体系。无论ISO 13485:2003标准《医疗器械 质量管理体系 用于法规的要求》[2]还是各国或组织的相关法规，以及我国《医疗器械生产质量管理规范（试行）》[3]（GMP）均将文件系统的建立、管理、控制作为质量管理体系的核心内容。例如，ISO 13485:2003在4.1节中对质量管理体系规定的总要求就是：“组织应按照本标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并保持其有效性”；美国FDA 在其质量体系法规[4]（Quality System Regulation）的820.20部分也提出了建立并保持对质量方针、质量目标、质量计划、程序文件和作业指导书的要求；我国器械GMP[3]第十条规定：“生产企业应当建立质量管理体系并形成文件”。本文将结合作者学习ISO 13485和GMP的体会，谈谈对医疗器械生产企业在文件系统建立和管理方面的一些粗浅看法，供医疗器械生产企业参考。

1 QMS文件系统的制订范围

医疗器械生产质量管理体系的文件系统由下列文件组成：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、GMP要求编制的程序文件、技术文件、作业指导书、各种记录性文件、以及法规要求的其他文件。

1.1 质量方针和质量目标

质量方针（quality police）是由企业最高管理者正式发布的关于质量方面的全部意图和方向。质量方针与企业的运营宗旨应保持一致，为企业的质量目标的制订提供框架。质量目标（quality objective）是在企业产品和服务质量方面所追求的目标，通常依据质量方针来制订。质量方针和质量目标在形式上可以包括在质量手册中。

质量方针和质量目标的建立为企业提供了质量体系的总体要求，将有利于优化资源投入，分解和实现过程质量管理目标，协调各质量环节和措施的管理，树立全体员工的质量意识和团队精神，提升质量管理的有效性和执行力，增强有关方（顾客、供方、投资方、员工等）的满意度和信任感。

1.2 质量手册

质量手册（quality manual）是对一个组织（企业）的质量管理体系做出规定和阐述的文件。质量手册的内容一般包括：(1) QMS的范围，包括任何删减和/或不适用的细节与合理性；(2) 为质量体系编制的形成文件的程序或对其引用；(3) QMS各过程之间相互关系的表述；(4) 对QMS所采用文件结构的描述。一个完整的质量手册，在格式和内容上一般包括：标题、目录、目的、范围、对QMS的完整描述、评审、批准和修订、质量方针和质量目标、组织机构、职责和权限、引用文件、附录等。也可包括该组织的名称、地址、联系方式、业务流程、背景、历史、及规模等信息。

1.3 程序文件

程序文件（documented procedures）是对QMS中各质量管理过程或环节的标准化的操作规程。根据ISO 13485:2008和我国现行GMP，医疗器械企业应形成文件的程序主要包括：(1) 文件控制程序；(2) 记录管理程序；(3) 设计和开发控制程序；(4) 采购控制程序；(5) 生产控制文件；(6) 产品标识控制程序；(7)灭菌过程确认程序；(8) 产品可追溯性程序；(9) 产品防护程序；(10) 监视测量控制程序；(11) 顾客法规程序；(12) 内部评审程序：(13) 风险管理程序；(14) 销售服务控制程序；(15) 不合格品控制程序；(16) 顾客投诉接受和处理程序；(17) 不良事件监测程序；(18)数据分析程序；(19) 预防和纠正程序等。

1.4 技术文件

企业应当为所生产的每个医疗器械产品编制和保持一套完整的技术文档(technical file)，包括产品规范、生产工艺规范、检验和试验规范、安装和服务规范等。规范(specification)是指阐明相关要求的文件。

1.5 作业指导书

作业指导书或标准操作规程(SOP)是如何实施和记录有关程序或任务的详细描述。既可以是文字描述，也可以是流程图、图表、技术注解、规范、设备操作手册、图片、检查清单，或这些形式的组合体。

1.6 记录文件

记录文件（record）是指对完成各项质量管理活动或达到的质量结果提供客观性证据的文件，可用于文件的可追溯性活动，并为验证、内部评审、外部检查、预防措施和纠正措施提供依据。为了方便和规范，记录往往填写在预先制订的记录表格上，这些表格应包括标题、标识号、修订状态（版本）和日期。记录属于质量体系文件的范畴，但又是一种特殊文件，其特殊性表现在记录文件往往是预先制订的正式表格，一旦填写完毕就转变为记录的范畴，既起到提供所完成活动的证据作用，也是分析查找质量问题原因的主要依据。

1.7 法规要求的其他文件

例如：产品注册要求的文件、生产许可证、产品注册证、人员资质等。此外，除了上述文件外，企业为了保证质量体系运行还有必要保存一些其他相关文件，例如顾客的图样、有关法律法规、国家和行业标准、供方提供的物料或设备、仪器的说明书和维护手册等等。

2 QMS文件系统建立和管理的意义

QMS本身就是靠文件系统规定、阐明和实现的。粗略地讲，建立QMS文件系统所起的作用主要包括两个方面，一是质量管理体系各个环节和工作运行的依据，起到沟通意图、统一行动、规范行为的作用，二是质量管理体系正常运行的证据，即保证各项工作的可追溯性。为了前一种目的的一般叫文件，为了后一种目的的则称为记录。具体地讲，QMS文件系统的目的和作用包括：(1) 规定和阐述组织的QMS；(2) 规定各部门和人员的职责与关系；(3) 促进各部门间的信息沟通和配合；(4) 向员工传达管理者的质量承诺；(5) 提高员工的质量意识和责任意识；(6) 提供员工培训的基础和依据；(7) 对质量管理的各环节和各项工作提供明确、具体的操作标准；(8) 保证QMS的资源和条件；(9) 达到工作和作业的一致性；(10) 为持续改进提供依据；(11) 向相关方证实组织能力，向供方提出明确要求；(12) 为内、外部审核提供依据；(13) 在发生质量事故或不良事件时，分析、追溯原因等。为了保证建立的文件系统发挥应有的作用，必须对文件系统进行科学和有效的管理和控制。

3 QMS文件的制订

3.1 QMS文件的制订程序

文件的制订一般遵循如下程序：（1）首先由有关部门授权的人员起草；(2) 然后经该部门负责人或质量保证部门审核并签字确认；(3) 最后经企业最高管理者(总经理)或管理者代表书面批准后印刷、发布并生效执行。根据文件的不同，审核人和批准人的权限不同：质量方针和质量目标以及质量手册一般由管理者代表审核后，由最高管理者批准签发，而其他文件则由相关部门负责人审核后，由管理者代表批准签发[5]。在制订其他QMS文件前，最好先制订QMS文件的制订和控制程序，以做到各部门在制订文件时，有章可循，保持整个文件系统的规范性和系统性。

在策划制订QMS文件时，一般遵循图1所示的编写过程：

3.2 文件的制订原则

(1) 依据充分，符合法规 文件的内容应符合ISO 13485:2003、GMP、医疗器械监管法规及相关技术指导原则的要求。

(2) 文字简练，用词准确 文件的简繁程度以便于执行者能够准确无误地了解和遵循为度，既要避免含糊、笼统，也要避免太过繁琐。文体要简单，采取描述性的语言，而不是回顾、评论或前瞻性的，原则是“写所要做的，做所已写的”。

(3) 结合实际，可操作性强 QMS文件是实际工作的指南，应当按照实际情况进行编写，避免完全照抄相关法规或标准的内容。其内容应当使经过适当培训的人员能够按照其内容进行操作。起草时可参考有关参考书、手册或仪器说明书的内容，但不可照搬。有些文件制订后，尚需通过验证。

(4) 用词规范，避免差错 QMS文件涉及的关键词、专业术语、计量单位和符号、有效数字等应当按照国家有关标准或国际通用原则书写，避免使用已废弃的或不规范的术语、计量单位、符号和汉字等。

(5) 内容一致，格式统一 要注意各级文件的一致性，避免出现同一活动多种规定，甚至互为矛盾的情况。同一企业的所有QMS文件在编制和印刷形式上应尽可能地保持一致，以利于查阅、检索和管理。每页的页头和页脚处，均应注明该份文件的有关信息。如在页眉注明企业名称、标题、统一的分类和编号，而页脚注明制订者、审核者、批准者的签名及批准日期。并在每份文件的封面页注明起草和修订的信息，包括修改次数或版本、起草和修改日期、制订或修改人、审核人和批准人的签名和日期，以及生效日期、印制份数等。

(6) 与时俱进，不断修订 QMS的文件系统的建立不可能一蹴而就，一劳永逸，与QMS的建设一样是一个不断完善，持续改进的过程。随着技术的发展、法律法规、企业实际情况等的变化都会发生部分内容不再适用的情况，因此要及时给予修订。修订的程序与制订程序基本相同。

4 QMS文件系统的管理控制

4.1 文件系统的控制

QMS的建立、运行和改进是靠其文件系统支撑的，其目标是通过文件系统的实施得以实现的，因此文件系统的管理控制是QMS的重要工作之一。QMS文件的管理控制是指文件的制订、评审、批准、培训、发放、使用、修订、标识、回收、废除等活动全过程的管理，旨在保持所有文件的有效性、可靠性、适用性以及保证使用现场为最新版本，避免作废文件的误用。企业应当建立文件控制程序，以对文件管理控制各环节提出要求，包括：

(1) 审批 编写的文件必须经过授权人的审核和批准，以保持文件的适宜性、有效性和权威性，避免“政出多门”或产生随意性的文件。

(2) 评审 要定期审核文件，及时识别因组织结构、产品标准、工艺流程、法律法规等发生变化后过期失效的文件，并对其修改、更新，确保文件的时效性。

(3) 标识 要及时对现行有效文件和过期失效文件进行标识，防止操作现场错用、误用作废文件。

(4) 发放、收回 要对文件的发放进行控制，确保仅适用范围的人员能获得文件，并及时收回过期、作废的文件。发放和回收要签名负责制，并建立可追溯的记录。

(5) 外来文件的跟进与控制 对诸如法规、标准、顾客或供方提供的文件要建立定期跟踪制度，确保及时掌握其更新、再版信息，防止使用过期的外来文件。

(6) 作废文件的保存和销毁 对作废的受控文件，企业应至少保存一份，保存期限为自产品放行之日起不少于企业规定的产品的寿命期和法规规定的保存期限，以满足产品维修和质量责任追溯的需要。除按规定保存者外，其他作废文件的副本均应当及时销毁并建立销毁记录。

4.2 记录控制

GMP第四十条规定：“生产企业应建立记录管理程序并形成文件”。记录的管理控制包括收集、标识、防护、检索、保存和处置等环节。记录控制的基本要求是清晰、完整、易于识别和检索、防止破损和丢失。对记录的控制应当注意以下方面：

(1) 收集 要就地、及时填写，避免漏记和补记，应规定记录填写的SOP和传递的渠道、途径和终点。填写记录时，必须使用墨水或不可擦掉的书写工具填写，填写人应签名并注明日期。

(2) 更正 记录不可随意更改，需要更正时，应采用“杠改”方式，即在错误数据上划一斜线，保持原数据清晰可见，在旁边注明正确内容，更改人要签名并注明更正日期。

(3) 标识 可采用颜色、编码、编号等方式对记录进行标识，要规定编码、编号方法，确保编目和查阅时的方便。

(4) 保存 要保存在适宜的环境，规定不同时间段和地点的保管责任和借阅的批准程序。

(5) 防护 应规定防止不同介质的记录损坏和属丢失的方法，对纸质记录要防潮、防腐、防虫驻，对电子记录应当采取安全有效的方法进行备份。

(6) 检索 要科学、系统地编目，确保检索和查阅的方便、快捷。

(7) 保存期限 不少于企业规定的产品的寿命期，但从企业发行产品之日起不少于两年，或符合法规规定的保存期限。

(8) 处置 要规定到期记录的销毁方式和责任人，并做好记录。

5 企业在QMS文件建立和管理方面存在的主要问题

根据国家食品药品监督管理局药品认证管理中心两年来多对全国6种高风险医疗器械生产企业实施GMP检查的情况来看，医疗器械生产企业在QMS文件系统建立和管理方面存在较多的问题，常见问题包括：

5.1 文件制订方面

(1) 文件制订不充分 没有按照GMP规定的内容制订文件系统，有些重要工作或环节缺乏相应的书面文件。

(2) 文件可操作性不强 有些企业的文件主要抄袭相关标准或范本，内容与本企业的实际情况和产品特点相脱节，缺乏针对性和适用性。有的文件内容不够具体，仅仅有原则性要求，不能对相关工作或操作提供有效的指导。

(3) 文件制订程序不严格 例如，文件起草人不具备起草相关文件的专业背景和经验，审批人、批准人没有很好履行审核、审批的职责，存在走过场现象，使得制订的文件存在随意性。

(4) 文件制订后修订不及时 没有定期对制订的文件进行审评和识别，使得有些文件落后于实际情况或与现行的法律法规、标准相脱节。

5.2 文件控制方面

(1) 对文件培训不到位 在GMP检查时经常会发现有的生产或管理人员对本岗位涉及的程序文件或作业指导书不熟悉的情况。

(2) 没有真正按照QMS文件的要求开展工作 验证程序、内审程序、监视测量程序等往往执行不到位。

(3) 文件系统管理混乱 在相关的岗位不能找到所有有关的程序文件或作业指导书；有的企业未对过期文件及时标识和回收等。

5.3 记录控制方面

(1) 记录不完整 有的企业经常提供不出相关工作的原始记录，检验、监测记录往往只能提供书面报告，而不能提供实际的操作记录；有些记录未按照预定的内容进行填写，缺失某些重要内容；验证和评审记录往往不能提供完整（应包括方案、记录和报告）的书面文件。

(2) 记录不及时 未按照“就地及时”的要求记录，补记、漏记情况较多。

(3) 记录填写不规范 如未采用预先制订的标准表格；存在随意涂改情况。

(4) 记录的追溯性差 相关记录不能相互印证，甚至出现矛盾之处等。

6 结语

QMS的目标是依赖于文件系统的建立、实施和运行得以实现的。文件和记录虽属于质量管理体系的“软件”，却往往起着“龙骨”的关键作用。在整个质量管理体系中，文件与记录的管理涵盖了设计与开放、采购、生产、监测、销售与服务、不良事件监测、分析与改进等环节的全过程。如果企业对文件系统的建立和管理不善必然会影响到质量管理体系的各主要环节的正常运行，从而导致质量管理体系的最大风险。可以说，文件系统的完善程度和有效性直接决定着质量管理体系的成败。因此，医疗器械企业在建立QMS并实施GMP时，必须对文件系统的建立和管理足够重视，作为QMS的核心来抓，力保QMS的“硬件”足够硬，“软件”绝不软。

[1]田少雷.浅析医疗器械GMP对质量管理体系资源管理的要求[J].中国医疗器械信息, 2013, 19(7): 21-26.

[2]国家食品药品监督管理局.YY/T 0287-2003/ISO 13485:2003 医疗器械质量管理体系用于法规的要求[S].

[3]国家食品药品监督管理局.国食药监械[2009]833号医疗器械生产质量管理规范（试行）[R].2009.

[4]FDA.Quality System Regulation [R].2009.

[5]卓岏.2008版ISO 9001质量管理体系运行指南[M].北京: 中国标准出版社, 2009.