ERP与OA整合助力医院资源精细化管理

闫华 ，刘帆，武亚琴，郝梅，沈晨阳，王杉

北京大学人民医院，北京100044

1 医疗卫生体制改革深化和新会计制度对医院管理的要求

随着医疗卫生体制改革的深化，单病种付费、降低或取消药品加成等制度的推行给公立医院带来了新的挑战。2012年1月1日起在全国实施了新《医院会计制度》和《医院财务制度》[1]，要求医院科学合理编制预算，依法组织收入，努力节约支出；加强经济管理，实行成本核算，强化成本控制，实施绩效考评，提高资金使用效益，加强国有资产管理。

为了生存和发展，增强在医疗市场中的竞争能力，医院不仅需要改善医疗质量，还需要在一定程度上合理控制运营成本提高运营效率，从“粗放型”管理向科学化、精细化管理模式转变。为实现“人、财、物”资源精细化管理的目标，需要借助于信息系统作为管理工具。与传统的财务、物流分离的医院资源管理模式相比较，以财务物流一体化为特点的ERP系统与以灵活的工作流管理为特点的OA系统的整合，为医院资源管理提供了更为统一高效的信息化平台。

2 ERP与OA整合的特点

ERP即企业资源计划 （Enterprise Resource Planning），是对物流、资金流和信息流全面集成的系统，最初用于制造业及分销行业，近年来在医疗行业有成功应用[2-3]。整合（Integration)是ERP的主要特性，即统一的业务流程配置、业务与财务的无缝集成。ERP一般包含财务模块（总账、应收、应付、成本），固定资产模块，物流模块（采购、销售、库存），人力资源模块（人事、薪酬）等等。通过ERP可实现医院财务信息、物流信息、人员信息的统一管理[4-5]，但是ERP产品在医院的应用存在一些不足：审批架构较简单、审批层次较浅；国外ERP产品界面的易用性不高；ERP产品按用户数的License成本较高等。

OA即办公自动化系统（Office Automation）作为ERP系统的补充，弥补了以上不足。OA系统具有工作流可灵活定制、简单易用、价格适中等特点，可以将多层次复杂审批结构、界面易用性要求高的一些功能放在OA系统中，并与ERP系统进行交互。

医院业务的过程管理非常重要，工作流管理系统恰如其分地将办公审批、流转、发布等流程控制与ERP 系统结合在一起, 让医院业务过程管理随时得到监控[6-7]。通过OA系统与ERP系统的集成[8]，既实现了医院人、财、物资源的统一高效管理，又充分考虑了用户体验，提高了用户满意度。

3 ERP与OA整合在医院的应用及流程特点

北京大学人民医院于2012年10月成功进行了ERP系统升级，由原有的JDE系统切换为Oracle EBS系统[9]，实现了药品、低值耗材、高值耗材、体外诊断试剂管理及设备家具房屋建筑固定资产管理，财务总账、应收、应付管理和成本核算，以及统一的组织管理、人员信息和薪酬管理；OA系统作为ERP系统的前端延伸，实现了面向全院的费用报销、领物申请、资产采购申请、合同管理、考勤管理等功能。在OA与ERP系统的整合中，实现了单点登录、主数据共享、业务数据实时交互，充分利用OA强大的工作流引擎进行审批控制，并与短信平台集成实现待办事项短信提醒功能，提高了业务流程执行效率。

3.1 组织与人员信息管理

组织信息与人员信息在医院各个系统中均有使用，是各个系统的用户管理的基础；而且作为收入与支出数据归集的单元以及成本核算的分摊因子，具有重要的意义。

传统的维护方式是在人事系统、HIS系统、财务系统、物资管理等系统中分别维护组织与人员信息，存在人为因素造成的编码或内容不统一、不及时等问题；为避免发生此类问题，在ERP的HR模块中维护组织信息和人员信息，并将信息传递至信息交换平台上，作为公共服务信息被各个信息系统调用和同步，确保全院各系统中组织与人员主数据的一致性。

在ERP的薪酬管理模块，可根据员工职务与职级自动计算固定工资；根据不同计税规则的薪资要素进行灵活的个税计算；人事管理员变更离职员工的信息后，自动停发工资，避免因沟通延迟造成的资金损失。

为方便考勤填报，在OA系统中设立了考勤管理功能，各考勤管理单元的人员考勤信息通过OA与ERP的接口导入ERP中，作为工资与奖金计算的参考因子。

更为重要的一点：在薪资福利计算之后，系统会将归集到各科室的薪资成本数据自动转换为对应的财务分录，过账到总帐中。与传统的手工录入薪资凭证相比，ERP的薪酬模块与总账模块的无缝集成可以使人力成本相关凭证生成的及时性、准确性及精细度大大提高。

3.2 财务管理

传统的医院财务管理主要依靠手工记账，根据HIS系统或物资管理等系统出具的报表录入总账中，凭证的及时性和精细度较低。ERP系统的财务凭证中手工凭证只占很少的一部分，大部分凭证来自于ERP库存、应付、资产、薪酬等子模块，以及来自外系统（HIS、OA等）导入，不仅减少了人为因素造成的错误，而且大大提高了凭证的明细程度，为医院的成本核算与分析奠定了数据基础。ERP财务科目表（COA，Chart of Accounts）可分为多段，以多段组合支持多维度核算，医院可根据自己的核算明细度需求进行设置。一般来说，可包含公司（医院）段、科室段、科目段、子目段、项目段及备用段。

3.2.1 HIS收入数据

将HIS系统挂号、门诊收费、住院预交金、住院应收与结算数据每日通过接口传送至ERP的收入稽核平台中，经应收会计审核后导入生成分开单科室与执行科室、分收入类别的凭证。

3.2.2 OA费用报销数据

OA系统的费用报销平台面向全院，经过审核的报销单据实时传送至ERP中，生成分科室、分费用项的支出凭证。

3.2.3 库存、资产、应付数据

来自ERP子模块（库存、资产、应付等）的数据传送至总账生成凭证，根据需要可设置为实时传送或按月批量传送。

ERP系统中采购、接收入库、发票匹配、付款等环节环环相扣，采购接收入库后即形成了应付暂估；发票与采购接收数据匹配形成了应付账款；基于应付发票才能进行付款。降低了财务风险，从系统层面上为加强内控提供了支持。

3.3 科研经费管理

老会计科目体系下，科研经费的收入与支出均混杂在“专用基金-科研经费”一个科目之下记录；新医院会计制度要求加强科研经费管理，分别设立了科研项目收入与科研项目支出科目。科研经费来源的多样性带来管理的复杂性，为了满足不同来源的科研经费对资金的管理与核算的要求，北京大学人民医院根据经费来源对科研项目进行了分类编码管理，并在会计科目表中细化了科研相关科目，在科研项目支出科目下设立了设备费、材料费、会议费、劳务费、测试化验加工费等多个明细科目。

在OA系统科研报销平台下，科研课题负责人选择课题及相应的费用项填写科研报销申请，系统进行预算检查，超预算时不允许提交，预算满足的条件下允许提交申请并同时对此部分金额进行冻结[10]。经科研处、财务处审核通过后，根据科研课题类型、费用项与财务科目的对应关系传入ERP生成相关的科研项目支出凭证，并进行科研项目预算扣减。

同样，科研领物及科研经费购买资产申请也需经过系统预算检查、预算冻结与预算扣减，及相应的审批环节。通过ERP与OA的集成加强了科研经费的监督管理，有效促进科研经费管理的科学化、透明化、精细化。

3.4 资产管理

OA系统资产采购申请平台包含医疗设备、非医疗设备、信息类设备、家具、无形资产等资产采购申请功能，并根据不同的类型以及金额段配置了不同的审批节点。审批通过的资产采购申请经过信息补充后生成合同申请，经过OA的合同管理平台审批通过后生成采购单，传入ERP；资产接收后创建资产卡片。资产采购申请、资产相关合同、资产采购单、资产卡片及之后的发票和付款紧密关联，全程可追溯。

根据新医院会计制度，医院购置的固定资产按经费来源分为四种类型：财政经费购置、科教经费购置、自筹、捐赠。固定资产应按标准计提累计折旧，在资产负债表中固定资产期未余额反映为固定资产净值。OA系统中资产采购申请信息中包含了经费来源信息，并传入ERP的资产卡片的属性中。在ERP系统按月计提折旧时，根据经费来源的不同，财政或科教项目购置的资产折旧时记待冲财政基金或待冲科教基金，医院自筹经费购置的资产折旧时记医疗成本或管理费用，由系统自动计算折旧和生成凭证，保证了资产折旧的准确计提，反映了医院资产的准确情况。

3.5 物流管理

3.5.1 低值耗材管理

医院低值耗材具有品种多、用量大等特点。作为基础，首先要对物料字典进行梳理，在执行采购时以物料字典中的供应商和价格为依据。对于新品需求，则需经医院低值耗材管理委员会审核通过后才可加入物料字典。

对于临床常用的低值医用耗材，采用了科室库自动补货管理，根据各科室库低值耗材的现有量与下限和上限的比较生成补货计划，到货后库管员使用PDA现场验收；送至科室后科室库人员根据接收情况作入库，使用时在ERP中出库。通过科室库的管理，系统中可反映各科室库低值耗材的实际库存情况，以及实际支出情况。

对于办公用品等其他低值耗材，在OA系统中由各科室领物人员填写低值耗材申领单，经低值耗材管理负责人审批后生成采购单；到货后库管员使用PDA现场验收；科室签收后，库管员在ERP系统中根据科室签收情况做入库、系统自动触发出库。此种情况为“零库存”管理模式。

3.5.2 高值耗材管理

医院高值耗材具有金额高、风险高等特点。借助于ERP系统实现了高值耗材寄售管理，对于寄售类无菌高值耗材建立了手术室库、介入诊疗中心库等多个寄售库，高值耗材采购入库后生成唯一条码，并关联至患者收费记录上[11]。骨科专购包采用一包一码方式，消毒供应中心生成包条码与包清单，手术室在系统中接收和录入实际使用数量并关联至患者收费记录上，使用完成后由消毒供应中心做退货确认。高值耗材在入寄售库时不会影响医院的库存余额及应付数据，仅在患者使用后才触发生成医院的采购订单。ERP系统中可打印高值耗材结账单，反映了品规、采购价、收费价、批次、效期、供应商、使用患者姓名、使用科室等信息。

此外，高值耗材的注册证、生产许可证、经营许可证等资质信息在ERP系统中维护，临近失效时有预警提示，失效时系统不允许采购。高值耗材的管理规范、全面、全程可追溯。

3.5.3 药品管理

ERP系统中各药库通过安全库存设定自动生成采购计划，还可根据药房直送申领单转为采购单。通过ERP与B2B平台的基于Web Service的接口，将采购订单发布至供应商，供应商的发货信息也可通过B2B平台传送至医院ERP中，实现了供应链上下游之间实时高效的信息交互。

OA系统中可进行输液申领及外用药申领，并传入ERP中做下一步的处理。

通过HIS与ERP的接口扣减药房药品库存，并同时生成药品支出凭证数据，分科室归集成本。

此外，ERP中还有药房转库申请及处理、盘点、报废、制剂加工等处理功能。

3.5.4 体外诊断试剂管理

大部分医院对体外诊断试剂的采购、库存及使用的管理较薄弱。ERP中设立了体外诊断试剂科室库，加强了专人验收环节、批次和有效期记录和管理、条码化管理，符合“医学实验室质量和能力认可准则”(ISO-15189)中对实验室试剂管理的要求。

3.6 成本核算

ERP系统物流与财务紧密集成的特点使得科室直接成本的归集和间接成本的分摊既精细又准确，满足了新医院会计制度中对成本核算的要求。人员经费、卫生材料费、药品费、固定资产折旧费、无形资产摊销费等数据在ERP系统中已明细至科室层面；三级分摊中，采用收入比重参数将医技科室成本向临床科室的分摊过程不需要再从HIS系统中抽取数据，ERP中的医疗收入已按照开单科室与执行科室的维度进行了归集，收入比重参数可直接获得。通过对成本核算结果的分析，可把握成本变动规律，寻找成本控制的途径和潜力，提出有效管理和控制成本的合理化建议，降低医院运营成本[12]。

4 未来发展

借助于ERP与OA的整合平台，北京大学人民医院实现了人、财、物资源的科学化、精细化管理。从欧美国家的医疗产业发展史以及中国医疗市场现状来看，医院集团化是未来的发展趋势之一，ERP系统可提供对多法人实体、多经营单位、多帐套管理的支持，有助于集团资源的管理和分析。现阶段医院还需更加注重全面预算管理，加强绩效管理与分析，充分利用现有资源，不断提高医院的经济效益和社会效益。

[1]李友民.新医院会计制度对财务核算的影响及对策浅析[J].财会审计,2011,(7):23-24.

[2]刘丽华,曹秀堂.基于ERP系统的医院运营管理[J].中国卫生信息管理杂志,2012,9(1):13-16.

[3]王忠民,王虹,蒋宏.建设ERP系统改善医院经营管理[J].中国数字医学,2008,3(6):36-38.

[4]李先锋,徐柯,李素云,等.基于HRP的医院现代化管理模式分析[J].中国医院,2012,16(2):2-4.

[5]陆正洪.医院实施企业资源计划适宜性分析[J].中国医院管理,2010,30(12):60-61.

[6]管玉玲,柴晓丽,胡雪丹,等.工作流在ERP系统中的有效应用[J].电脑知识与技术,2010,6(14):3674-3675.

[7]蒋明炜,戴宝纯,吴英.工作流管理与ERP的应用[N].中国计算机报,2003-03-24(B19).

[8]刘艳,吴健.基于SOA的OA与ERP的整合应用[J].计算机应用,2008,28(3):816-818.

[9]闫华,郝梅,刘帆,等.企业资源计划在医院的应用——医院资源规划[J].中国医院管理,2011,31(12):59-61.

[10]梁公文,王丹蕾,王兵,等.医院科研经费精细化管理策略探讨[J].中华医学科研管理杂志,2011,24(2):84-89.

[11]郝梅,闫华,刘帆.论医院高值耗材的科学管理[J].中国医学装备,2011,8(5):35-39.

[12]朱优红,李澍,彭丹丹.结合新财务制度谈医院内部预算管理难点与对策[J].财会月刊,2012(6):79-81.