浅谈医学继续教育学籍档案管理

刘 艺

云南省普洱卫生学校，云南 普洱 665000

浅谈医学继续教育学籍档案管理

刘 艺

云南省普洱卫生学校，云南 普洱 665000

医学继续教育随着教育体制的改革作为高等教育的一种补充，越来越彰显它的重要性。近年来由于继续教育中的成人教育招生规模不断扩大，其教学学籍档案管理工作的复杂性、繁重性日益凸显。因此，加强对档案方面的管理，使成人教育档案管理规范、完善，是发展成人教育的基础工作，从而提高成人教育的管理水平，促进成人教育事业的发展。

继续教育；学籍；档案管理

随着教育体制的改革，学历已经成为衡量人才水平高低的一个主要尺度。而继续教育作为高等教育的一种补充，越来越多的成人学生得到用人单位的认可，而作为反映成人学生在校学习各方面表现的学籍档案越发显现其重要性。近年来由于继续教育中的成人教育招生规模不断扩大，在读生数量逐年增加。如我校2009年成人教育的在读生为500余人，2010年在读生为600余人，2011年在读生为800余人，2012年在读生为1100余人。成人教育的教学、学籍、档案管理工作的复杂性、繁重性日益凸显。因此，加强对档案方面的管理，使成人教育档案管理规范、完善，是发展成人教育的基础工作，从而提高成人教育的管理水平，促进成人教育事业的发展。

1 教育体制改革下我校成人教育的现状

我校经过多年的发展，形成了中等职业学校与成人教育并举的办学格局，目前在校接受三年制业余形式的成人继续教育学员有1100余人。

我校原来成人教育的学生和教学的管理工作由教务科负责，而教务科还兼管理中等职业学校的教学工作，为集中管理成人继续教育的学生，2006年我校组建了成人教育管理科，由专人对成人教育的学籍、成绩、档案、教学等工作进行管理。

2 成人继续教育的特点

2.1 专业多，层次多，各联办院校要求不一致 我校仅为教学点，为更好满足学生的就读要求，分别和大理学院、云南省中医学院、云南医科大学、云南省广播电视大学等高等院校联合办学，而各联办院校对自己学生的毕业作业要求不一致，表格不一致，为学籍管理收集整理工作带来困难。

在联办专业上曾开设过护理学、临床医学、检验医学、预防医学、中医学、中西医结合、药学、影像学等专业，专业多，学籍档案管理人员工作量大。

2.2 成人教育学生身份多样，来源分散，不容易集中管理。成人教育主要面向在职医学从业人员的学历提升，专业进修及普通教育后的教育进阶。这个阶段的教育从年龄上讲大多数已步入成年。成人是带着解决工作及生活中的问题这一动机来学习的，很多学生的学习的目的定位为“学历”，所以在就读期间，当学习与工作出现矛盾冲突时，会选择性的优先于工作，然后才是学习。

部分学生大多为合同工，半工半读，有些学生经常更换工作单位、工作地点、工作岗位，或者部分学生在读期间经历结婚、生育、工作调动等，以上情况无形中影响了学籍档案的收集。

2.3 成人教育具有周期性 成人继续教育的学制往往为三年或更长的时间，期间如果发生管理不善，管理人员变动，很容易造成档案材料缺失。

2.4 成人教育管理人员多为兼任，工作繁杂，工作量大。

2.5 学籍档案材料涉及面广 成教学籍档案内容涉及面广，包括：录取通知书、入学登记表、学籍异动 （转学、休学、复学、转专业等）、奖惩情况、信息异动 （改名、改民族、改出生日期等）、毕业生图像信息、毕业成绩、毕业作业等，这就要求档案收集齐全、完整［1］。

3 成人教育学籍档案存在的问题

3.1 学籍档案管理工作不到位 我校学籍档案管理人员多由 “双肩挑”教师兼任，平时除完成学校下达的教学任务外，还需要完成成人教育的日常事务工作，往往由多人负责学籍档案的收集，而管理人员档案专业知识缺乏，对学籍档案的归档要求和范围缺乏了解，在学生的在读期间没有很好的收集档案材料。表现在一是档案收集不全，如学生的奖惩、休学、复学、转学、转专业、院校间转学、转教学点、补考、入学登记、实习鉴定、毕业作业等材料没有及时归档；二是学生在读期间填写的姓名、民族、出生年月不准确；有些是同音字造成姓名有误；有些是真实出生日期与证件出生日期不符；有些是在读期间改名，更改出生日期；有些则是由于同名同姓同字而造成混乱［2］。

3.2 部分学生对档案收集不重视 由于成教学生的特殊性，如半工半读，工作单位不稳定，工作地点变动，在读期间结婚生育，在读期间进修，甚至择业方向变化等原因，表现一：部分学生不按时完成毕业作业，不按要求完成学籍档案的归集。表现二：由于国家教育体制的改革，要求所有专升本在读学生必须到学信网 （http：//www.chsi.com.cn/）注册，并完成专科学历的认证。部分学生在乡上工作，没有使用计算机上网的条件，导致不会熟练操作计算机上网，以至无法完成到学信网注册，无法完成学信网学历认证工作，无法提交学信报告，从而造成学籍档案收集困难。表现三：部分学生毕业作业未达到要求，返回重做时，学生提交毕业作业时间延迟。表现四：部分学生由于种种特殊原因，产假、婚假、进修、当兵入伍、休学、转学等，再加上学生本人对学籍档案重要性认识不足，如随意填写材料、请别人代为填写材料等造成学籍材料缺失［3－4］。

3.3 学籍档案管理手段落后，管理不规范 学籍档案管理手段落后，大部分为手工材料，没有采用网络式档案管理，没有专门配备档案管理人员和地点，在成人教育学籍档案管理收集的三年周期中，没有及时准确的进行档案收集整理。

4 加强成人教育学籍档案管理的建议

4.1 加强领导，部门协作，明确职责，优化管理 学籍档案管理能从一个侧面反映该校的办学水平和办学质量，为规范化管理学籍档案，办学单位应加强领导，重视档案工作，健全学籍档案管理体制，明确相关部门和管理人员职责，抓档案管理建设，加强部门协作，提高工作效率，减少重复工作，优化管理。

4.2 重视材料的收集整理，及时准确归档 由于成教学籍档案涉及面广，具有3到4年的周期性，故从新生入学报到开始，定期集中收集，跟踪收集，并将收集的材料及时准确归档。

4.3 加大审查，确保档案真实有效 总之，随着成人教育事业的不断发展，产生了大量的学籍档案材料，随着教育改革的深化，人才市场的兴起，对成教学籍档案管理提出了更高的要求，而此项工作的好坏，从一个侧面反映了学校的办学质量和水平，在当前形势下，成教学籍档案管理工作只有不断完善，不断提升，不断充实，形成规范化、制度化、科学化的模式，才能适应社会发展的需要，使档案发挥更大的作用。

［1］大理学院成人高等教育学籍管理工作规程（2010暂行）［Z］.

［2］李红艳，成人教育档案管理初探［J］.科技信息，2011，（5），573－606.

［3］任玲，浅议成人高校学籍档案的特点与管理 ［J］.赤峰学院学报，2009，（9），194－195.

［4］李俊峰，试论成教学籍档案管理 ［J］.六盘水师范高等专科学校学报，2006（4），85－88.

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1007－8517（2013）09－0036－03

2013.03.01）