人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究

摘要：人事档案管理作为企业人力资源管理的重要方法，对于进行企业人力资源管理有着重要的意义。它不仅仅影响着企业进行人力资源招聘时企业对人才的吸收与培养，而且深刻影响着企业人力资源的进一步发展。文章旨在研究我国人事档案管理对企业人力资源管理的重要意义，探讨人事档案管理在企业人力资源管理中的问题，针对问题提出相应的解决策略，为我国人事档案管理在企业人力资源管理方面的发展提供一些可行性的思路。

关键词：人事档案管理；企业；人力资源管理；意义与作用

随着我国社会主义市场经济的不断进步以及国家政策的不断完善，我国企业的发展速度与规模与以前相比有了巨大的进步。人力资源作为企业管理的重要组成部分，在企业的正常运转过程中起着重要作用。人力资源已成为企业的核心资源，是提升企业竞争力的关键因素，而企业人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础。完善人事档案管理以实现对人力资源的最优开发和利用，对新时期的企业管理具有重要的研究价值。尽管我国各企业在人事档案管理方面取得了巨大进步，积累了丰富的经验，充分体现了人事档案管理对企业人力资源管理的意义，然而仍然还有很多问题需要提出与解决。本文主要研究我国人事档案管理对企业人力资源管理的重要意义，探讨人事档案管理在企业人力资源管理中的重要作用，为我国人事档案管理在企业人力资源管理方面的发展提供借鉴。

一、企业人事档案管理存在的问题探讨

1、对人事档案管理工作重视程度严重不足

当前我国很多企业对于人事档案管理工作在思想意识上存在着片面性的理解，认为人事档案管理工作只是一件简单的静止的工作，没有必要对人事档案管理工作付出更多的时间、精力与财力。在这种思想意识作用下，很多企业人事档案管理工作人员对于人事档案管理工作马马虎虎，业务素质低劣，人事档案管理工作人员更替频繁。这种情况下很难将人事档案管理工作做好，也不利于人事档案管理工作的标准化、科学化。

2、企业人事档案管理体制与灵活的用人机制不适应

社会主义市场经济下，很多企业对于人才的招聘，往往只看重才能与能力，对于招聘形式往往采用合同和协议，很少企业能够做到靠人事档案管理来对人才进行有效管理，这就造成企业人员流动过于频繁的现象。甚至出现员工为追求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路，而原单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档或弃档”、　“档案克隆”、“虚假档案”的情况。因此，企业人事档案管理体制与灵活的用人机制不适应是目前企业人事档案管理中出现的重要问题。

3、企业人事档案中的延伸信息不全面，人事档案利用价值不高

目前企业在对人事档案进行管理时，很多都是沿用以前的人事档案管理模式，往往只注重对性别、年龄、文化程度等简单信息的管理，而对于更加复杂重要的问题，比如专业特长、技术水平等资料收集不全，导致人事档案不完整，不利于人事档案管理工作的顺利开展。另外，人事档案利用价值不高也是人事档案管理出现的重要问题。由于人事档案不完整，造成了人员与档案之间的分离，使得人事档案利用价值大打折扣。

二、人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用探究

1、人事档案管理有利于最大限度的发挥组织内人力资源的效力

人事档案是企业选人、用人、开发人力资源的基础，利用人事档案可以加强企业对人才的了解，包括最基本的年龄、兴趣、性别等信息的了解，还包括对专业特长、职业技能等更加深入的了解。对人事档案进行科学管理，即可以通过档案了解人，还可以通过科学管理使得人才能够尽其才，为人才找到合适的岗位。通过对人事档案进行科学管理，可以使各类人才扬长避短，最大限度的发挥组织内人力资源的效力。

2、人事档案管理有利于促进人力资源的合理整合与配置

人才都有着各自的优缺点，通过对人才的人事档案进行管理，可以进一步了解人才的专业特长，根据不同人才的特点与能力在企业内部对人才进行合理配置。努力做到使人才放到能够充分发挥其工作积极性、主动性的岗位，进而促进部门之间、组织之间的人才合理流动，避免出现人才利用不当或者人才积压的现象发生。总之，人事档案管理在促进人力资源的合理整合与配置方面有着积极的意义。

3、人事档案管理有利于需求预测的科学化与规范化

人事档案管理还有一个极为重要的目的，那就是对企业人才需求类型及数量进行科学合理的预测，保证企业对人才的利用合理到位。企业一般都要制定相应的人力资源整合规划，针对目前或者之前的人力资源利用状况进行合理分析，进而对以后的人力资源利于进行预测，人事档案管理对于这一方面有着功不可没的作用。没有人事档案所做的人力资源需求预测不仅仅不会得到科学合理的人力资源分析数据，而且还会对企业的人力资源利用、开发带来消极影响。因此，人事档案管理有利于需求预测的科学化与规范化。

三、发挥人事档案管理在企业人力资源管理中作用对策探析

充分了解了企业人事档案管理存在的问题以及人事档案管理对企业人力资源管理的意义和作用后，我们可以提出以下几条发挥人事档案管理在企业人力资源管理中作用的对策。第一，建立健全科学合理的人事档案管理制度。任何事物都必须自一定的制度下才可以正常运营，人事档案管理也是一样。建立健全科学合理的人事档案管理制度，使对人事档案管理工作有制度可以依附，这样就可以促进人事档案管理正常化与科学化。第二，进一步提高干部人事档案对开发人力资源的重要性的认知。很多企业对于人事档案管理工作在思想意识上存在着片面性的理解，认为人事档案管理工作只是一件简单的静止的工作，没有必要对人事档案管理工作付出更多的时间、精力与财力。正因为如此，人事档案管理工作才毫无进展可言。进一步提高干部人事档案对开发人力资源的重要性的认知，增强相关人员对人事档案管理工作重要性的认知，对于发挥干部人事档案的积极作用有重要作用。第三，进一步树立“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”的干部人事档案。人事档案工作的进行不仅仅要在“藏”上下工夫，主要是将人事档案得到“用”，　“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”，这样才可以发挥人事档案管理工作的意义。

人力资源管理作为企业管理的重要组成部分，对于企业加强人才的培养与吸收以及企业正常运营有着重要的作用。人力资源管理的质量能够决定一个企业的生存和发展，传统的人力资源管理部门的管理模式比较单一，管理机制不健全，管理手段也比较封闭，工作人员的整体素质和专业技能水平不高，这些导致了人力资源管理部门不能为企业的发展起到实质性的作用。人事档案管理作为企业人力资源管理的重要方法，对于进行企业人力资源管理有着重要的意义。企业有关人员及部门应该深入探讨人事档案管理在企业人力资源管理中的问题，针对问题提出相应的解决策略，为我国人事档案管理在企业人力资源管理方面的发展提供借鉴与参考。

参考文献：

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（作者单位：陕西省地方电力（集团）有限公司人力资源部）