试论档案管理的现代化趋向

温丽春

（哈尔滨松江电炉厂有限责任公司，黑龙江 哈尔滨 150078）

引言

管理现代化通俗上讲就是利用最先进的科学技术武装管理系统，达到管理的最先进水平，这主要需要科学的程序和目标，积极向高水平的管理模式学习。

1 档案管理将实现无纸化、虚拟化

纸质档案管理曾经一时间最平常的管理方式，但随着电脑和网络技术的发展，纸质档案的地位渐渐被数字化档案所取代，数字档案的优点体现在管理库存充裕，检查手段快捷，不会污染档案，文件的传输利用省时高效，节省步骤。一条信息可以在最短时间内传遍全球。其缺点是保密性受到质疑，这种问题渐渐被密码，电脑绑定等方式改善。

资源共享和资源保护是档案管理的双重手段，对于前者来讲，资源的收录可以无限扩大，只要可以转化成电脑识别码的信息都可以通过扫描，复述，电子照片，甚至视频、录像的方式转入电脑收录。信息的检索通过关键词的录入，分类文件夹的方式即可查询，其容量之大不可小视，而且成本低廉，空间占有率小，不易因为非预期灾害产生数据丢失损毁。而信息发送和传授的优势更加突出，几乎相当于面对面投递。

2 档案管理将实现缩微化、数字化

缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

3 档案管理将实现信息化、网络化

社会信息化缩短了人与人之间沟通的距离，逐渐摆脱了从前依靠生理器官交流的遗漏性和易扭曲意思等以及文字交流时的传达速度慢等缺陷。信息化已经继农业化、工业化之后成为后工业时代这一大的时代潮流。最先掌握信息的人就掌握了生产生活的先机，而信息化的管理相比较人工则有着速度快，易保存，传播范围广等优势。

现在世界各地先进的文化聚集地都采用了互联网络。中国的电脑普及率也日趋上升，但是关于保密性的问题因此提上了日程，一些单位为了保密使用单机工作，进出工作室必须专人把握钥匙。这些方式比较传统，新型方法比如密码、指纹识别、面部识别、口令卡、密保卡、手机绑定等专业方式的使用更增添了文件保密方式。对于如何辨别真假资料，则采取了电子文件签署的方式，互相建立保证。这些对材料的保密性、真实性、提供了专业支持。

网络信息传播优势有以下几点：便捷、便宜、迅速，完整，逼真，几乎所有拥有网络设备的两个地点都能收发信息。档案管理网络化也同时享受到这些便捷，为实现档案管理现代化起着决定性作用。

4 档案管理将实现多元化、智能化

随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。

5 档案管理将实现社会化、市场化

5.1 过去的档案管理内容和目的主要面向国家，但是随着人民民主意识进一步增强以及国家开放程度增大，档案的服务对象逐渐转向大众，这是与市场化经济密不可分的，人民作为国家的成员都有责任和义务了解档案管理支持档案管理事业。档案来自于人民服务于人民才是其价值的体现。

5.2 市场化管理的模式使档案管理事业不仅是一项束之高阁的遗产性事业，更可以参与到现代化建设当中来，人民根据自己的文化事业需要宣传档案材料，充实新的文化认知能力，拉近古典与现代文化的距离。

5.3 档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，为其提供方方面面原始的详实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。

结语

总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。

[1]冯大河.企业档案管理升级的基本经验[J].档案工作，1991.

[2]钱岗.浅谈建立、健全企业档案管理制度[J].档案工作，1988.