会计电算化对会计业务内部控制的影响

朱晓霞

【摘 要】 会计电算化是以计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称，是用计算机代替人工记账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。本文就当前会计电算化面临的问题进行了分析，同时提出了会计电算化对会计业务内部控制的影响及发展策略，以利于促进会计工作规范化，提高工作质量和工作效率。

【关键词】 会计电算化内部控制管理

1. 会计电算化面临的主要问题分析

1.1电子数把会计从业站点加入收藏夹据的审核和确认。在现有的会计电算化环境下，多数会计还保持着传统的凭证审核和编制方式。但是，随着会计电算化的进一步发展，电子原始数据经审核和确认后，就可自动生成电子记账凭证，而由这些记账凭证直接生成的账簿和报表都是派生性的数据。所以，账簿和报表的正确性、真实性完全取决于审核和确认的电子数据。

1.2会计无纸化存在的问题。在手工会计环境下，企业发生的经济业务均记录于纸张之上，这些数据若被修改，则容易辨别出修改的痕迹；但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光盘上，对数据修改可做到不留痕迹，这样就很难辨别是否是业务记录的“原件”。因此，确保这些电子数据是原始数据，是无纸信息系统的关键。

1.3会计电算化工作中的安全问题。现有的会计软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象，以致软件投入运行后暴露诸多隐患，如数据把会计从业站点加入收藏夹库呈开放状态、易于打开等。这类现象和问题目前尚未得到彻底的改变。

1.4对审计工作环境的影响。正确处理好会计电算化与审计的关系，会计电算化是对传统手工会计进行了改造和革新后产生的，它将在企业现代化管理中扮演重要角色。会计电算化信息系统的诞生，不仅给传统会计带来革新而且也给传统审计带来巨大冲击。

2. 会计电算化对会计业务内部控制的影响

2.1内部控制制度内容的变化。计算机技术的引入，给会计工作增加了新的工作内容，同时也增加了新的控制措施，如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制，以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等。

2.2内部控制形式的变化。手工操作下的一些内部控制，如编制科目、凭证汇总表，总账、明细账的核对，在电算化中没有了存在的必要性；其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内，如凭证借贷平衡校验、余额平衡检查等功能。因此，内部控制也由单一的制度控制转变为程序控制和制度控制并存。

2.3会计业务的功能调整。在一般情况下，作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时，在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据，这显然是一种功能上的缺陷，对此有两种方案可供选择：第一种方案，要求会计软件提供上述功能；第二种方案，根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案，系统成本会增大，且很难保证能够满足所有的即时需求；若采用第二种方案，则对相关会计人员的职业素质有很高的要求，并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为，应该将二者结合起来，从而制定电算化会计信息系统的实施方案，即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能，又同时设立会计数据分析员岗位，进行必要的会计数据人工折取处理工作。

3. 加强电算化系统管理的内部制度建设，保证系统安全运行

3.1严格系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括系统操作过程以及系统的维护.操作过程控制主要通过制订一套完整而严格的操作规定来实现.操作规程应明确职责，操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件.如规定交接班手续和登记运行日志，规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防病毒感染.系统维护包括硬件维护和软件维护，硬件维护主要包括：（1）定期进行检查并做好记录；（2）在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录.而软件维护包括正确性维护、适应性维护、完善性维护3种。

3.2强化人员素质的培养是根本。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统，会计信息系统的应用与维护需要运用较为复杂的信息技术、会计知识。它首先需要有一支既熟悉计算机技术，又精通会计业务的队伍，在这支队伍中，最重要的组成人员是保证系统正常运行、解决系统运行中出现这样或那样问题的系统维护与管理人员，即系统管理员。其次，由于信息技术发展异常迅速，会计工作规范性进程的不断发展与完善，无论计算机方面的新技术，还是会计业务的新要求，都对会计电算化工作不断地提出更高要求，这就需要系统管理员首先掌握、理解会计电算化的各项新要求，及时调整、更新系统，从而更好地服务于会计电算化工作。

3.3严格机构和人员的管理与控制。会计核算软件投入正式使用后，对原有会计机构必须做相应调整，对各类人员制定岗位责任制度.会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位.基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位；电算化会计岗位包括：直接管理、操作、维修计算机及会计软件系统等工作岗位.机构调整必须同组织控制相结合，以实现职权分离，有效地限制和及时发现错误或违法行为.如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。

3.4分清岗位职责。要求会计人员进一步学习体会在会计电算化条件下的岗位分工，明确职责。加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算主管的权限的约束。在一般情况下，电算主管和系统管理员应由两人分别担当，尤其是实现网络条件的会计软件，从软件的规模、电算化工作的强度与会计业务的工作量上都要求由专门的系统管理员负责。当然，在单位会计人员不多、会计业务量不大、会计软件为单机运行时，电算主管与系统管理员是一个人的情况也是允许的。无论从会计工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲，电算主管都是本单位的业务总负责人，系统管理员应服从电算主管的工作安排，系统管理员的权限并不是“无限大”的，其所做各项工作都应对电算主管负责。

3.5用现代审计活动的控制方式。现代审计活动一般分为查询审核、证实存在和系统分析三个阶段。在查询审核阶段，电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此，电算化会计软件应提供关于“凭证—总账—报表”三者之间的双向查询功能。在证实存在阶段，电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择，并编写一套审计测试预留通道。系统分析阶段是现代审计重要的过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》中将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的研制开发及应用环境等方面进行的控制。而应用控制是为适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防、检测和更正错误、处理舞弊行为的控制措施。因此，应用控制与会计软件开发密切相关，应特别引起重视。

结束语

随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用.会计电算化使会计人员从繁重的手工核算报表中解脱出来，提高了会计信息的及时性、正确性、全面性。因此，会计电算化必将成为会计工作的发展的新趋势。

（作者单位：黑龙江省农垦建三江管理局审计处）