信息技术改进毕业生离校流程

文/周林志

信息技术改进毕业生离校流程

文/周林志

高校学生在毕业离校时，需要办理一系列离校手续，这些手续涉及部门多，办理时间集中，而传统的办理方式存在业务部门工作量大、工作效率低、学生排长队等诸多问题。为此，北京航空航天大学在2011年7月发布的电子离校系统中提出4种离校流程优化措施，在该年的毕业生离校手续办理的实践中取得显著效果。

传统的毕业离校办理流程是学生拿着“离校单”到各个业务部门盖章，只有盖完单子上的所有公章后才能到学院领取毕业证和学位证，学生如果不慎丢失离校单，就需要重新办理所有手续。在这种传统的管理办法下，各个部门各自办理离校业务，存在工作量大、管理效率低下等问题，因此迫切需要通过信息化手段建立一个公共平台，对传统流程进行优化，从而解决上述问题。

在对现有业务流程进行深入分析后，我们发现在所有毕业生中真正需要办理手续的只有一小部分，以2011年7月毕业的本科生为例，2868名毕业生中欠款的学生仅31名。为了提高业务部门办事效率、解决学生排长队等现象，北京航空航天大学（以下简称北航）从2011年开始，建设一个电子离校系统。系统采用一种新的业务模式，即由原来所有学生都必须办理手续转变成由业务部门先整理出部分不符合离校规定的学生，从而锁定这部分学生，不予办理最终离校手续，即不发放毕业证和学位证，同时主动通知这部分学生重新办理相应的业务，以便其顺利毕业离校。

低效的传统离校流程

以北航本科生为例，每年毕业生所办理的离校手续涉及到多个部门，包括招生就业处、组织部、后勤集团、资产处、图书馆、财务处、保密处、学生处、校医院、保卫处、档案馆、各院系办公室等12个（类）部门，具体手续办理流程如图1所示。

每年临毕业之际，招生就业处需要准备好本次毕业的所有学生名单，将名单通过网络或者纸质形式发放给后勤集团等11个业务部门。接着业务部门根据毕业生名单办理本部门相关的业务，比如后勤集团要做的是在毕业名单中整理出所有在校内住宿的毕业生。集中离校时，每一个学生都必须到上述部门办理手续，办完手续后业务部门在学生的离校单上盖上本部门印章。最后，学生只有跑遍所有部门，盖上印章，才能持离校单到本院系领取学位证、毕业证。至此，毕业生才算正式办完所有离校手续。

实际上，大部分毕业生财务欠费都已缴清，图书也都已归还，但还必须进行确认盖章。有些毕业生有可能只需要到其中的一个或两个部门办理未结清的业务，而不需要全部都跑一遍。传统的离校流程不仅使学生感到不便，要排长队，效率低下，也给各个职能部门带来巨大的工作压力。

毕业流程优化

传统的离校流程存在着业务部门工作量大、工作效率低、学生排长队、缺少数据统计等种种问题。建立统一的电子离校平台，意义不仅在于把传统离校流程搬到网络上来，更重要的是希望通过平台的建设和使用，对传统流程起到优化的作用。

梳理业务部门信息化层次

在正式开始建立电子离校系统之前，我们曾与涉及到离校手续的各个业务部门就关于离校流程的优化部分进行详细的分析，发现大部分业务部门已经或多或少使用信息化手段对本部门的业务进行管理。根据信息化程度的不同可以将业务部门分为以下几类：

1. 信息化水平较高，拥有自己的业务管理系统，而且应用得非常好，以图书馆为代表。对于这种信息化基础较好的管理部门，我们的设计宗旨是实现无需通过离校系统就能办理该部门的手续，尽量通过技术实现自动数据实时同步。

2. 信息化基础相对较差，使用比较简单的管理或办公软件（如微软Office）进行业务管理。这些软件在设计的时候并没有很好地考虑功能的扩展性和对外接口的设计。对于这些局限性，离校系统会为此类部门实现数据的批量式处理功能，尽可能提高办事效率。

3. 正在或者即将建立信息系统，以校医院为代表。对于像校医院这样的部门，建议其在建立系统的时候要充分考虑到系统的可扩展性，此外还需要考虑到系统接口的设计，主要用来实现与系统之外的应用进行数据交互性操作。

4. 短时间内没有建立信息系统的打算。这些部门可能因为某些原因在短时间内并不打算实现业务信息化管理，但是为了提高办理离校效率，又很有必要借助信息化手段处理离校相关的业务。对于这样的情况，我们会酌情考虑将其与离校手续相关的业务直接在离校系统中实现。

四种优化措施

通过调研、分析，我们总结出以下4种具体的离校流程优化措施：

1. 业务模式的转换

传统的离校流程存在不小的优化空间，我们经过对传统离校流程进行深入分析后，提出一种新的业务模式，即临毕业之际，业务部门内部先整理出所有不符合本部门离校规定的学生，通过黑名单的方式在离校系统中锁定这批学生离校，同时为了让学生能顺利毕业离校，还应主动通知这部分学生办理相应的手续。这样一来，大部分学生只需要到一两个部门办理未结清的业务即可。如2011年的2868名本科毕业生中只需要31名学生到财务处办理手续，其他学生都无需办理。

2. 基础数据的交换共享

北航网络中心早在2008年着手建立一个统一的、符合国家标准的数据中心，经过近2年的不断探索，已经初步建成一个涵盖全校师生员工信息基础数据库。并且在此基础上构建数据交换平台，实现基础数据库与各个应用系统之间的数据交换。

离校系统作为一个应用系统，需要与基础数据库进行数据交换共享的主要是每年的毕业生数据。具体的交换策略如图2所示。

图1 传统离校流程

图2 数据共享策略

图3学生查看离校状态

学生的基础数据由就业系统和招生系统进行维护，通过数据写入接口交换到数据中心学生信息基础库。最后，离校系统再通过数据读取接口自动同步所需的毕业生名单。这种交换策略不仅提高工作效率，而且在很大程度上避免由手工数据传输带来的一系列问题，如数据的一致性等问题。

3. 集成校园一卡通系统或接口

北航校园卡系统从2004年开始投入使用，经过两期建设基本实现一卡通功能，具备身份识别和消费两大类功能，广泛应用到校园生活的各个方面。

基于校园卡的身份识别和刷卡消费这两大优点，北航校医院在2011年新建的系统中完全集成校园卡。系统建成后，将完全取消“持医疗证看病”这个传统看病方式。全校师生只要随身携带校园卡，就能随时看病买药。因此，毕业生离校手续将从此去除“归还医疗证”这一环节，该项手续将随着财务处注销校园卡这个过程自动办理。

此外，学生退宿等业务基本涉及到所有学生，因此在离校系统中集成一卡通的身份识别功能，使得业务办理人员在办理退宿时可以直接用读卡器识别学生身份，无需再手工输入学号。我们在未来将集成刷卡消费功能，目的是实现快速刷卡赔偿。

4. 基于Web Service面向服务的体系架构（SOA）实现异构数据的实时读取

面向服务架构（Service Oriented Architecture，SOA）的设计目标是以服务为基础，通过服务的交互来实现系统动态、松耦合集成，极大地降低了复杂性与成本。Web Services是最流行SOA的详细实现，它是建立在Web/XML标准上的跨平台的分布式体系结构，在Internet/Intranet上通过标准的XML协议和信息格式来发布和访问商业应用系统。

北航图书馆的图书借阅系统在建设时充分考虑到与外部系统的交互性，采用时下比较流行的SOA架构，并设计一系列对外的数据读写接口。只要在离校系统中采用Web Service技术调用相应的接口便能实时读取学生的图书借阅情况。

由原来所有学生都必须办理手续转变成由业务部门先整理出部分不符合离校规定的学生，从而锁定这部分学生，主动通知其重新办理相应的业务，以便其顺利毕业离校。

表1离校流程优化前后对比

表2 优化前后工作量对比

离校流程优化效果显著

电子离校系统通过实现上文的各种优化方案，使每个业务部门都得到不同程度的流程优化效果。表1展示离校流程优化前后的效果对比。表1说明电子离校系统确实为大部分业务部门带来不小的便捷。同时系统也为毕业生提供离校状态查询平台，如图3所示。

学生通过数字校园的单点登录进入离校系统后，可以查看本人的各项离校手续状态，不同的颜色代表不同的状态：如果为红色状态，学生可以通过查看该手续的办理事宜去定点办理该项手续，直至“毕业离校”状态变成绿色，这说明已经学生顺利毕业离校。

为了更直观地展示优化后的离校流程带来的效果，下面将对各个业务部门的工作量进行优化前后的对比，同样以2011年7月毕业的本科生数据为例，对比结果如表2。

使用电子离校系统办理离校手续，相比传统的办理模式，共有11766人次无需办理离校手续，在很大程度上为学生和业务部门提高办事效率。

北航电子离校系统于2011年7月正式启用，2868名本科毕业生已经通过本系统顺利办完离校手续。该系统提高了管理水平和离校手续办理效率，受到校领导、业务部门、学生用户的好评。

系统在建设过程中，通过对离校相关业务的深入调研、分析，总结出4种离校流程优化措施。在系统实施中，根据业务部门的信息化程度不同，采用不同的优化策略进行业务流程优化。通过数据证明，优化策略可行、有效，为业务部门提高办事效率，缓解学生排长队等现象。

（作者单位为北京航空航天大学网络信息与计算中心）