Access技术在图书馆音像管理中的应用

邢春英

（兰州交通大学，甘肃 兰州 730000）

Access技术在图书馆音像管理中的应用

邢春英

（兰州交通大学，甘肃 兰州 730000）

介绍微软办公系列软件中的Office Access技术如何在图书馆音像资料管理中的应用方法，编写相应的软件，并成功地将软件应用于图书馆音像资料管理中，方便读者查询有关音像资料，使图书音像资料管理更加科学快捷，取得良好效果。

Microsoft Office Access；OOP（面向对象）；数据库（DB）；Access/Jet；Microsoft SQL Server；Oracle；ODBC

1 前言

目前较大的数据库管理系统如学生成绩管理系统，学籍管理系统等，多用专用的数据库管理软件如 Visual FoxPro、Oracle、DB2、Microsoft SQL Server等来编写。对编写者要求高，对设备要求高，对维护者要求高。对于较小的数据库管理有些大材小用，带来诸多不便。实际上，利用微软办公系列软件中的Office Access技术，可以很方便地实现小型数据库的管理。即方便管理者对数据库输入和维护，又方便读者查询，极大提高了图书音像资料的使用效率。

Microsoft Office Access（前名 Microsoft Access）是由微软发布的关联式数据库管理系统。它结合了Microsoft Jet Database Engine 和 图形用户界面两项特点，是 Microsoft Office的成员之一。Microsoft Office Access 它支持部份面向对象（OOP）技术，能够存取Access/Jet、Microsoft SQL Server、Oracle(甲骨文软件公司)，或者任何 ODBC兼容数据库内的资料，利用它可以开发简单的应用软件。

Access 是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统（RDBMS，即 Relational Database Management System），是Office系列应用软件之一。它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用来建立数据库系统的对象；提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化；为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码，就可以完成大部分数据管理的任务。

Microsoft Access在很多地方得到广泛使用，例如小型企业，大公司的部门，和喜爱编程的开发人员专门利用它来制作处理数据的桌面系统。它也常被用来开发简单的 WEB应用程序．这些应用程序都利用 ASP技术在InternetInformation Services运行．它的使用方便程度和强大的设计工具为初级程序员提供许多功能，这类开发者都是没有在应用或者数据设计方面训练的办公室从业人员。

2 图书音像资料数据库的设计

数据库是数据项有组织的集合，可用这些项目提取有用的信息。Access数据库中最基本的组件是表，表中信息排列成若干行和若干列。除了表，Access数据库还可以有查询，窗体，报表，数据访问页（用于Web查看）以及其它组件，可以用各种方法查看和操作数据库中的信息。

在输入任何信息之前，需要建立数据库。这样Access才能把你将要创建的所有表、查询、报表以及数据访问页存储在一个文件中，有三项基本规则以帮助你减少所建数据库可能有的错误。

规则1：保持信息间的分隔

为了正确排序和搜索信息，需要分离出单独的信息项，把它们置于不同的字段中。

规则2：使用决定因子划分信息

为了减少大表的信息冗余，创建单独且相关的表，找出哪些决定其它字段的一个或多个字段，即“决定因子”，这些决定因子随后将成为表的主关键字。

规则3：将部分相关项转移到链接的表中

慢性胸、肺疾病会引起呼吸功能障碍,随着病情的发展会加重,最终引起呼吸衰竭,近年临床各医院对慢性呼吸衰竭报道逐渐增多。患者多表现为高碳酸血症、低氧血症等,严重的会出现全身系统紊乱[1-2]。适当的护理干预,可预防并发症出现,改善治疗效果。笔者为分析循证护理价值,报道如下:

多个表的信息通过关系连接，关系是通过将一张表中的主关键字与另一张表的外部关键字相匹配而构成的。两张表的关系有：一对多（一张表中的一条记录对应另一张表的多条记录），一对一（一张表中的一条记录对应另一张表的一条记录），多对多（一张表中的多条记录对应另一张表的多条记录）

表是Access数据库中最基本的对象，是所有其他对象的数据源。创建表的方法有三种：直接输入数据创建、用表设计器创建和用模板创建。

创建一个图书音像资料数据表，表由排在若干列中的信息项组成，称为字段。字段名称描述了每一列信息的类型。每个信息项是一个字段值，每行信息项是一条记录。也可以利用Access向导来创建表，窗体，查询，报表，数据访问页等Access标准组件。Access还可以导入在其它应用程序中创建的表，如Excel，或者创建一个链接到其它表的表。表的结构称为窗体。在Access中，可以在表中直接输入和编辑记录，也可以在窗体中进行，而且会自动把新的或编辑过的记录保存起来。

如：图书音像资料表和租借表。

3 图书音像资料数据库多表窗体和多表查询

当你想跟踪注入图书馆的藏书，音像资料或银行账号之类的数据项时，联合使用窗体和查询，是从数据库中获取数据的一种非常有效的手段。

设计良好的数据库往往会包括更多的表，主关键字和外部关键字。可以用窗体和查询来创建直观的界面，使用者无需了解数据库内部的结构即可进行操作。

输入新影片：管理员输入新购影片，自动添加到音像数据库中。

输入租借者：利用生成器自动生成借日期和应还日期，通过关系，生成片名下拉列表。

对片名不太有把握，可在匹配中选字段的任何部分，对较大的表，可以使用过滤器，缩小查找范围。假设只想要一份所有读者及其租借费用的清单，不需要其他信息，可以使用Access的查询功能。读者只记得影片的内容，但是不记得它的名字，只知道是以“双”打头，可以使用通配符“*”来查询搜索所有以“双”打头的影片。

在查询准则里，输入“*刘德华*”，按执行键“！”。查询所有刘德华演的影片。（如下图）

查询的结果如下图：有七部刘德华演的影片。

4 图书音像资料数据库的有效管理和安全性保证

几乎所有的数据库都需要进行更新和维护，一个接受多个用户访问的数据库还需要确保不会受到偶然或蓄意的破坏。允许几个管理人员使用此数据库，而不允许他们

改动数据库的设计或结构，因为只有数据库中的信息保持其完整性，数据库才是良好的。保证一个数据库不被复制的最简单的方法是指定一个打开它时需要输入密码。先关闭数据库，单击“打开”，从下拉列表中选“独占方式打开”。（如下图）

再从“工具”菜单选“安全”，“设置数据库密码”（如下图）

设置完毕。再次打开数据库时，需要输入密码。（如下图）

要想撤销密码，先以“独占方式”打开数据库，再选“工具”、“安全”、“撤销数据库密码”。

5 结论

利用Access技术编制的音像资料查询系统，成功应用于图书音像资料的管理。提高了查询效率，取得良好效果。这种直接利用Microsoft Office自带的软件，对开发其它类似的小型数据库管理系统，可以起到又快又高效的效果，值得推广。

[1] 李湛,王成尧.Access2007数据库应用教程[M].清华大学出版社,2010.7.

[2] 丁永卫,万青英.中文版Access2007实例与操作[M].航空工业出版社,2011.8.

The application on Access technology in library’s audio and video management

The method that how to be used in the management of library’s audio and video datas on the office access technology of microsoft office software was introduced，the corresponding software was compiled，and the application was successful in the management of library’s audio and video datas，Greatly facilitated readers to inquire about the audio and video datas，this method was more scientific in the audio and video datas management and a good effect was obtained．

Microsoft Office Access；OOP；Data base（DB）；Access/Jet；Microsoft SQL Server；Oracle；ODBC

TP39

A

1008-1151(2012)03-0001-02

2012-01-18

邢春英，供职于兰州交通大学图书馆。