如何做好档案利用与服务

赵淑英

（赤峰学院 建筑与机械工程学院，内蒙古 赤峰 024001）

如何做好档案利用与服务

赵淑英

（赤峰学院 建筑与机械工程学院，内蒙古 赤峰 024001）

最近一些年，档案服务工作进一步贴近社会、贴近民众生活，使越来越多的个人利用者进入档案馆，并成为中国档案利用的主体，其对档案的利用超过了机关、组织等对档案的利用.因此，只有做好档案资源的开发利用工作，创新档案服务功能，才能实现新时期档案工作的转型和发展，才能满足人民群众日益增长的信息需求，真正使档案成为社会的公共财富，达到信息资源共享的目的.

档案利用；档案管理；信息意识；服务

近年来，随着我国改革开放的深入和经济的不断发展，档案在社会生活中的应用得到加强，开发利用档案，是发展档案事业的需要，更是档案工作者神圣的使命.档案是重要的社会信息资源，即要重视其载体的管理、保管、保护，更要重视其所含信息资料的开发利用，以实现资源共享，服务大众.档案工作的任务就是我们常说的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计.这六项又以“利用”为中心环节，要使档案工作全面健康发展，必须抓住这个中心环节，“利用”是对档案的直接使用，而“利用工作”是档案部门为了查找提供档案资料和便于利用档案资料而进行的工作.如何做到迅速、准确地查找，快捷地提供档案资料，为各界利用者服务是档案利用工作应探索的课题.在新时期，随着人们法律意识的不断增强，档案利用和服务的作用得到了充分的重视和肯定.档案事业是一项功在当代、利在千秋的伟大事业.随着社会的进步和发展，人们对档案意识在不断加强，档案资源的巨大社会价值也不断为公众所认知，这就涉及到档案利用工作的重要性.

1 做好档案利用工作必须首先要做好档案的基础工作

实践证明，要做好档案的利用工作，只有从档案的收集，整理，鉴定，保管等基础工作入手，如果没有档案的完整收集，统一立卷归档制度形同虚设，更谈不上档案的整理、保管等工作，更谈不上档案的利用.因此，必须建立规范的档案归档制度，打牢根基.

1.1 加强基础建设，提高服务利用手段

要进一步做好档案服务工作，首先，必须加快对档案信息化的建设，提高档案查阅、借阅速度，最大限度满足社会对档案的需求；其次，要吸收别人的长处，保留自己的特色，改进工作方式加强档案学术交流，使档案工作不断向前推进.要及时了解档案信息动态，做到与时俱进，开拓创新，不断提高档案工作者的积极性和主动性，扩大档案工作的影响，大力开展档案收集、利用的宣传工作，努力丰富馆藏，增强服务意识.再次，要加强档案学术交流，吸收别人的长处，保留自己的特色，改进工作方式，加强档案科研工作，争取在关键性的档案技术方面多出成果，使档案工作不断向前推进.提高和强化全社会档案利用的意识，让档案发挥更大的作用.

1.2 努力创新，提高档案利用和服务水平

档案服务创新与档案利用的目的，是实践党的“三个代表”的重要思想，满足党和政府各项工作以及广大人民群众对档案需求的客观要求，通过多种渠道与方式，将档案信息开发和传递给利用者，激活档案信息，实现档案信息的共享.我们应该不断推进档案信息资源的数字化、网络化，为网上档案利用创造条件.要利用大众传播媒介开展档案服务，进一步提高档案服务功能的现代化水平，以“积极开发，主动服务”的新姿态向社会提供迅速的、高质量的档案信息服务，变消极为积极，变被动为主动.

2 做好档案利用工作必须具有过硬的业务水平

档案业务部门必须定期举办档案业务知识培训，使在基层工作的档案人员掌握档案整理基本方法和档案整理的最新动态.理论与实践相结合.同时，根据本单位所形成的文件情况和利用的特点，结合利用者调阅档案动机目的，坚持以“问题”来立卷.如果一名档案员没有娴熟的业务知识和技能，没有广泛的知识面，就不可能提供优质高效的档案利用.卷立得好坏对利用工作有很大的影响.其中，最关键的突出表现在立卷的准确定性上.若定性不准，势必造成组卷后的案卷庞杂臃肿，文件内容与标题词不达义，保管期限划分不一.因此，立卷时首先考虑“问题”等方面的因果关系，将几个相近的“问题”组成卷，即保持文件之间联系，又便于利用.

2.1 做好档案利用服务的有效途径

建立完备的档案检索系统.所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的档案馆指南、全宗指南、专题指南、各种卡片目录、书本式目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录的检索系统和全文检索系统，以及建立在互联网基础上的远程检索系统.以计算机检索系统为主，以其他各种相关检索工具为辅，信息技术的发展使得建立完备的档案检索体系已经具有现实可行性，而它正是满足利用者服务的最有效途径.

2.2 利用先进技术提高工作效率

计算机目录检索系统主要通过建立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理；而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息.

2.3 建立完善的咨询服务体系

在完善的咨询服务体系中，应由两方面的工作人员共同负责咨询工作，即查档接待室服务人员和档案专业业务专家.帮助利用者就相关档案信息需求建立查档路径，帮助利用者就相关档案信息需求建立查档路径等.查档接待室服务人员主要负责解答利用者在利用档案时所遇到的各类常规性问题，提醒利用者在利用档案过程中应注意哪些事项；帮助初次来馆利用档案的人员办理登记手续，帮助利用者了解档案的流传和保存情况，了解档案内容中所涉及到的相关历史背景，以及其他查找档案过程中可能遇到的疑难问题.

3 要充分利用好科技档案资源

科技档案的有效利用，在档案管理中一直占有特殊地位，随着社会主义市场经济的发展，科技档案利用效益的问题也越来越受到关注.高质量的科技档案是开发利用提高经济效益的前提，这就要求我们加强档案管理工作，来提高科技档案的质量，使其提高经济效益的功能得以充分发挥.科技档案的利用可以带来技术效果，产生经济效益，促进社会经济的不断发展.实践证明：生产、建设、科研等科技活动中，有完整、准确的科技档案作依据，可以有效地提高经济效益，因此树立适应市场经济的档案观念是十分必要的.搞好科技档案管理工作其最终目的是更好地为经济建设服务.

3.1 认真做好科技档案的收集工作，这是科技工作的基础和丰富馆藏的重要手段.科技档案工作要跟上改革的步伐，对外加强与外界科技档案的交流，扩建归档范围，丰富馆藏，形成规模，以提高服务经济工作的能力.因此，科技档案的工作对象是原型信息，只有做到收集完整、准确、系统，才能在开发利用上做到及时、有效.所以，档案工作讲求规模效益，为全面、更好地发挥档案的社会效益和经济效益提供了一条重要途径.

3.2 科技档案工作要改变传统的管理办法，建立与社会主义市场经济相适应的管理体系.使档案工作由传统的保管型，向智能型、开发管理型和咨询服务型转变.提高科技档案利用的能力和水平，以系统、完整、准确的科技档案优势为参与市场竞争服务，促进科研、生产和经济的发展.因此档案工作人员要进一步解放思想，更新观念，抓住机遇，牢固树立起以经济建设为中心的思想，把科技档案利用工作与本单位的生产、科研、经营管理紧紧扭在一起，端正服务思想，改善服务态度，提高服务质量，在加快调卷速度，提供准确上狠下功夫，及时了解利用后所取得的社会和经济效益方面的信息，并注重做好科技档案利用的反馈工作，这是改进、提高科技档案管理水平，进一步开发科技档案资源，产生更好经济效益的一个重要途径.

4 做好档案利用工作必须树立明确的服务思想

要进一步提高工作人员素质，强化服务意识，正确认识收集与服务的关系，把工作重点转移到提供档案利用的服务上来.档案管理员首先要树立为人民服务的思想，吃苦耐劳，任劳任怨，才能自觉地将枯燥的工作贯穿于服务社会的大目标中.在档案查阅、利用工作中，要熟悉业务，熟悉馆藏档案资料位置，凡是档案库房存放的档案资料均能迅速熟练地查到，做到利用者随到随查，并及时给予提供，充分满足利用者的需要.改变档案服务的被动状况，主动提供服务，变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息，同时努力提高服务水平.端正服务态度，热情、主动、负责，熟悉自己的服务对象，掌握自己的服务市场，深入了解广大利用者的需求，及时有效地为利用者提供有价值的档案信息.

5 加强服务意识，努力提高自身素质

档案工作本身就是一项服务性工作，其最终目的是为各项工作服务.档案工作是集政治性、服务性和科学管理性为一体的专业工作，是一种专门职业.档案保存的目的就是利用，为党和国家各项建设事业服务.

5.1 随着改革开放的不断深入，要求档案人员必须不断学习新知识，扩展知识面，使自己的知识层次不断提高，档案人员不但要有良好的思想素质，还要有完善的知识结构和业务素质.许多新门类的档案又涌现出来，档案服务工作越来越呈现出全方位性.档案服务的形式变化要求档案人员必须提高自身素质，解放思想，树立全新的服务意识.因此，档案人员不能满足于原有知识的积累，要不断更新观念，同时还要做到主动、热情、服务周到，不论利用者职位高低，亲疏远近，一律热情接待，对其所需利用的档案，无论查找难易，都要耐心细致，不厌其烦，通过自身的努力和实绩来提高档案工作的地位.

5.2 要深刻领会党的路线、方针、政策，这是非常必要的，并以此作为衡量和处理文件资料取舍的标准，同时要不断的学习，掌握现代科学技术，逐步将计算机技术、微缩技术等运用于档案管理领域.随着数据库、知识库、人工智能等相关技术的不断发展，使得构建具有知识推理能力和知识检索能力的自助式知识服务技术平台成为可能.利用者可利用电话、个人电脑及好友的软件界面，根据自身需求进行自助服务.同时，服务提供还可采用一些推送技术，根据利用者的需求进行档案知识推送服务.

总之，如何进一步开发利用科技档案信息为经济建设服务，是摆在我们档案工作者面前的一项重要任务，无论现在还是将来都是我们努力的方向.我们的国家已经进入了一个新的历史时期，开发利用档案信息资源，是档案事业一项长期而艰巨重要的工作任务.让我们都来关心档案事业，提高档案管理水平，发挥档案的重要信息资源作用，使档案信息资源得到最大限度的开发利用，为全面建设小康社会、开创建设有中国特色的社会主义新局面更好地服务.

〔1〕周能.评价科技档案利用经济效益探讨[J].档案工作，1985（5）.

〔2〕李超.档案知识服务研究[J].档案学，2009（4）.

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1673-260X（2012）02-0203-02