外贸活动中商务英语信函翻译探析

张家口职业技术学院 卢振军 孙俊霞

随着我国加入WTO以来，就加快了于世界经济一体化的进程，我国也有越来越多的企业加入世界经济竞争过程中，同时也吸引了许多国外企业到我国来投资。随着与国外贸易的增加，作为外贸交易的主要工具的商务英语信函，也越来越被许多企业所关注。商务英语信函是国际企业相互间的一种交流的语言，是在贸易洽谈、达成协议、履行合同等都起到了非常重要的作用。商务英语信函不仅是贸易中的买卖双方的一种信函、邮件，还是企业形象、水平、实力的展现。好的商务英语信函可以推动双方贸易、提高经济、拉近交流等发挥着不可低估的效果。在全球一体化的进程里，国际间的贸易日趋平凡，商务英语信函成为沟通买卖双方，交流双边贸易起到了决定的作用。由于受到国际企业竞争、文化背景、语言等因素，使得国际间的贸易或多或少的都受到了影响，要想消除这种影响就需要好的商务英语信函翻译，这就需要企业对外贸易的商务人员，要熟练的掌握商务英语的同时，还要对其贸易的流程熟悉，不仅可以准确快速的翻译，还要给交易方留下良好的印象，要从心里重视起翻译工作，了解双方公司情况，加强交际能力等，这样才能实现经济效益的最大化，对推动企业的对外贸易起到积极的作用。

1 商务英语信函的定义

商务英语就是在对外贸易中所用的专业英语，现在的商务英语主要应用于对外的贸易中，它与日常的英语不一样，有自己独特的风格。在商务英语中主要包括了信函来往、汇票保函、商品信息、商务信息、商务谈判和贸易合同等，而贯穿整个贸易活动的是信函来往，不仅使双方了解有关贸易信息，也促进了贸易的成功起到了决定作用。商务英语信函在贸易商务活动中采用英语来交流，将商业活动的信息用纸、电传、电子邮件等相互沟通。作为世界通用语言之一的英语，已被许多国家所认可，并成为国际商务活动中的重要语言，在全球一体化的进程里，商务英语信函已经成为国际间相互贸易与谈判、交易的重要工具。在外贸活动中，由于文化背景、地域差异、交流方式等原因，都会使交易的双方产生分歧，影响正常的国际贸易，导致交易失败。因此需要建立规范的商务英语信函，以提高贸易活动、促进双方相互交流起到了决定的作用。随着科技的发展，国际贸易的广泛，商务英语信函的内容也将越来越全面，更符合现代外贸活动的需要。

2 商务英语信函的基本特征

随着国际间的贸易交往的广泛，商务英语信函的应用也越来越被人们所重视，从双方贸易洽谈、达成协议，到履行完合同都始终离不来商务英语信函。与普通的信函不一样的是，商务英语信函主要是用于外贸的商务活动，在书写上要简洁，内容要明确，需要达到高效率的信息交流，来实现贸易活动的成功。在书写上商务英语信函需要实现：简洁的书写格式、完整的内容表达、清晰的交易方向、准确的把握交易方心里、礼貌的用语、具体的贸易活动等这些原则，在外贸活动中商务英语信函的基本特征包括两点：商务英语信函文体准确规范和语言简洁清晰。

(1)商务英语信函文体要准确规范。在进出口贸易活动中商务英语信函始终贯彻其中，涉及到了许多方面如：银行、海关、物流、法律等，许多都需要专业部门和专业的相关知识，所以在商务英语信函的书写文体上，就需要我们用专业的格式，规范书写。商务英语信函在内容上，需要礼貌用语、准确表达，要使用专业规范的语言，准备表达内容，不可以用含糊不清的语句；在用到may be数字之类的词时，一定要精准、精确，要熟悉了解贸易商务中的专业术语；要在书写上尊重商务贸易的对方，应用礼貌术语进行书写；要以贸易对方的需求为主，关注对方的观点和意见，让对方感觉到你的诚意和诚信，为贸易的扩展提供有力的机会，以达到双方期待的商务贸易。

(2)商务英语信函要语言简洁清晰。商务英语信函在语言上需要有完整的语言表达，不仅需要将贸易具体说明，也要语言简洁。商务英语信函在格式上要应用专业的格式完整表达，在内容上要具体，用词要准确。商务英语信函在书写内容上，要多应用专业语言，如涉及到了专业部门如：物流、海关、商检等都要应用其专业术语。在用词上要少用修饰词汇，要直接切入主题，避免寒暄客套这类的语句。商务英语信函语言使用上要用词规范、内容有序、简洁清晰的特点。

3 商务英语信函的写作特点

外贸活动中商务英语信函翻译要想准确，就需要我们了解商务英语信函的写作特点。商务英语信函不同于普通信函，如论是在表达上、格式上、语言上等都需要有专业的写作要求。要体现语言简洁清晰、文体要准确规范、表达上要大方得体。就需要商务英语信函的写作遵守五个C原则，就是要Correctness、Conciseness、Clarity、Concreteness、Courtesy ，也就是我们通常所说的正确、简洁、清楚、具体、礼貌这五项。商务英语信函在格式上是非常固定的，不过比普通的信函要正式和严肃。Heading就是信函结构的开头，也就是信函的信头，一般情况是发信人的地址和日期，现在为了简便，许多公司都直接把公司的地址、姓名、电话等重要信息印在信纸上，这样即方便也比较规范。要在信函上编写号码或日期，这样在以后的查询中比较方便快捷。Inside address是信封内的地址，需要写收信人的地址和姓名，要在信笺的左上方书写，其格式和信头相同，在写地址时候一并将收信人的姓名写上。Reason也就是信函的理由或主题，这时候就可以直接书写其信函的重点，就需要我们把握好几个原则：简明扼要的说明信函的重点、要准确的叙述、用尊重的词语、有清晰的语言、内容叙述一目了然、称呼要到位等。Complimentary close也就是结尾用语，通常是用来总结整个信函，也需要略加一些客套的词语，如希望来信函答复、咨询等，结尾语要与正文分开，需要另起一段。Complimentary close也就是我们通常说的结束语，这个与结尾语是不同的，是用来结束信函，要与开头的称呼相对应，要下隔一行，第一个字母要大写，在后面加上逗号，如Best Regards，、Yours Truly，。最后在从新起一行签上写信人的姓名和职位。通常要亲笔签名，这样可以表示信件很重要，需要本人亲自过目。如信函中有附件，需要在下角注明Encl。整个信函要书写规范、字迹清楚、格式布局要合理、语言规范礼貌、内容简明扼要等这些都是商务英语信函的写作特点。

4 商务英语信函翻译要准确传达原文信息

外贸活动中商务英语信函作为外贸商务关系的凭证，在某种意义上是具有法律效力，所以需要我们在翻译过程中，要深入透彻的理解原文，更好的把握其内容，准确的了解其内在的意思，清晰完整的将信函翻译，这样才能在外贸商务活动中发挥其重要的作用。这就需要我们在翻译时，仔细的了解其信函的具体细节，比如货物的价格、数量、到货日期等这样的专业用语，在翻译时一定要准确，不可以有任何疏忽大意。如：So if youshould reduce your price by，say，10%，we might come to terms。我们就可以翻译成：所以如果贵方肯降低10%的要价，我们可能达成交易。这样的翻译表达的并不清楚，如果我们翻译成：故请对方能够同意降低货物价格，比方说10%，这样我们或许能成交。这样就可以准确的表达原信函的真实意思，也可以将贸易顺利的进行。准确传达原文信息，就需要我们在翻译的时候正确使用规范的专业术语，要了解其在国际贸易中的惯例和约定，这些都是在长期贸易实践中产生的一些专业用语，在很多时候这些语句都以缩略语的形式出现，在翻译的过程中一定要保证这些缩略语规范使用，这样我们才能真正准确的将外贸活动中商务英语信函翻译过来，确保信函内容准确传达原文信息，为以后的商务活动奠定基础。

5 商务英语信函的翻译要求

外贸活动中商务英语信函翻译，就是要用简洁的语句来传达其信函的内容，不需要什么华丽的文字，而是要讲究实际的应用，这样就需要我们在翻译的过程中既要熟练掌握其相关的专业用语，也要尽可能的表达原有的意思，在外贸活动中商务英语信函翻译要求上需要遵循以下几点：

(1)专业准确的词汇。在外贸活动中商务英语信函翻译过程中，需要我们尽可能的使用专业术语来表达其信函的内容，尽量少的用修饰词语，要用简短清晰的文字来表述要翻译的内容，在整个翻译过程里不要添加其个人感情色彩在里面。在用汉语翻译时候，要英语和汉语相互对照，这样可以根据不同的语言差别进行合理的处理，如果在信函里英语出现了重复的语句，不需要全面重复翻译。如信函中solicit the preference of your order，可以翻译为恳求，而不是请求您的订单，your kind inquiry，应翻译为对您亲切的慰问。

(2)精炼明确的语句。在外贸活动中商务英语信函翻译过程中，都使用一般比较固定的语句，在信函开头和结尾处都有比较通用的模式。在商务英语信函的开头一般都是：Dearsirs,we have obains your name and address，这类的句子构成，在结尾一般都是：Yours faithfully/sincerely，后面加上个人签名，这样的模式。在整个信函的翻译过程里，需要我们用简短的语句来取代那些难以琢磨的词汇，尽量做到简洁明快如：though这个词就可以用despite来代替。需要整段句子进行翻译的时候，就要求我们正确理解其句子包含的内容，要前后语句相互连接，来推敲其内在的含义如：Thanks you’reyour mail.As for the copy of CE and SAA,I will fax them to youwith in these two days，如果为我们直接去翻译本句可以理解为用两天的时间传真材料，可仔细推敲可以发现，其中的实际含义是I’lladvise you the exact fax time once conf i rmation，这就需要我们在商务英语信函翻译过程中要随时注意，仔细理解其中的意思在进行翻译。在翻译的过程中要力求还原其信函真实性，要依据信函本身的内容来确定其要表达的真实想法和意思，就像We will in Guangdong to offer you 2000m3Lumber这样的语句，我们可以根据在商务英语信函的专业术语来翻译，offer可以理解为报盘，这里就不能理解为过去那种传统的文学含义了。像Your close cooperation in this trade will be highly appreciated这样的语句，close就要翻译成密切，而不是关闭的意思。可以这样说，在外贸活动中商务英语信函翻译过程中我们要遵循，利用合理的思路逻辑，来贯穿整个信函的内容，这样才能清晰准确的来表达其信函真实的意思。

随着全球一体化进程的加快，不同国家间的贸易日益增多，商务英语信函成为整个贸易中不可缺少的一部分。无论是在人际交流还是贸易交往的过程中，外贸商务英语信函都发挥着重要的作用。在国际贸易日趋广泛的今天，我们要与时俱进，提高我国外贸商务英语信函翻译水平，加强我国与国外的交际交流能力，让商务英语不仅促近各国的相互贸易，也成为增进国际交往的桥梁。

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