论高校图书馆的图书验收工作

广东 梁劲南

论高校图书馆的图书验收工作

广东 梁劲南

本文围绕高校图书馆图书验收工作的意义，阐述图书验收的基本流程及遇到的问题，并指出验收工作人员应具备的素质，最后提出改进图书馆图书验收工作的具体建议。

高校图书馆；图书验收；图书质量

随着大学专业的不断增设、招生规模的持续扩张以及高校评估的硬性要求，当前众多高校图书馆都在不断加强馆藏文献资源建设，由此各馆图书采购量也在持续增长，这同时也意味着对图书验收工作提出了更高的要求。纵使会面临任务重、时间短和人手紧张的局面，但验收工作毕竟是做好馆藏建设的关键，更影响到读者借阅需求的满意程度，所以各高校图书馆都在积极重视图书验收工作的开展和改进。

一、图书验收工作的意义

图书验收是指图书馆对到馆新书做出是否为本馆所订或所需作判断，并决定是收入还是退回，对决定收入的新书进行财产登记和列出清单的一个过程[1]。具体操作是指对采购到馆的新书进行书名、复本数、码洋、图书质量以及机读目录数据等一系列相关书籍信息的审校验收工作。在这过程中，因为图书验收工作的严谨与否会直接影响馆藏新书质量，而其开展的快慢也会影响到新书的上架流通时间，所以毫不夸张地说，验收工作是图书采编过程的一个重要环节，也是图书进入流通环节中一项承上启下的工作。

二、图书馆验收工作的基本流程

新书进入馆藏前要进行验收工作，这已成为众多图书馆的共识。而验收审校这项工作流程各馆都差异不大，主要包括了手工验收，图书加工和计算机验收这三个步骤。

（一）手工验收

手工验收，主要目的是要核对每包书籍实体和所配书单是否达到一致，并检查到馆新书的质量。其中首要步骤就是等采购图书到馆后，通过核对发货清单，检查数目是否备齐。在已确定不存在数量差错情况下，再进行拆包验书。

根据笔者一直以来在采编部工作的验收经验，拆包验收有助于及时发现并处理新到图书存在的各类问题。拆开包装后，首先应找到随包附带的配书单。通常配书单都比较详细列举了包括新图书的书名、ISBN、出版社、册数、单价以及码洋等一些信息，验收工作人员则通过逐一翻查所配图书，核对上述书单信息的准确性。如有差错，应及时在配书单注明相关情况，如实记录册数不符，复本数目不对以及码洋有差错等有关情况。除此之外，在核对配书单的过程中要注意一些不符合馆藏要求的书籍鱼目混珠，比如装订质量较差、字体过小的盗版书，或是书面出现污损、缺页错页的图书，也包括所附光盘破损的书籍，这些图书均不应列入馆藏，应一一挑选出来登记作为下一步的退书处理。

（二）图书加工

在拆包进行手工验收后，到馆图书应该有条理堆放，因为一般情况下每批次到馆图书数量都比较多，通过分类堆放既有利于腾出空间，也有利于展开下一步的图书粗加工工作。当然一般情况下，一些书商都把图书盖章、埋磁条、贴条码等粗加工业务外包。虽然粗加工环节技术含量不高，大多数人都能胜任，但是各图书馆对此环节都有各自比较具体的要求，如填埋磁条必须隐蔽不能外漏，贴条形码要加贴保护膜等。以本馆的编目加工细则为例，比如馆藏章要求盖三个，分别在图书切口居中位置，题名页底端1/3处水平居中位置（在条码上方），在第29页空白处，要求盖得清晰和端正。而书标，要求贴在距图书底面为2.5cm处，加贴保护膜等等。在验收时，一旦发现未能达到这些加工要求，要敦促书商及时做出改正，重新加工，务必保证新到馆图书达到整齐统一和美观效果。

（三）计算机验收

计算机验收，其原理就是利用图书馆自动化集成系统根据馆藏书目数据和到馆新书数据进行对比来检验，即查看到馆图书是否为重书，然后核对MARC字段数据和馆藏分配是否正确等过程。

一般情况下，大批量现采的新图书，因其数量多并且种类丰富，所以验收工作既要讲求效率也要务求细致认真，尽量避免错误发生。对于到馆的新书，虽然已通过图书采集器进行ISBN比对查重，但到馆后还应继续进行题名乃至著者名等检索途径的查重验收，以期更有效地防止重书过多的情况发生。具体到我馆的验收情况，主要是通过ILASII图书馆自动化管理系统采访管理模块下的验收管理操作来实现计算机验收功能的。其首选的检索途径一般是先按ISBN号进行检索，通过扫描器读取ISBN号，从而快速地查重到馆新书。遇到题名相类似的书籍，还应核查采集器数据，确保该种类图书为订购的书籍。如果是涉及丛书和多卷书之类，因其ISBN号相同，还需要通过著者、题名等更多途径进行检索，尽量减少馆藏相同图书的重复购买。这也是这个环节中需要重视的一个方面。

完成上述步骤后，下一步则要检查机读目录数据，即通称的MARK数据，其验收重点主要是确保重要字段数据的正确性，主要包括著录信息块和主题分析块，如著录书籍题名责任项的200字段，著录载体形态项的205字段，著录中图分类法的690字段等相关字段。如果发现某些字段信息有差错，应及时改正并存盘，避免出现因著录错误而影响流通的情况。在面对详尽的机读目录数据时，验收人员要想能迅速发现其中错误的字段，需要对图书编目业务有一定程度的了解，特别是对丛书和多卷书的处理，应根据本馆的编目细则进行恰当的著录。而对于题名，著者，单价，索取号等涉及书目查询和流通的字段信息，则必须一一认真检查，确保无差错，才能通过审校，移送馆藏数据库。

（四）归结验收情况

通过上述流程后，验收工作基本已告完成，可通过图书馆管理系统打印验收对账单，并认真与随书清单进行比对，若无差错可移交于财务结算。大多数情况下都会出现退书，要以验收后的对账单为准。此后，验收人员应对每次验收的情况做细致统计，撰写验收报告书，其内容应该包括到馆新书的册数、验收合格的总册数、退书册数、总码洋等详尽情况。此外还要详细记录归纳图书验收中遇到的问题，如图书破损、册数不符、数据加工不规范等情况，通过积极与书商沟通，了解原因所在，尽量减少类似情况的再发生。

三、图书验收工作人员的素质要求

验收人员的整体素质如何，直接影响到图书验收的质量、馆藏建设和为读者服务的质量[2]。同时，在图书验收工作过程中也会遇到各种各样的问题，而问题的解决有赖于验收人员及早发现和妥善处理的能力，这也对验收人员的素质提出一定的要求。

（一）要具备高尚的职业精神

图书验收工作是一项繁杂而辛苦的工作，而且一般都存在着人员少、任务重的情况。这种重复劳动容易使验收人员出现疲劳的工作状况，但往往一时的思想放松可能会导致某一环节出错，进而引发一系列的连续错误，最后影响到整体验收工作的质量和进度。因此，图书验收工作人员应有强烈的事业心、责任感，以及很强的组织纪律观念，能从图书馆整体利益出发，在容易出现问题的环节上把好关[3]。这也是图书馆工作人员高尚职业精神的要求。只有每一个验收人员能严格把好验收关，不遗漏任何错误，同时敢于质疑，坚决杜绝不合要求的图书进入馆藏，才能高质量地完成图书馆的验收工作，才能不负自身岗位职责的要求。

（二）要有过硬的业务水平

图书验收也是一项讲求图书情报专业素养的工作。毕竟，图书验收人员除了要核对书单明细以及检查一些盖馆藏章、夹磁条、贴条形码等手工操作的工作以外，还要熟练运用图书馆自动化管理系统进行准确验收及合理入藏。其中对查重工作也有较高要求，应该准确地录入ISBN或题名进行查重，对于一些以著者码排架的图书馆还要通过索取号进行反复查重，避免不同图书有相同索取号的情况出现。由上可知，如果没有较好的图书情报素养将不利于验收工作的开展。为保证图书验收工作的质量，验收人员应该要有过硬的业务水平，其中对图书分类法和分编模块的了解也是非常有必要的，例如检查机读目录数据时，对各字段信息的审校和修改是必不可少的，还有对本馆同题名不同版本图书的处理原则等也要做到了然于心。总之，验收人员具备过硬的业务素养，有助于在验收过程的几个重要环节把握好尺度，减少错误情况发生，从而达到事半功倍的效果。

四、改进图书验收工作的建议

（一）制订科学合理的验收规则

制订一套科学的验收规则是保证图书验收质量的关键所在。各高校图书馆应该立足本馆实际情况，科学地制定验收规则，最好能将验收规则列入图书馆采编工作制度建设中去。尽量将验收流程具体化，由拆包到图书粗加工到MARC数据加工到查重审校，每一步骤都应及时衔接，列出相应具体要求。其次，制定明确的岗位职责，确立验收的质量标准，使验收人员能够有章可循，有计划地统筹工作。最后，还应根据验收任务的轻重，及时调配图书管理员参与验收工作，虽然图书验收一般是采编部门工作，但充足的人员配置能减少高强度工作带来的疏漏，确保验收工作的按时按质完成。

（二）紧抓图书加工外包业务的质量控制

保证图书加工业务外包的质量也是验收工作顺利开展的切实保障。现在高校图书馆都实行将图书加工、套录机读目录数据等业务交给专门的图书加工机构来完成的管理模式，但因为很多加工人员并非图书情报类专业人才，而各个高校图书馆的编目加工细则要求不尽相同，所以在加工过程中会产生不少问题，包括粗加工环节中条形码和书标粘贴位置不符合馆藏要求，还有套录书目数据不完整乃至分类不对、馆藏分配出错等情况，所以对加工人员的培训和监督也是必不可少的。验收人员应提前将加工编目细则详尽向图书加工人员讲解，并亲自示范操作，在加工过程中也应不时抽查，及时发现错误，提出改正意见，降低重新加工图书的机率，只有这样才能既保证了加工外包业务的质量，也可以使验收工作开展得更有效率。

（三）注重提高验收工作人员的业务素质和专业能力

验收人员的业务素质和专业能力也将直接影响到图书验收工作的质量。验收工作是一项细致而严谨的工作，一个合格的图书验收员必须熟练地掌握和使用本馆的文献管理系统，利用计算机准确地处理和验收进馆的各个文种和各种载体文献，并且善于利用验收模块的优点，发现其不足，找出窍门，提高图书验收工作的质量和效率，以确保在计算机网络环境下顺利进行文献信息的处理工作[4]。当然，验收人员专业能力的提升一方面可以来自日常的工作锻炼，一方面也可以来自业余进修培训。验收人员不仅应通过自学、参加图书情报类的培训班学习等方式掌握图书加工编目专业知识，还可以积极参加各大图书公司的交流会，多渠道了解图书经销发行规律，懂得分辩图书质量的优劣，并能结合本院校专业结构学科重点和读者需求规律做好图书入藏和退书工作。总之，一个称职的验收人员要认识到验收工作的重要性，要不断丰富知识，要注重与图书馆同事的探讨交流，多总结经验，多探索验收工作新思路，才能又快又好地完成图书验收任务。

五、结束语

图书验收工作是新书经由加工到进入馆藏的一个必经环节，对高校图书馆的馆藏建设也有着重要的意义，高校图书馆必须积极重视图书的验收工作。同时，只有制订科学的验收规则，遵循合理详细的图书验收流程，加强对外包加工业务的质量控制，注重提高验收人员的业务素质，使其走上规范化和严格化的道路，才能使图书验收工作得到有效开展，才能使藏书质量得到根本保障，才能满足广大师生的信息需求，为高校的科研教学工作提供丰富而有价值的信息资源服务。

［1］徐美兰.中文图书验收的几点心得体会[J].内蒙古科技与经济,2007,(6):120～122.

［2］宋秀梅.浅谈高职院校图书馆的图书验收工作[J].科技情报开发与经济,2009,(27):62～64.

［3］刑利平.试论高校图书馆质量验收控制[J].农业科技与信息,2008,(2):58～59.

［4］吴恺凯.高校图书馆素质探讨[J].浙江高校图书情报工作,2006,(5):37～39.

［5］邝少敏.试论做好我馆图书验收工作应注意的若干问题[J].农业图书情报学刊,2007,(2):55～57.

It talks around the importance of book inspection in the college library,indicates the basic processes and the problems existing in the book inspection,and points out the quality of the inspection personnel,finally puts forward suggestions for improving book inspection of library.

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（作者单位：广东文艺职业学院）

（编辑 李艳华）