浅谈档案管理存在的问题及对策

黑龙江 褚立平

浅谈档案管理存在的问题及对策

黑龙江 褚立平

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。档案管理工作中存在着诸多问题，本文作者分析了这些问题并提出了相应的对策。

档案管理；问题；对策

现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。

一、档案管理工作中存在的问题

（一）对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

（三）档案室硬件环境设施不齐全

对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、档案管理工作的对策

（一）提高档案管理人员素质

要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

（二）健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（三）改进和完善档案功能

使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

（四）采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

（五）做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿点。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

（六）展立体、精设计，让档案展览丰富活跃起来

为确保档案展览的成功,还需要全面考虑档案展览的整体设计。在内容设计中，要做到照片、档案、实物三者相结合；在形式设计上，要充分利用声、光、电等多媒体手段，使观众既可以欣赏档案原件，又可以观看档案录像，还可以戴上耳机聆听历史录音，条件允许的话，还可以应用光电转换的大型场景复原技术；在布展设计上，尽量做到史料分类陈列的整齐美观，实物图片排列的错落有致，文字画面装饰的简洁优美，同时通过艺术处理使展览内容与展出环境实现和谐统一。

（七）加强档案的保管和保护工作

档案的保管和保护是档案馆的基础工作，是档案馆的生存之本。档案馆要制定档案保护计划，对馆藏档案要进行全面清点和整理，对珍贵档案要进行重点保护，要增加必要的档案保护设施和设备，提供可靠环境，如有必要可委托专业公司修复技术含量高的档案，确保修复质量。要加快档案数字化进程，以数字化档案代替档案原件提供利用，减少档案原件的使用次数，对需要进行展出的破损档案，一定要提前进行技术性修复。在运用档案原件布展时，一定要从展厅照明、湿度和辅助材料等方面考虑档案的安全和完整。

（作者单位：鹤岗卫生学校）

（编辑 李艳华）