报社发行管理成本控制的方法和对策

□ 曾庆华

（嘉兴日报报业传媒集团，浙江 嘉兴 314000）

报纸发行作为报社的主要对外载体，是报纸的生命线，其重要性愈来愈受业内人士的高度关注。报纸发行特别是自办发行要想在媒体竞争中促进报业经济的生存和发展，很关键的一点，就是科学地管理和控制报纸发行成本，创新报业发行理念，这是现阶段报业集团必需认真思考和探讨的实质性问题。

涉及过报社发行财务工作的人员都知道，自办发行的报社在管理上的难点是：订阅发票的规范使用和报款的及时收缴。在发行运营成本控制上的问题是：管理成本高、用人成本高、劳动风险高，特别是近几年发行用工成本增长速度加快，更加导致问题的突出。因此，根据国家有关法律法规和内部控制指导规范，结合本报社发行经营的实际情况，找到适合发行业务特点和管理要求的方法和对策，显得尤为重要。下面是嘉兴日报社财务发行人员在日常管理中，在发行管理和成本控制方面一些粗浅的方法和对策，作些交流与探讨。

重视发票和报款的管理，确保发行指标的完成

根据报社实际情况，在报纸大征订的实务工作中，订报款项是否及时足额存入报社银行账户，是报社对发行经营业绩考核的主要指标，也是报社核支发行经费、进行考核奖励的重要依据，更是财务部门关注的重点。为确保在规定时间内所有订报均收款，开出发票报款没有流失，报社财务部门对发行发票领用到报款到位要有全面的考核方法和对策。

严格的发票领用缴销制度。发票领用实行交旧换新制度，严格控制空白发票领用数量，并在大征订开始前对各站财务和统计人员在规范操作方面做好培训指导工作，要求预防工作从小细节上做起。年度收订结束后对所有发票审核后收回，破订所需发票重新领用，一次只印刷一年的使用量，发现问题及时解决。每年由财务部组织专业人员在下一年大征订启动前，对各发行站开出的发票进行审核，保证开出报款与到位报款的一致性和开具发票的规范性。

连带处罚杜绝发票违规。报纸订阅发票的管理一直是报社发行和财务管理的一大难点，一旦出现丢失、被盗、拆本和不规范操作现象，不仅有损报社形象造成损失，而且降低税务部门对报社的信任度，特别在近几年在电脑票取代手工开票的敏感期，对仅存的具名订报手工发票更要规范操作。嘉兴日报社除严格的规定外，2009年开始发票遗失不问原因，一律每本加倍扣罚10000元，并在兑现发行考核奖励时直接扣除。但考虑此处罚对于大多数发行员是笔不可能的支出，而发票规范更需要层层把关，所以处罚比例是：发行部领导40%，站领导或直接管理责任人50%，基层发行员10%。如是协作单位遗失的在协作费用中扣除。此连带处罚实行三年来，嘉兴日报社基本上已杜绝订报发票丢失、拆本等不规范问题。

把激励机制和约束机制引入报款考核。报款专户管理，报款收入账户在各发行站当地只收不付，报款只能通过报社财务部的指令划入报社的账户，这是浙江省各家地市报都在实行的保全措施。但只有把激励机制和约束机制运用到报款及时到位、足额收缴的考核中，才能保证报款考核的顺利实行。嘉兴日报社在发行目标任务责任书中明确规定报款到位时间与发行人员奖励挂钩。报款必须严格执行预订预收制度，上一年的12月31日前本年报款回收不得低于考核报款的90%，应收报款余额于报纸当年的3月31日前足额收讫。如期完成，分二次按同等比例兑现包含在发行费率内的2%奖励，缺额部分作扣罚处理不予追补。开出发票报款和到位报款与发行经费划拨挂钩，其缺额部分查明原因后在发行经费中扣除。在年底根据发行部门的月统计订报数、发行数结算报款，据核实报款列支发行经费，费率一经确定不允突破，因突发事件产生大额费用经党委同意分期进入发行成本。

发行经费合理使用，创收经营准确定位

由于报纸自办发行起步晚，对投递员工资政策、奖励政策、促销政策等大项费用上，多数报社依据历史经验缺乏全面系统的发行成本管理方法。近年发行成本费用的不断攀升，特别是为稳定发行队伍增加的投递成本，为扩大发行增加的征订成本，成为急需破解的难题。但报业集团所给予的发行费率又须控制在一定水平，如何在控制发行成本的同时保证报纸的发行质量，嘉兴日报社采用的政策是：发行费率确定前慎重测算，确定后不轻易突破；合理的奖励政策和市场份额，鼓励创收弥补发行经费。发行公司采取的对策是：发行经费控制使用，发行资源充分利用，创利模式灵活多样。

加强成本预算管理，发行经费计划使用。管理和控制发行经费，是当代发行人必须面对的重要课题，将每一项发行费用的组成和使用范围具体化，使每一个环节，每个月的可使用经费都有额可限，是控制发行成本的有效方法。把每年、每月可使用的发行经费有计划的量化预算，是一种重要的管理工具。发行成本预算主要依据报业集团发行政策实施的发行费用预算，使有限的发行经费用得其所，用得合理。报社财务以预算管理作为发行经费事前控制的抓手，年初通过编制“发行经费月标准使用额”，给各发行站负责人予以预警，超过月定额10%当月暂停报销。预算的目的是促进发行人员面向未来，促进发展，有助于增强预见性，避免盲目性，寻找挖掘潜力、降本增效的途径。

建立内部控制制度，发行经费量入而出。根据报纸经营业务的特点，制定各项费用的控制方法。对阶段性较强，漏洞较多的开支项目，要有针对性地控制措施。例如：各发行站站长和工作人员交通费和通讯费分段实行考核，大征订期与平时月份各有使用标准，超额自负。强调开支项目明确性，是利用有限资金保证发行任务顺利完成的重要手段，例如：征订发行经费与日常发行经费划分明确，在日常发行经费的管理上，要分清开支项目的界线，防止无关费用挤兑发行人员开支，确保发行人员待遇以保证报纸的发行质量。这是发行财务管理中的关键步骤，如措施落实不到位，就很难发挥作用。因此，还必须对制度的执行情况定期进行考核，杜绝超额超支现象，按照“严守定额、实用实支”的原则进行管理。对缺乏统一模式的基层发行站，本社规定管理人员原则上不超过3名(包括发行站站长)，其他工作（人事、统计、财务等后勤）由相关部门兼做，这样既能控制成本又能把握方向。

准确定位创收模式，经营机制灵活多样。每个行业都有自己的运营特点，既有优势也存在不足，发行公司只有遵循市场发展的规律，充分利用报社的发行资源，规范使用报社给予的政策和市场份额，才能使发行经营由报社的耗利部门逐步向创利部门转型。2007年，嘉兴日报社成立国有全资发行公司，在保证主体业务正常运转的情况下，大力的拓展副业弥补发行经费的不足，提高发行员的待遇。把发行员聘用关系从报社转入发行公司，从而大大减轻了报社在发行用人上的成本和劳动风险。在发行公司设立财务机构，将创收核算业务下放一级，让他们安心发行创收业务的拓展，报社通过设置发行财务总监进行全过程监控，从而达到管而不死、活而不乱，细而不繁的财务管理氛围。公司设立了一个专门拓展创收业务的品牌部门，除了传统的外报刊投递、夹报广告业务外，努力开拓大型商场商品宣传投递、电子阅报栏广告业务，使三年来的创收产值每年以25%-32%的幅度快速增长，更为今年投递员大幅度增资，改善福利待遇提供了保障。

提高发行人员待遇，重视投递员队伍的稳定

当前，报社发行正处于外部社会环境调整和内部人员动荡的转型期。就外部环境而言，劳动用工成本快速攀升；就内部环境而言，发行人员知识结构偏低、年龄结构老化，而待遇意识增强。可以说，发行管理人员从来没有像今天这样肩负越来越多的使命，也从来没有像今天这样面临越来越复杂的变化环境。从现实情况看，本省每年最低工资的一次次提高，使处在最低收入边缘的发行人员的维权意识增强，要留住发行人才，稳定发行队伍，提高发行人员待遇是报社发行工作的当务之急。

重视发行投递队伍的稳定，保证收入稳步增长。发行员从事报纸发行工作，归根结底还是为获得与其付出劳动基本对等的报酬，待遇太低就吸引不来业务能力强的发行员，也就保证不了发行队伍的相对稳定。面对发行人员待遇低的现状，嘉兴日报社财务与发行相关人员积极探索可行的薪酬改革方案，建立相应的奖励制度，根据发行员的投送范围、投送份数、完成征订任务情况以及新增订户数量等方面的业绩，给予相应的奖励和补贴。俗话说，“手上没米，叫鸡也不灵”，影响投递队伍稳定的问题要加以解决，中心问题还是待遇留人。为了保证发行人员的收入每年稳步增长，嘉兴日报社在发行目标任务责任书上就明确规定，各发行站用于一线工作人员的工资、奖金、福利(含各种养老及社会保险)支出不得低于投递费用的85%，并作为考核发行责任人的主要指标之一。有了资金的保障，有了好的制度，对于敬业精神佳的发行员，才能有明确的奖励机制；对于发行投递工作年限长的发行员，才能实行社龄补贴制。

改善发行人员福利待遇，解决其后顾之忧。嘉兴日报社2002年就开始关注基层发行员养老等福利待遇，到2006年已为符合条件的所有发行员办理了劳动法规定的养老保险及人身意外伤害保险，2009年-2010年又为发行员办理了医疗保险，2010年对在报社工作10年以上的发行员退休后医保金的交纳也作出了相应的承诺。此举为发行员起到了老有所养，病有所医的保障作用，在一定程度上解决了他们的后顾之忧。为改善发行员工作条件，报社还为一线投递人员配备了电动车、雨衣及工作装，每年给予一定金额的电瓶补贴，尽可能提高发行人员福利待遇。

发行在报业三大传统经营主体中，在管理体制、经济基础上相对薄弱，在人才配置上相对匮乏是不争的事实。报社发行在新形势下只能加强，不能削弱；只能做大不能做小，只有通过控制发行过程的成本费用，充分利用现有的发行资源拓展创利业务，才能为报社争取更大的盈利空间，报纸发行领域才能成为报业经营下一个新的战略经济增长点。