论信息化管理对精细化管理的助推作用

◎ 中航工业北京航空材料研究院信息中心 郑诗建

一、概述

对于现代企业而言，精细化发展模式已经成为了所有企业改革转型的目标。企业的精细化管理要求企业在专业化的基础上还应该注重企业的系统化、数据化和信息化。当前是一个信息化的时代，企业的精细化管理要求企业必须信息化，信息化程度较低的企业是无法做到精细化管理的。

在企业的精细化发展过程中，提升企业的信息化水平，有助于提升企业的沟通能力和企业的反应速度。比如说，当企业在生产经营过程中出现了一个亟须解决的问题，此时如果企业信息化水平太低，那么不论是上情下达还是下情上达都会浪费掉很多时间，解决问题的时机可能被延误，给企业带来的整体损失可能会成倍地放大。对于任何一个企业而言，企业信息化的速度过慢，毫无疑问会降低企业的发展速度，只有企业的信息化达到一定的水平，企业的发展才能够快速而又稳健。

所以，企业要实现精细化管理的目标，就必须增强企业的信息化水平，让企业的精细化管理水平在良好的沟通和快速的反应中得到大幅度的提升。

二、信息化与精细化管理的关系

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。

信息化管理是以信息化带动工业化，实现企业管理现代化的过程，它是将现代信息技术与先进的管理理念相融合，转变企业生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，重新整合企业内外部资源，提高企业效率和效益,增强企业竞争力的过程。

精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，其以“精、准、细、严”为基本原则，通过提升改造员工素质，加强企业内部控制，强化链接协作管理，从而从整体上提升企业整体效益。

精细化不能单从字面来理解，其包含了以下四个方面特征：

精：精是做精，精益求精，追求最好，不仅把产品做精，也把服务和管理工作做到极致，挑战极限。

准：准是准确的信息与决策，准确的数据与计量,准确的时间衔接和正确的工作方法。

细：工作细化、管理细化，特别是执行细化。

严：严是严格控制偏差，严格执行标准和制度。

随着改革开放三十多年的不断深入，对企业的管理要求也越来越高，企业在发展初期会采用粗犷式管理方式，因为粗犷式的管理方式容易带动企业进步，它抓大放小。可这种管理方式与精细化管理方式是相违背的。精细化管理只有在企业运行到一定时候，才能节约企业成本。当开源和节流不再矛盾的时候，企业才能做精细化管理。运用精细化管理，企业必然要付出更多的人力成本和流程上的成本，可能就会效率降低。随着影响成本因素的变化，企业追求信息化更趋于理智，就是要寻找先进的管理实践和信息化技术，来降低成本，提高响应客户的速度。一些先进的管理理念如精益生产，六西格玛，优化流程等，其目的就是帮助客户实现低成本、高质量等目标。那么，对于信息化这个被证明能提升管理的技术，也必须支持业已证明的管理实践。这个时候实施信息化能够弥补精细化管理带来的效率降低的问题。

信息化为整个企业的管理提供了一个平台。信息化可以挖掘使管理提升精细化的潜能，并能够巩固和监控先进管理实践的结果，如果信息化被融于先进的管理思想和实践，那么信息化就能更好的服务客户，给客户带来更大的价值。

精细化和信息化的关系，我认为两者是相辅相成的关系，精细化是信息化的目标，信息化是精细化的手段。信息化是对精细化的加强和巩固，是把相对成熟、合理、准确的管理思想进行固化并强制执行。其目的是提高管理水平，提升竞争力。

精细化管理方法就是：

复杂的事情→简单化

简单的事情→流程化

流程的事情→定量化

定量的事情→信息化

要实现精细化管理，最终的落脚点还是在信息化。

三、信息化助推我院的精细化管理

为推进我院管理信息化技术的应用与发展，传播先进的管理模式和管理方法，有效推进信息化管理信息系统的普及与深化应用，实现企业财务、物流、生产制造和业务流程的一体化和精细化管理，管理信息化是一条非走不可的道路。

信息化管理是我院为了达到经营目标，以适量投入获取最佳效益，借助一些重要的工具和手段而有效利用人力、物力和财力等资源的过程。信息化是手段，业务流程的优化或重组是核心，增强我院的核心竞争力、实现我院价值的最大化是最终目的。

信息化管理不是简单地用IT工具来实现已经陈旧的管理逻辑，而是通过信息化带动我院管理的创新，站在我院战略发展的高度，重新审视过去积淀的院文化、理念、管理制度、组织结构，将信息技术融入到新的管理模式和方法中。

运用信息技术对企业的商流、物流、资金流和信息流进行有效控制和管理，逐步实现商流、物流、资金流和信息流的同步发展，通过四流系统将原来管理金字塔体系打破，实现扁平化的流水线管理方式，通过这个主线条衔接并重建每个员工、每道工序、每个部门的数字化基础，并达到规范化、标准化的要求，院领导和管理人员可随时调用生产、采购、财务等部门所有数据，既实现资源共享，又实现实时监控，同时做到精、准、细、严。这样，在新的管理思想基础上建立起来的新的数字化管理才能成为我院走向网络化、信息化的坚实基础。

对于流程优化，我们现在在实施科研生产管理系统时，已经有一些比较好的模式，这些先进的模式与业务管理相结合，然后再去实施，达到一定的管理目标。但业务有时候可能是变化的，一方面要调整系统，对管理软件的灵活性要求越来越高；另一方面对管理软件的开发性和支撑业务，在上面去搭建自己的业务流程，这充分体现了“精”的作用。若流程经过优化，加上信息化的放大作用，把流程固化在科研生产管理系统中实施，PDM系统可帮助实现对文件资料从编制到分发应用的全过程的有效控制，减少人为操作，降低工作量，减少出错率。MES系统通过对WBS双向同步，可针对个人制定二级计划，实现项目的精细化管理。

利用支付控制系统的上线，用信息化的手段使报销流程和审批流程规范化和简单化，再辅以严格完善的规章制度，使财务管理更加高效，这体现了信息化的“细”和“严”。支付控制系统具有统一标准数据规范流程，利用信息化手段做到数据共享，各级别、各部门的不同人员，通过授权管理，可以方便地查询到与本人工作相关的财务信息，提高管理效率。支付控制系统与资金计划、合同管理、预算管理和帐务系统的结合，使支付结算能够在事前进行控制，同时为各管理者提供更加详细的财务信息。支付控制系统的上线，加强资金监控，保障资金使用的安全、高效。通过将财务管理精细化、事项具体化，最大限度地挖掘财务活动的内在价值，也是实现财务精细化管理目标的一个基础。

从精细化管理角度看，我院就像一台精确运转的机器，每一名员工就是组成机器的一个零件，确保合适的零件在合适的位置发挥应有作用，关键就在于人力资源管理的精细化。而人力资源管理要做到精细化必然少不了信息化的辅助支持。原因在于，精细化管理的成功，依赖于大量、准确、及时的数据，而这正是信息化所能带来的。

事实上，我院人力资源信息管理系统的建立和灵活运用，将人力资源管理系统化、程序化、标准化、数据化，使得人力资源管理各分支精确、高效、协同的持续运行，让简单重复的工作交给系统干，能让系统自动完成的工作最好不要手工干，解决了事务性工作花费大量精力、占用了部门大量人员的问题。另外，各专责能更好的共享利用各自管理的人员信息，避免重复工作和可能带来的数据不一致问题，使各种报表和统计信息能全面准确地反映出我院目前人力资源的现状，为领导决策提供支持，节省了大量的人工成本，为全院精细化管理创造更有价值的东西。

物资管理系统的建设对我院的物流精细化管理起到了重要作用，在建设《航材院新物资管理系统》之前，我院物资供应中心有一个库房管理软件、一个采购管理软件、一个通用物资采购软件。这三个软件功能较简单，尤其是这三个软件之间彼此毫无关联，三个软件的数据之间没有任何联系，其结果就是在物资供应中心内部形成了三个典型的信息孤岛，每当采购计划生成以后，其执行情况无法跟踪监控，一旦某个采购计划出现了问题，为了查找出现问题的原因往往要花费大量的人力和时间。建设《航材院新物资管理系统》之后，将采购、库房以及通用物资采购这三部分业务的相关信息全部由一个统一的软件系统来进行管理，不仅消除了物资供应中心内部的信息孤岛，而且还打通了与财务入库报销业务与出库核销业务的关联，使我院物资管理的精细化水平得到很大的提高，尤其是设计了一张贯穿物资采购全过程的跟踪查询大报表，使每一个采购计划的后续执行情况在系统中一目了然，推进了物资需求申报、采购计划编制、到货验收入库、出库财务结算等全流程精细化管理，实现了向管理要效益的目标，这体现了信息化“准”的作用。该系统自2010年9月初正式上线以来，一直运行平稳，并在物资管理工作中发挥着核心作用。以往每年底物资与财务对帐需要近一周时间，而且还需多人进行加班，自从物资管理系统上线运行后，2010年和2011年连续两年年底物资与财务对帐仅需一天时间，既准确又快捷。

《航材院新物资管理系统》在对整个采购过程、仓储业务以及财务业务的管理过程中强调对资金流和信息流的控制，同时通过物资供应中心员工和财务部员工的工作和业务流程，促进了资金、物料的流动和价值的增值，对物资采购及财务结算全过程实现了实时监控，提高了物资供应中心原材料采购工作对全院科研生产原材料采购需求的响应速度，适应了企业在知识经济时代市场竞争的需要。

目前，我院的信息化系统还处于建设阶段，各个系统之间还未完成集成，信息化的作用还不能充分体现，信息化系统集成之时便是我们精细化管理全面提升之日。

四、结束语

企业的信息化并不能一蹴而就，而是渐次渐高的。企业内外部环境是一个动态的系统，企业管理的信息化系统软件也要与之相适应，管理信息系统的选型、采购、实施、应用是一个循环的动态过程。这一动态过程是与企业的战略目标和业务流程紧密联系在一起的。

企业信息化管理的精髓是信息集成，其核心要素是数据平台的建设和数据的深度挖掘，通过信息管理系统把企业的设计、采购、生产、制造、财务、营销、经营、管理等各个环节集成起来，共享信息和资源，有效地支撑企业的决策系统，达到降低库存、提高生产效能和质量、快速应变的目的，提升管理软实力，真正做到管理“精”、“准”、“细”、“严”，增强企业的市场竞争力。