关于会计电算化档案管理的思考

吴斐

(郑州市市政工程管理处档案室，河南郑州450007)

传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。但随着会计电算化工作的开展，产生了大量的电子会计文件，这为档案管理工作增加了新的内容，档案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟进。会计电算化档案，是指存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。根据本单位工作实践，针对如何做好会计电算化档案管理工作，谈谈个人的看法。

一、会计电算化档案管理的现状

1．电子档案和纸质档案并存。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据，还有电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时，传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案，其保存手段、保管条件不同，为管理工作带来了难度。

2．管理工作依赖于计算机系统环境。会计电算化档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质，因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比，电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强，人们可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息，而会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。

3．会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

会计电算化档案因其信息的数字化，大大提高了会计档案的利用效率，便于会计档案信息的资源共享;但会计电算化档案具有易破坏，难留痕迹的特点，加大了会计档案被篡改、破坏的风险。

二、会计电算化档案管理存在的问题

1．会计电算化档案管理认识滞后。会计电算化档案需在一定的系统内才可实现，因此目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。一是备份打印输出不及时。一些单位过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份或及时打印，一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。二是硬件设施未跟上。由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁性介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念尚未达到充分认识电算化的意义及重要性。有些单位电算化仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，还未认识建立完整的会计信息系统对企业的重要性，致使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够，更不用说建立企业内部局域网，注册自己的网站，不能利用信息技术优势提高企业的运作效率。不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。

2．会计电算化档案管理缺乏专门人员。会计电算化档案管理工作要求相关人员既要懂会计专业知识，又要懂档案业务知识和计算机知识。目前许多单位对档案管理不够重视，有的单位甚至让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时则应付了事，档案意识滞后。个别单位的档案室多采用打开柜门，让财务部门的工作人员自己查阅会计档案，有的甚至未办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足单位对会计档案的信息需求。众所周知，电算化下的档案管理涉及软件、系统安全、维护等一系列专业问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统。从一定层面上而言，会计人员仅学会了计算机操作，管理与维护还是非常陌生的，由此导致的损失往往非同小可。一些会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很缺乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作的重任。一旦出错，就会将自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。

3．会计电算化档案管理的制度不完善。准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。但在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。如果被修改，就很难辨别出经济业务的原貌，会计信息的真实性就难以保证。再者，电算化条件下，会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、篡改、复制、销毁等，因而防潮、防盗、防尘、防火、防篡改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了会计电算化档案管理的重要内容。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，一些单位会计电算化档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且只是将原来用手工记录的账簿、报表改成了用计算机打印出来的账簿、报表，强调了会计业务工作而忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员的岗位责任制中。

三、改善会计电算化档案管理的建议

1．提高会计电算化档案管理的认识。各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案管理制度的出台，都离不开单位领导的积极支持。主管领导要高度重视会计档案工作，实行一把手负责制，明确专人负责会计档案的收集、整理、归档、查阅等日常会计档案工作，牢固树立良好的会计档案意识。增强法纪观念，做到有法必依，执法必严，违法必究，从而使会计违规违法行为无立足之地。同时，将会计电算化档案管理工作纳入单位整体工作的范围加以考虑和安排，加大经费投入，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。

2．提升会计电算化档案管理人员的素质。会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，因而对会计电算化档案人员的管理比一般的档案人员管理要求高，除了要求具备传统的会计档案管理专业知识外，还要求具备电算化基础知识、计算机软硬件基础知识、网络工程和信息系统知识等。要通过对档案人员进行多途径、多形式的培训教育，使会计电算化档案管理人员成为具备会计学、计算机科学、档案学、管理学等多门学科知识，具备良好的道德品质和潜在的创新意识与能力的复合型人才。要提高档案管理人员的实际工作能力及责任心，使之能够按照管理标准进行科学的分类、整理、编目、立卷，还要具备时代意识，包括信息意识、市场意识、现代化意识、法纪意识。一个高素质的财务档案人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。

3．完善会计电算化档案管理的制度。会计电算化档案的管理是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。因此，在电算档案管理制度中，对会计电算化档案的归档、保管、借阅、备份等都有相应的管理制度。实施电算化后应加强对会计电算化档案的管理。基本方法如下:一是建立会计电算化档案的立卷归档制度。首先应确定归档范围。会计电算化档案主要包括本单位的各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同，以及原程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案予以保管。会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求及时打印输出有关账簿、报表。二是建立会计电算化档案的保管制度。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。会计相关职能部门应紧密配合，确认合法的会计档案内容，根据国家档案局的标准做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘等建立会计电算化档案保管制度。一般情况下，单位每一至两年应对会计档案进行一次大的清理，发现纸质档案有损坏要进行修补，而对磁性介质档案每年应进行一次复制，以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后，将会计信息记录在一次性刻写光盘上。这样不仅光盘有效保存期限长(超过15年)，完全能够满足一般会计账薄保管的需要，而且一次刻录后，光盘不能重复擦写，可以有效防止数据被非法修改或病毒破坏。三是建立严格的借用手续制度。要建立严格的会计电算化档案借阅手续制度和使用权限制度，电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出档案室，每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务部门负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务部门负责人同意后，由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。必须在确保会计档案的安全性和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。四是建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意对硬盘上的会计档案有相应的安全保密措施;要有用户识别控制管理;要有加密的机内操作日志管理、监督操作系统;要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享;涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。五是建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁时，由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字。对于保管期满但涉及债权债务未了的、在建工程的、涉外业务的会计档案，均不得销毁。六是建立会计电算化档案移交制度。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

会计电算化档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是会计电算化档案的基础，那么会计电算化档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向。良好的会计档案管理是保证会计数据安全完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用，更好地为决策服务的保证。为此，要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好会计电算化档案管理这一基础性工作。