新形势下型号产品档案归档管理模式研究

◎北京航天长征科技信息研究所 徐文

航天型号产品档案作为历史记录的原始载体，见证了我国航天事业从无到有、从弱到强的变迁，承载着航天事业发展的全部信息资源，是航天档案的主体，更是我国航天科技工业对外公开科技交流的主要媒介。

在当前高密度发射、多型号并举、研制周期短的形势下，型号研制呈现出多方案与多状态并存、研制与设计并行、批产与定型同时、状态与批次多样的特点，而型号产品档案的归档工作却无法跟上这一巨大变化，造成归档工作的实施落后于型号状态的改变，归档时机难以把握等问题。如何解决这一矛盾是航天档案管理部门需要思考和研究的重点。

一、特点与现状

1．特点

型号产品档案是指型号项目从立题开始到成果应用推广的过程中所形成并保存的文件材料。其归档工作是文件工作和档案工作的连接点、结合部，是档案管理的基础工作。做好档案的归档是为了给后续型号的研制提供借鉴，保持成熟技术的传承性，积累研究成果。航天型号产品档案具有以下几个方面的特点：

专业性强。型号研制是有着固定程序的系统工程，涉及机械、力学、材料、仿真、控制、环境与可靠性、电子、通信、机电一体化等学科以及设计、生产、研发等环节，每一学科或环节都有其专业上的规范和深度。因此，航天型号产品档案也具有较强的专业性。

成套性强。成套性是型号产品档案的主要特点。每个型号从研发到定型或批产，时间上的延续性和内容上的承接性是鉴定其档案完整齐全的重要特征。一套完整的型号产品档案包括管理性文件、技术性文件、非纸质载体文件等。

现实使用性强。型号产品档案承载了型号在研制过程中所形成的大量真实的方案、数据及图形信息，在型号的研制、生产、管理活动以及改进、技术成果应用等过程中都发挥着巨大作用。

形成周期长、涉及部门多。每个型号从论证研发到设计生产都要经过计划、立项、设计、生产、验收、发射等环节，涉及众多部门，往往需要几年甚至更长的时间，所以其档案归档工作具有点多、面广、难度大、周期长的特点。

2．现状

目前，航天型号产品的档案管理工作在中国航天科技集团公司的重视和支持下，按照《档案法》的基本要求，实行统一领导、分级管理的模式，已形成了一套以航天科技集团档案馆为核心，各研究院档案部门为主体，各研究所（厂）资料档案室为基础的档案工作体系。

统一领导、分级管理。由航天科技集团档案行政管理部门主管航天系统的档案工作，各院级档案管理部门对本院的档案工作进行统筹规划、统一制度、组织协调、监督和指导，院属各单位档案管理部门主管本单位的档案收集工作。在这种模式下，型号产品档案被分别保存在各单位的资料室，以方便设计人员随时使用。

机构众多、布局分散。现航天系统机构众多，布局分散，档案管理工作范围较大，导致档案的收集与归档存在一定难度。各单位资料室是集中管理本单位档案的机构，负责档案的收集、整理、保管和提供利用等工作，但由于不同单位的管理流程不同，加之各单位之间交流甚少，导致在分管范围内的档案相对独立，档案工作呈现“孤岛”现象，资源不能共享。

定向收集、定期移交。根据《档案法》第十一条“机关、团体、企事业单位和其它组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”的规定，档案管理部门应在型号研制完成某一阶段后向各单位征集相关档案资料。

重保管、轻利用。档案信息的服务方式主要有档案外借、制发档案复制本、提供咨询、印发档案目录、展览与陈列等。从档案服务的角度看，型号产品档案管理工作长期以来形成了“重保管、轻利用”的传统。

二、存在的主要问题

中国运载火箭技术研究院自建院以来便形成了一套完整的档案管理体系，并按照档案的属性进行管理。但从当前档案管理工作面临的新形势、新要求来看，现行的管理模式主要存在着以下几个方面的问题：

一是型号产品档案的归档工作还未真正纳入型号研制生产计划。型号产品档案管理工作要求纳入型号管理的各个环节，但归档工作难以同步，还不能真正纳入型号研制的程序之中。

二是归档时机难以把握，已归档文件的技术状态与要求的技术状态不完全吻合。自“十一五”规划实施以来，型号研制工作的周期不断缩短，如果仍按原来的标准要求在发射后3～4 个月内进行档案归档，那么型号产品的设计文件内容早已更改，且变更的内容不能完全反映到归档文件中。另外，缺乏对技术通知单和更改单的系统管理，导致归档工作的实施往往落后于状态的改变。

三是型号产品档案归档的质量难以控制，有些过于简单，不能反映真实的技术水平。完整、准确、系统是评价档案质量的标准。随着计算机系统的应用普及，文件的载体已不再是单一的纸质载体。档案的管理虽然在逐步实现计算机系统下的目录和全文管理，但由于档案部门信息技术环境落后，与技术部门的信息交流渠道尚未畅通，信息的安全性、可靠性、完整性问题还未很好解决。另外，技术人员的归档意识淡薄，归档文件的质量难以保证，档案管理部门无法对各种载体档案的收集是否齐全完整、内容是否真实有效、归档是否及时加以把握，以及对各部门的归档质量等问题进行全面系统的综合评价。

四是归档模式不适应当前形势发展的需要。从航天事业建立初期，型号产品的档案工作就是以档案的收集、整理和提供利用为重点，直至今日档案归档工作的管理方式仍是一次性收集并归档的传统模式。显然，这种模式已不适应当前的发展要求，很难实现提高型号产品档案质量的要求。

五是尚无对电子文件的归档管理办法。电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件如何归档，归档范围如何界定，对文件的内容如何鉴定，保管期限如何划分，电子文件的安全如何保证等都是今后档案归档工作需要面对的问题。随着新技术的不断引进以及计算机、网络技术的发展，型号产品档案也越来越多地由电子文件承载，但目前对不同载体的档案依然混同于纸质载体一同保管，缺少专门针对不同载体档案的管理标准体系。

三、建议

1．明确职责与分工

型号产品档案的归档工作涉及面广，归档文件包括型号研制的各类文件，涉及计划部门、型号研制队伍、档案管理部门等。档案归档工作的有序、高效进行还需要各部门的各司其职、各尽其责。

计划部门要负责将归档项目纳入年度计划，制定型号归档计划并负责考核。型号管理部门要负责确定归档状态及时间，把握归档时机，并对档案的完整性负责。设计部门要负责制定具体的归档项目，确定归档型号的技术状态，对所有技术文件进行鉴定，保存有价值的文件，以确保档案与型号技术状态的一致，并对归档文件的完整性、准确性负责。档案管理部门要负责制定归档文件的质量要求，并对型号产品档案进行系统整理，保持档案间的有机联系，便于利用。

2．理顺工作的流程

型号产品档案的归档工作是一项系统性较强的工作，单靠档案部门独自操作困难较大，应把档案归档作为型号研制工作的一部分，并进行有效的组织管理。在归档工作前期，型号“两总”系统要负责确定归档的状态和时间；在归档工作中期，计划部门要负责制定归档计划，设计部门要负责制定归档项目；在归档工作后期，计划部门要负责对归档工作进行考核，设计部门要负责对归档文件进行鉴定，档案管理部门要负责对归档文件进行整理，作归档工作总结，并由“两总”系统负责组织评审验收。

3．档案归档工作的组织与实施

随着型号产品管理要求的不断细化与深入，技术文件发生更改不可避免，即使是已定型或批产的型号，其技术文件发生更改的情况也十分普遍。对于即将归档或定型批产的型号产品档案应如何管理，目前的管理标准和规章制度都没有作出明确规定，对于批产型号产品档案的管理更是空白。在此前提下，档案归档工作的组织包括以下几个方面的内容：

认定归档阶段。由于型号研制是按阶段和批次进行的，在有些重要的研制阶段形成的文件资料需要保存，所以确定归档阶段非常重要。归档阶段的划分一定要尊重研制工作的流程，档案人员与型号研制人员应相互沟通，了解研制情况，掌握文件管理状态，及时交换信息。确定科学、实际、有效的归档阶段是做好档案归档工作的第一步。

确定归档范围。明确归档范围是保证档案完整性和质量的关键。型号产品档案的归档范围应根据不同的级别要求确定，航天科技集团的档案归档范围为系统级，研究院级的档案归档范围为箭（弹）级，研制单位的档案归档范围为分系统级。

明确归档时间。正确划定归档时间是档案完整、准确和安全的保证。归档时间一般分为按项目结束时间、按研制阶段、按子项结束时间、按年度、随时等几种，合理的归档时间有助于归档工作的顺利完成。型号产品档案一般是按状态归档，所以对归档时间的掌握尤为重要。

在上述三方面确定后，组成归档工作领导小组，明确负责人及成员。在档案归档工作过程中要形成例会制度，对工作中存在的问题应及时协调解决，对关键节点进行检查，以保证归档工作的质量。

型号产品档案的归档工作是型号研制工作的一部分，其归档工作不完成，整个型号的研制工作就不能算完成。要坚持执行档案集中统一管理制度，对型号产品档案进行统一保存。实行统一规范化管理，建立一种正常的知识财富应用秩序，加强保护知识产权的意识。统一制定电子文件归档管理工作规定，制定档案信息利用授权（限权）规定，借助计算机信息管理网开通电子文件归档专递网线，选择电子文件信息汇集点，由信息管理部门负责归档，并建立“双轨制”归档制度，以保证型号产品档案的安全。◄