谈对高校档案利用服务能力提升的对策

李剑虹

（广东机电职业技术学院 广东 广州 510510）

高校档案是高校发展记忆的基石，是高校历史的原始记录，作为一种重要的信息资源，高校档案的质量和完整程度影响到我国高等教育甚至整个社会记忆的留存。 档案工作是一项基础性工作，提供档案利用率是工作永恒的主题，做好这项工作对学校的发展必定大有裨益。

1 加快信息化建设，实现档案现代化管理

我们每个人都强烈地感受到信息快速发展所带来的巨大冲击，一方面，信息技术为现代档案管理开辟了美好前景，另一方面， 信息技术也使得文件和档案管理工作面临着更多、更新、更复杂的难题。 新形势下，档案信息化建设是档案部门适应时代和社会发展的必然选择，也是实现档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。 高校在档案信息化建设中，要努力解决三个方面的问题：一是建设跨学校的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足； 二是做到馆藏档案数字化和现代文件归档的电子化，建设学校电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和学校校务政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与学校公共信息平台的信息实现对接。 做好档案信息化建设，要争取学校的大力支持，信息化建设的投入只有起点，没有终点。争取把档案信息资源的开发与利用纳入到学校、教育部门的信息化建设规划中去。 只有学校的有力支持，档案的信息化、现代化建设才能得到保证，为提高档案利用率夯实基础。

2 为学校中心工作服务，加强档案资源建设

高校档案馆在制订归档范围和期限时，应特别重视学校的中心工作，特别是重大活动、重要会议、重点建设项目、重大科研项目、重大改革工程、重要工作内容的档案材料的范围和期限，以便为学校保存有价值的历史资料，同时也为学校的档案信息化建设提供优质的档案资源。 对于重大活动，档案工作要提前介入，超前服务，全程跟踪，同步发展，争取实行预立卷，这样会取得良好效果。

高校在档案资源的积累和保存方面有得天独厚的优势，例如，上海交通大学原校长谢绳武先生，有一次去档案馆查找一位南洋公学时期毕业的老校友的资料，由于上海交大历史档案全部数字化了，接待人员仅用了几分钟的时间就查到了这位校友的资料，谢校长喜出望外，对档案馆的工作大加赞赏，并当场表态再拨款50 万元，支持档案馆继续做好档案的数字化工作。这是以服务促发展的真实写照。又比如，南京大学档案馆积极拓宽服务功能，丰富服务形式和手段，为学生拍摄毕业证照片，既全面真实地保存了学生资料，加强了档案资源建设，又扩大了资金来源，一举多得。 他们建立的拉贝纪念馆，也是拓展和利用档案资源的生动例子，得到了德国西门子公司等的资金支持。

3 发掘高校文化资源，推进档案服务创新

历史是一面镜子，档案馆可以建设成为爱国主义教育基地。 它既是凝聚校友饮水思源的纽带，也是吸引、感染并启迪青年学生爱国荣校的课堂，还可作为推介学校的窗口、融资助学的媒介。 开发档案信息资源，让历史以更智慧的方式走进大众，可以弘扬学校办学传统，提升大学文化，凝练大学精神，鼓舞、激励、引导广大师生心往一处想，劲往一处使，为学校改革和发展提供强大的精神动力。

大学是人才培养、 科学研究和社会服务的重要基地，是文明传承和创新之所。 《周易》说：“观乎人文，以化成天下。 ”意思是说，观察人类文明的进展，就能用人文精神来教化天下。 所谓人文教化就是用人文精神教化人，文化的过程是教育，教育的目的是文化。 高校档案馆要积极发掘学校的文化资源，积极参与和谐校园的文化建设，档案馆与校史馆要相互衔接、相互补充。 要充分利用档案馆丰富的校史资源，积极开展各类档案资源的宣传展示活动，如在学校重大纪念活动时搞小型展览，在重要的政治活动、重要的纪念日、名人诞辰时发行纪念册、回忆文集，举办陈列展等，更有效地发挥档案馆的作用，使其切实成为爱国主义教育的基地，以深厚的文化底蕴为社会主义核心价值体系建设提供强大的精神力量。

4 加大档案工作的宣传力度， 反馈信息改进工作，提高服务质量

通过多种渠道加大档案工作的宣传力度，由于档案工作过去长期处于封闭状态， 档案服务大众的功能不为世人所知，大众利用档案意识淡薄。 因此，学校无论是宣传意识还是宣传方式都应该加强宣传力度，引导人们树立正确利用档案的意识，提供利用档案的渠道和方法。 通过学校网站，新闻专栏，宣传栏，图片展，校报，宣传册等手段广泛宣传利用档案的有关信息，介绍档案利用的类型、内容、查阅方式以及借阅手续等，在提高档案工作知名度的前提下，让广大师生员工不断了解利用档案的意义和方法， 逐步强化利用档案的意识。 档案信息的反馈是改进服务、预测服务方向，提高服务质量的有效手段。 在提供利用的同时，一方面及时向广大师生及有关人员了解利用档案效果的实例， 以此来宣传档案工作，扩大档案工作的影响；另一方面针对反馈信息进行分析研究，发现存在的不足，及时加以改进，从而更好的提供信息服务。 高校档案利用的信息反馈应该考虑到利用主体的特点，这样才更有针对性。 高校档案的利用主体是校内各单位、教职员工和学生， 而且从空间分布上来说是在学校范围之内，开展效益反馈工作比较容易。 尤其是单位和教职员工，稳定性大，利用频率也高，联系起来也方便，各种措施可以交替使用。另一类是毕业生。这类利用主体虽然人数相对少，但空间分布极为分散，这就为效益反馈工作带来了很大难度。 但是往往所得的效益实例会比较典型， 我们除了采取实地调查、电话采访以及分发档案信息反馈表等方式外，还可以通过网络开展，如通过邮件、QQ 等现代化联系方式分法档案信息反馈表等。

5 提高档案利用工作积极性的策略

5.1 利用主体： 高校档案的利用主体可以大体分为两类，一类是校内各单位、教职员工和学生，这是高校档案最大的利用主体，尤其是单位和教职员工，稳定性大，利用频率也高。一类是毕业生。 这类利用主体虽然人数相对少，空间分布极为分散，这就为效益反馈工作带来了很大难度。

5.2 档案类别： 教学档案利用频率最高， 财会档案次之，党群、行政类档案第三。

5.3 档案利用特点

5.3.1 周期性明显。 从类别上看，高校档案中教学档案的数量最多、利用频率也是最高的，这与学校以教学工作为中心是相一致的。 于此相对应，高校档案的利用在实践中呈现出明显的周期性。 具体而言，最频繁的是5-6 月份，一方面这一时期是毕业生求职、 出国留学等需要办理有关手续的高峰期，另一方面，准备评审材料的教职员工也需要查阅档案材料。

5.3.2 波动性强。 高校档案利用与高校政策及建设紧密相关，如高校校园建设、本科评估等，会使高校基建档案、教学档案、行政档案等的需求量陡然增加，相应的利用数量也会突然增大，因此从纵向比较来看，各年份的利用波动也非常大。

5.4 对应策略

5.4.1 高频档案优先处理。 高校档案工作部门要特别注意对本校档案利用频率高的类别进行重点的收集、整理、保管，提高其收齐率和完整率；不仅要用规定的档案管理软件将档案信息输入到计算机里，而且要编制多种检索工具，编写各种形式的汇编资料（重要文件汇编、基础数据汇编、组织沿革等）。

5.4.2 通盘考虑合理安排。 高校档案工作应通盘考虑全年各个阶段的工作， 在每年的上半年的1-4 月和下半年的7-10月，主要精力放在档案的收集、鉴别、整理、归档、和编研工作上。在上半年的5-6 月和下半年的11-12 月则要集中精力做好服务工作，即对利用者查询服务，又对教学院、系、机关等单位的兼职档案员进行业务指导等工作。

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