加强统计工作 促进新时期高校图书馆的和谐发展

潘 亮

（山东农业大学图书馆 山东 泰安 271018）

1 对图书馆统计的认识

统计学的定义不止一个，《金明牛津英语词典》所下的定义：统计学是“收集用数字表示的事实与资料，并对这些资料进行分类的学问”。[1]图书馆统计在我国自古就有。 特别是到了20 世纪20 年代，有很多人为了利用统计来指导图书馆的活动，科学地管理图书馆，曾经撰写和翻译了有关图书馆统计方面的文章，1932 年陈豪楚在《浙江省图书馆馆刊》上发表的“中国图书馆统计问题”一文。 新中国成立之后，一大批高质量的论文，如1954 年在《广西图书馆简讯》上发表的《有关图书馆统计的几个问题》一文，1964 年在《图书馆杂志》上发表的《试谈图书馆统计工作》一文，以及1981 年在《四川省图书馆学报》上发表的《图书馆统计的学的理论与实践》一文等，都充分说明图书馆的统计越来越为广大图书馆的工作者所重视，并为科学管理图书馆起到了有益的作用。 同时也为形成与建立图书馆统计学奠定了基础。1987 年李景春编制了《图书馆统计学》一书，首次在国内较系统地探讨了图书馆统计的规范化、标准化，做出了积极的贡献。 同时，也在很大程度上促进了我国图书馆统计学的发展。 图书馆统计学的研究内容包括：图书馆的统计调查；图书馆资料整理；图书馆统计综合指标；图书馆的动态数列；图书馆统计指数；图书馆藏书统计；图书馆读者统计；图书馆借阅统计；图书馆辅助统计；图书馆统计分析；图书馆统计图等十一个部分。[2]

2 统计在高校图书馆的地位和作用

统计工作是图书馆工作的一个重要组成部分, 是对图书馆实行量化管理的主要途径和手段。 高校图书馆的统计工作是全国教育系统统计体系的重要组成部分。 是图书情报工作者教学和科研的重要参考。 高校图书馆由于其为教学与科研服务的自身特点，对书刊经费使用、藏书结构优化、采购管理决策、业务量分布、流通阅览策略等必须以统计工作为科学依据。 因此，统计工作在高校图书馆中应用广泛，统计工作在图书馆的各领域发挥作用。

对高校图书馆来说,应努力适应高校教学和科研的需要,建设具有本校特色的文献保障体系, 开发文献资源, 做好流通、阅览和读者服务工作,开展参考咨询和情报服务,加强图书馆的学术研究和交流活动,采用最新的现代化技术和方法,把最有价值、最有针对性的文献情报以最快的速度提供给读者,更需要统计工作的支持，在高校图书馆中着不可代替的地位和作用。 因此，图书馆的统计问题值得我们深入研究和思考。

2.1 统计工作是图书馆进行科学管理基础

新时期高校图书馆是信息资源的组织者、传播者,每天进行着大量的数据处理和统计工作，统计工作是图书馆科学管理的基础, 因为在图书馆实行科学管理的全过程中, 其计划、组织、调整、控制的各个环节, 都始终离不开对相关现实资料的统计分析。 数据不能凭空想象，只能通过统计工作来获取。图书馆统计人员通过统计调查、统计资料的整理和统计分析所得出的数量指标能够全面地反映图书馆各种资源的拥有情况、所处状态和利用程度，从而为图书馆开展各项业务工作提供重要依据。 例如:通过对文献采购、编目加工和文献资料的入库等统计，可及时掌握图书馆的馆藏文献数量、种类、入馆时间、文种来源、馆藏地等;通过对读者的统计，可以了解读者的流量、读者的构成;通过对借阅情况统计，可以了解各种文献的流通量和不同种类藏书的流通周期，动态的反映出馆藏的使用情况;通过对读者咨询工作的统计，可以使我们有针对性地开展读者服务，以及时修正我们的服务模式和服务方式。 这些数据是图书馆的各个工作环节的第一手资料，它们反映了图书馆整个工作的基本环节，为图书馆制定各种规章制度、远期发展规划和近期工作任务提供了准确的数据依据，它是高校图书馆进行科学管理的重要基础。

2.2 统计工作是做好读者服务工作的重要环节

“读者第一、服务至上”是高校图书馆的服务宗旨,做好读者服务是图书馆的首要工作,要做好读者服务工作，就必须对读者和馆藏文献信息的动态指标有一定的了解，而各项数据指标是通过统计得到的。 如:流通部门ILAS 系统方便、快捷，对读者利用文献情况进行统计分析，可以反映出不同年级不同专业的学生对各类文献信息的需求，新时期随着高校的合并和扩招，校区分散，采购人员要适当调整文献采购的品种和复本数量;及时对馆藏做出调整。 通过对拒借率的统计，可以计算出各类文献资料的拒借率，从而检验一定时期内馆藏文献对读者需求的满足率。 所以，要充分开发与利用馆藏文献信息资源，最大限度地降低拒借率、提高读者到馆率和阅览满座率，提高读者服务工作的质量，就要准确、及时地进行统计分析工作，根据统计分析结果，开展有针对性的服务，从而提高文献利用率，为读者提供更为优质的服务。

2.3 统计工作是加强文献资源建设的决策依据

文献资源建设是高校图书馆工作的重中之重。 高校图书馆馆藏包括了传统的纸质文献、 电子文献和其它类型文献。网络环境下, 文献资源建设包括对虚拟馆藏和网上信息组织能力以及虚拟馆藏利用率的统计，可通过随机阅读和下载资源的学科覆盖率、网络的服务时间和信息含量、利用资源的阅览人次等进行统计分析。

图书馆根据各自的任务确定文献信息的采购数量、重点、各类文献的比例等，而这些必须以统计分析数据为前提。通过对文献资源建设部门定期提交的文献采购数量和费用的统计报表以及分编、加工、入库到各个业务部门文献数量的统计分析，使馆领导能够及时了解和掌握采编部门的文献资源采购、工作状况和藏书建设的内容，并结合各业务部门各种文献利用情况的统计分析，从而有计划、有重点、步骤地使用图书馆文献购置经费; 制订、 完成各种文献资源建设计划、进行馆藏分配决策。

2.4 统计工作有利于高校图书馆做好读者咨询服务工作

新时期的高校图书馆， 随着数字图书馆的发展,ILAS 系统、电子阅览室的金盘系统以及图书馆远程访问系统普遍被高校图书馆所使用，大学生在图书馆采用自我服务的形式越来越多。 通过自定时间与地点、自我搜寻与检索方式、自行判断优劣而获取所需文献与信息, 在这种情况下, 图书馆对大学生的导引与咨询工作就日益重要。 而有效的咨询工作同样也是建立在对文献（ 包括实体文献、虚拟文献） 利用、读者需求的统计分析上, 统计工作提供了有利的保障。

3 目前图书馆统计工作存在的问题

统计工作在高校图书馆还没有引起人们的充分重视,统计工作还未进入标准化、规范化,盲目性大,严重影响图书馆的服务质量。 如馆藏结构与现实情况脱钩, 流通部门拒借率高。各项数据不完整、不精确,因此,无法找出问题所在,也就无法改进工作。 主要反映在以下几个方面：

3.1 对统计工作认识不到位、重视程度不够

目前, 许多高校图书馆对统计工作的意义和作用缺乏足够的认识,还没用把统计工作提到一定的高度来认识。有的图书馆只把统计工作作为一项简单的任务来完成, 认为统计就是填填报表,报表一完成统计工作也就结束了,没有把它当作管理决策的依据。有的图书馆,统计工作还停留在数字的简单收集,整理上,统计结果只是仅仅是“原始数据”,反映的是短暂、表面的现象,对统计的数据缺乏深层次的分析和研究。 究其原因, 主要是统计基础工作薄弱和对统计工作重视与支持程度不够造成的,从而影响了统计工作的正常开展。

3.2 统计制度不健全、不完善

没有明确的规章制度，一切要求就会空泛无力。 有的图书馆没有建立健全相应的统计制度, 使统计工作无法按一定程序常进行。 有的馆统计基础薄弱,统计工作数据不准,随意性较大,对统计数据缺乏调查、分析与研究。统计审核,查询,订正等制度不健全,造成统计数据不准确。

3.3 统计标准不统一、不规范，没有明确的指标体系

许多传统的指标体系和方法已经不适应新时期高校图书馆的管理的要求，如：传统的馆藏概念与新时期的馆藏概念有所不同。高校图书馆所采购的文献有一部分是电子图书、电子期刊、光盘数据库、网络数据库等。 各馆在统计标准方面有一定差异,如:借阅率的统计、到馆率的统计有的包括电子文献等的统计，有的对电子文献等未作统计。 这样,就使各馆的统计数据在某些方面因缺乏统一标准，而没有可比性。

4 改进措施

4.1 加强领导,提高认识

图书馆各级领导对统计工作的认识和重视,将直接关系到图书馆统计工作开展的深入程度。 作为馆领导,应重视图书馆各个部门的统计工作,把统计工作列入议事日程,加强对各个部门的领导和监管,经常督促检查,具体指导,提高全馆人员对统计工作的的意义、工作、任务、和要求的认识,将统计工作视为提图书馆管理水平和各项业务工作质量的一项重要任务。

4.2 建立健全完善各项统计制度

图书馆应建立完善各项统计制度, 使统计制度作到程序化、标准化及规范化。 所谓程序化,是指各部门统计工作必须按一定程序进行,保持统计工作的连续性,通常有日记录,周统计,月汇总,学期汇总,学年汇总及分析等多种形式,各项工作应做到有条不紊,紧密相连。 所谓常规化,是指一切统计工作都要按规定始终如一、坚持不懈地进行,坚决不搞“突击”,不搞“会战”,应付检查，以确保时间上做到及时,质量上做到准确。 所谓标准化、规范,是指各项统计工作要严格执行馆里制定的统一标准和规定,认真、如实地统计,而且,统计指标名称,整理、分析所用的技术方法应尽可能统一、规范,以求统计工作的高效率和可靠性。

4.3 明确统计指标,确定统计标准,加强统计分析与研究

在图书馆信息化、自动化、网络化发展的今天,统计指标不应局限于过去的指标体系, 而应根据工作的实际需要有所变化,及时增加新的统计内容,完善统计指标体系,不断制定新的统计标准。在信息时代,应加强读者咨询、电子资源建设、网上资源的开发与利用及资源共享方面的统计。 为读者服务奠定基础。 在统计指标明确、统计标准确定的情况下,应加强统计分析与研究。 统计分析与研究一直是图书馆统计工用的薄弱环节,单纯的统计数据只是骨架、躯干,只有加以分析与研究,才能赋予其灵魂。

4.4 加快图书馆统计手段的现代化

图书馆管理科学化,对统计信息的及时性、准确性和完整性提出了更高的要求。 要对某些大量的统计资料进行科学系统的归纳整理、优化统计分析、规范统计报表,单靠手工方式数据处理是很难做到的,因此,必须利用现代化工具——计算机系统来处理统计信息。 随着计算机、通信、网络为核心的信息处理技术的飞速发展,统计信息的收集、加工、传输和计算更快捷、全面。 如利用ILAS 系统可以完成不同年级的学生在所有馆藏对每一本书的借阅情况；金盘系统可以统计每个学生的上机时间以及随时鉴控上机的内容；远程访问系统的超星数字图书馆、中国期刊网、万方数据资源等系统统计访问人数； 通过电子表格软件Excel 来完成文献资源建设统计过程中的账目的登记与管理、 数据的分类汇总以及数据分析。计算机用于图书馆统计信息处理可使统计工作现代化。 计算机统计完成了过去人们手工计算难以做到的大量的数据整理、统计分析和统计预测工作,再加上统计软件包的开发和应用,使计算机统计更加趋向成熟。 因此,作为图书馆必须加快统计工作现代化建设的步伐,力求统计工作的高效和可靠,为领导决策和管理发挥其更大的作用。

总之, 图书馆统计工作是图书馆业务工作的重要组成部分,是人们认识和了解图书馆各项工作的依据和有力武器,是图书馆全面实行科学管理的重要手段、方法、基础和前提。 图书馆工作者,应不断分析、研究和掌握统计这一认识事物的武器和科学管理方法,建立健全图书馆各项统计制度,促进图书馆工作不断改进和提高,加强图书馆各项管理工作的标准化,规范化和科学化,使图书馆更加科学、健康、和谐的发展。

［1］[英]I. S. 辛普森.图书馆统计学基础[M].崔巍,崔岳,译.书目文献出版社,1987,3.

［2］刘讯,王德安.图书馆管理工作指南[M].东北工学院出版,1993,4.

［3］康峻松,张学君.试论统计工作在高校图书馆中的地位和作用[J].现代情报,2004,10（10）.

［4］陶伟.图书馆统计工作初探[J].思茅师范高等专科学校学报.

［5］张建明.图书馆统计工作纵横谈[J].大连学报,25 卷.