小论提高高校人事档案的服务效能

王 淼

（黑龙江省司法警官学院）

一、高校干部人事档案利用的现状

高校干部人事档案的利用主要有组织人事等部门利用档案和个人利用档案两方面。一方面，组织人事等部门利用干部档案是高校干部人事档案利用工作的最主要形式。在选拔任用干部、干部外调政审、转正定级、职称晋升、工资晋级、落实待遇、评优选模、办理退休及引进人才等几乎所有干部人事工作中，都需要查阅干部档案，了解干部的真实全面的情况。干部档案为干部人事工作的公平、公正提供了可靠的依据。另一方面，个人利用干部档案是高校干部人事档案利用工作的重要组成部分。高校注重师资队伍建设，干部报考在职人员硕士学位申请、硕士研究生或博士研究生的比较多，需从干部档案中复印学习成绩表、论文评议书、授予学位决定等有关学历、学位材料。另外，还有出国、公证等需利用个人档案。

二、影晌高校干部人事档案利用的原因

（一）过分强调保密性，利用档案手续繁琐

干部档案是国家档案的重要组成部分，必须严格按照保密制度管理和利用干部档案。但是，有的高校过分强调保密，人为地给干部档案蒙上了一层神秘的面纱。利用一次档案需部门领导、组织部、人事处、分管校领导等几个部门盖章签字，手续十分繁琐，大大影响了档案的利用，也违背了档案利用“以人为本”的原则。

（二）档案管理人员素质不高

干部人事档案管理人员应该是专门的技术人才。有的高校由于档案意识不强，认识不足，把这个重要岗位作为安置站，安排一些别的岗位不好安置的人，导致档案管理水平不高，影响了档案的利用。一方面，个别管理者业务不熟不精，提供利用不能一次到位，需先查检索，再找档案，再按类目查找所需内容，甚至不能提供出全面真实的情况。另一方面，高校普遍存在档案管理现代化水平低、利用靠原始手工操作、效率低下的问题。

（三）档案信息不全面、不准确

由于种种原因，干部档案中的信息存在不准确、不全面的情况。例如，个别干部受利益驱动，年龄越填越小，参加工作时间越填越早，使利用者难辨真伪。

（四）观念陈旧、思想保守

目前高校的干部人事档案管理方法，大多还局限于“看堆式”的管理，重管理，轻服务，方法繁琐，反应较慢，现代化管理水平不高，干部人事档案利用工作滞后于干部人事制度改革的进程。

三、提高干部人事档案服务效能的途径

（一）更新观念，强化制度，删繁就简

首先，根据上级规定和本校的实际情况建章立制，搞好制度建设、制度创新，在确保档案安全保密的情况下，删繁就简，简化利用手续。其次，要揭开档案的神秘面纱，加大宣传力度，有条件、有范围地增加档案的透明度。可以采取将档案有关制度上校园网等方式，增强干部的档案意识，使干部了解档案工作，特别是为档案的保密和利用奠定良好的外部环境。

（二）全面收集，认真鉴别，信息准确

首先，建立收集网络。高校多数因机构精简、人员缩编，干部档案管理人员不足，必须建立以组织人事部门为主，其他处室机关和系院为辅的信息员队伍，形成纵横交错的信息收集网络；同时，建立档案材料上交制度，使材料形成部门能主动上交档案材料，充分发挥信息员的作用，使收集材料的主次渠道畅通，确保干部材料完整及时收集入档。

其次，扩大收集范围，丰富档案内容。随着高校内部管理体制改革的不断深化，干部档案原有的十类内容已不能满足其历史地、全面地反映干部情况的要求，也不能满足档案利用的要求。对此，可将干部的发明创造、论文论著、科研成果等反映其业绩及能力的材料收集归档，使档案成为能全面立体地反映干部个性特点和能力的信息库。

第三，认真鉴别，去伪存真。组织人事部门可根据有关政策，共同对档案中的信息进行审核确认，杜绝年龄越来越小、工龄越来越长的现象，保证档案信息的真实性、准确性、唯一性。

（三）认真学习，强化素质，提高水平

让利用者感受到良好的服务环境，享受到良好的服务质量，提高档案管理人员素质是关键，必须要强化三种素质，即政治素质、业务素质和科学文化素质，努力提高服务水平。

（四）拓展渠道，主动适应，动态服务

干部档案利用的目的，就是要把“死档案”变成“活信息”，因此，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，是每个干部档案管理人员义不容辞的责任。我们要主动适应干部工作、人才工作的要求，不能处于被动应付状态，要变被动服务为主动服务，静态服务为动态服务。根据学校中心工作的需要，对档案信息进行综合分析，有数据、有分析，真正激活人才库，为学校的发展献计献策。例如，可以对每年流出人才的相关信息综合后进行分析，为学校调整人才政策提供参考；也可以分类别、分层次对干部、教师、辅导员队伍等进行数据分析，如对干部队伍的信息进行数据分析，能够直观地了解干部队伍现状，包括年龄层次、学历层次、职称层次、女干部、非党干部比例等，可以为学校制定干部政策提供依据。