档案管理工作中存在的问题及对策

孙 婧

（虎林市档案局 黑龙江 鸡西 158400）

在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率，为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，对基层档案管理工作中存在的问题以及如何提高档案工作的管理水平谈几点看法：

一、档案管理工作中存在的问题

1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

2.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

3.档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、档案管理工作的对策

1.提高档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2.实施科技兴档，提高档案工作的整体水平。要充分利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为社会提供有效服务的档案馆。档案馆不仅要收集本地档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集其它地区的信息资源进行加工利用。要加强与其它地区档案馆之间的沟通，在图书、情报等信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代档案工作的社会功能。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。

3.加强档案馆的安全与防护。首先，加强档案馆的安全管理。提高档案人员的安全防范意识。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣，建立严格的规章制度,每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。其次、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化。科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。雨季，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库内霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)，保证档案的完整与安全。

综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使档案工作始终顺应时代发展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。