谈档案知识服务内涵及实现方法

吴亚娟

（伊春市计划生育技术服务站 黑龙江 伊春 153000）

档案作为社会档案的重要组成部分，档案工作依托社会这一知识密集型组织。档案知识服务就是从档案信息资源中将各种显性和隐性知识，通过对用户的知识需要和问题环境的分析，将档案信息识别、组合、创新、集成的知识提炼过程，是有针对性地解决用户问题，最大限度满足日益复杂的社会公众对档案信息知识的需要的深层次信息服务。实现档案知识服务，不仅是档案服务观念上的转变和深化，更是档案事业科学发展的必然要求。

一、档案事业发展的内涵与档案知识服务

（一）档案事业发展的内涵

档案事业作为社会事业的一部分，它的发展不可避免地要受到当时发展理论的影响。在建国后的相当长时间内，我国档案事业的发展在“增长理论”的影响下，走的是规模增长的道路，把档案事业的发展单纯理解为档案馆（室）数量的增多、馆藏档案数量的增加、档案工作者队伍的扩大，并且往往以上述数量指标作为发展的目标加以追求。在这种发展战略的指导下，档案事业的发展出现了重外延轻内涵、重数量轻质量、重自身规模轻社会效益的倾向。其结果是割断或削弱了档案事业与社会的联系，使档案事业的发展陷入盲目的、自我封闭的状态之中，无法与社会建立起协调发展的关系。而社会是档案事业发展的重要外部环境，缺乏良好的社会环境档案事业的发展也就成了无本之木，无源之水。进入到80年代后，在“协调发展理论”的影响下，我国档案界的有识之士提出了档案事业要与经济、社会协调发展的观点。这种新的发展观追求的不再是档案事业的自身规模，而是档案事业社会功能的发展，把档案事业的社会效益的提高作为发展的目标。因为，档案事业社会功能的大小并不完全取决于档案事业本身的规模，而更重要的是取决于档案事业与社会需求的协调能力。只有从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及其方向，并着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，档案事业的社会功能才能相应地发展，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。档案事业的可持续发展则是在强调档案事业与社会经济相互协调、同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。一方面要明确档案事业在人类自我发展中的地位和作用，另一方面要明确人自身的发展在档案事业发展中的地位和作用。

（二）档案知识服务

档案知识服务是指以最大限度实现用户满意为目标，不仅为用户提供具有凭证性质的信息服务，还通过与用户信息、知识交流活动，发挥档案人员自身知识和智慧，提供知识性、创新性、效用性、个性化的档案信息服务。这种档案知识服务的价值取向定位在“知识”的价值和“服务”的价值。

其中，知识价值包含着显性知识和隐性知识的价值复合于一体。由于档案本身具有凭证价值和情报价值（参考价值），在传统的档案价值效用发挥中人们更关注的是档案的凭证价值，而情报价值的效用则往往处于忽视与弱化状态。档案知识服务从档案价值效用的角度来看，就是在于保持档案具有的凭证价值的基础上，通过挖掘、聚集、整合获得知识创新，使档案的情报价值提升，档案信息不仅是原始态的信息，而且是具有相当价值的情报信息。

因为基于这一服务理念和价值取向，使档案知识服务不同，传统的档案信息服务，是带有前瞻性的研究活动，是对档案信息资源的深层次开发利用，档案知识服务所关注的不再是为用户是否提供了信息，而是通过服务是否解决了用户的问题。

档案知识服务工作标志是以灵活的服务模式充分利用和调动档案工作者的智慧所进行的特定问题的分析、识别、创新为标志，而不再是以规模化的档案资源收藏与组织为标志，其突出特点在于以档案利用者需求满足的高效性、深入性、彻底性的知识型服务。

从档案管理工作的发展演变和未来趋势，可以分为实体管理阶段、信息管理阶段和知识管理阶段。知识管理阶段是档案管理的高级阶段，知识服务是档案服务的高级阶段，档案知识服务作为档案事业持续发展的核心和最终目的，体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的理念，这也正是知识管理的核心价值观念，是档案管理向知识管理方向发展的内在要求和必然趋势。

二、档案知识服务内涵

（一）服务需求的知识化

由于档案用户从群体属性是社会用户群体。其中，科技用户群体在数量上批量化、服务需求上阶段化（需求集中化），使得档案服务需求因不同群体呈现不同需求规律。因此，深化对服务需求的分析，认识用户群体档案信息需求的规律是档案知识服务的基础。然而，长期以来，对档案用户的用户需求分析（包括用户跟踪），却常常被人们忽视（几乎没有开展这项工作），对于档案服务现有用户的保持、潜在用户的开发都成为空谈。

从本质上看，用户的信息需求实质上是知识的需求。用户利用档案目录检索系统是为了找到某些档案；找到并查阅档案是为了获得某方面的知识以解决某个问题或求证某一事实；无论是档案信息还是档案实体都不是用户真正需要的东西，用户真正需要的是知识。

（二）服务来源的知识化

服务来源的知识化，在于档案知识组织。正如美国未来学家奈斯比特所言：“我们淹溺在信息海洋中，却不得不面临知识饥渴。”仅仅依靠传统的档案组织方法无法发现与利用蕴含在档案信息资源中的深层次的知识。要从海量的档案信息资源中找出事物之间、事件之间内在联系，必须依靠新的基于知识的组织方法。档案从馆藏数量来说，档案馆藏的全宗数量增加，案卷数大幅增加，在这样的浩瀚档案信息中，利用传统的档案查询方式，很难发现这些档案内容之间的不一致性，甚至无法知道哪些档案提及用户需要的信息。在服务过程中就存在着查询困惑和难题，传统的服务只能提供机械的查询服务。但通过知识组织，对有关档案内容进行知识标引，分析出档案中的所有知识单元，加以系统组织，这样就能很方便地发现淹没在档案资源中有关知识之间的相互联系。

（三）服务价值的增值化

档案知识服务价值增值化最具特征的体现在于文史研究。近年来，文史研究已成为档案研究和发展的重要内容。然而，由于历史本身的纷繁复杂，加上多重目标的现实服务需求，文史研究必须从多角度来解读，用多元化的方法来指导，以多样化的方式来呈现，最后形成的文史研究成果，不再是简单历史资料的罗列和堆砌，而是对文化内涵准确解读。

三、实现职校档案知识服务的途径

（一）档案人员的角色转变和素质的提高

角色转变是一个思想意识问题。以特里·库克为首的档案学者们呼吁，档案人员应该“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，把着眼点从信息上转移到知识上（探寻、传播、理解），实现从传统档案服务到知识服务的过渡，从而“重新坐回上帝的身边”。档案人员素质提高是实现档案知识服务的根本。知识服务不是馆藏有什么用户就用什么，而是要求更多的、主动的、前瞻性的服务，如何保证档案服务人员充分发掘、利用脑中的隐性知识，这就要求档案服务人员树立学习的观念，并将学习的观念贯穿始终，档案部门也将成为一个学习型组织。

（二）知识服务机制的建立

档案资源经过多年的建设已初具规模，为实现档案知识服务、知识库的建设打下了坚实的基础。但仅有资源基础和条件还远远不够，还需要相应的知识服务机制的构建。知识服务机制是以解决用户实际问题和满足知识需求为目标，包括知识传递机制、反馈机制、服务评价机制，在帮助档案部门与档案用户之间进行实时沟通、交流的基础上，档案部门实现针对个性化的知识的挖掘、提炼和信息整合，提出解决用户问题的方案，实现档案知识服务。

（三）传统的档案信息服务的深化、延伸

将知识服务理念引入到档案服务是一个新理念，但并不是对传统档案信息服务简单否定和替代，而应以发展的观点来看，档案知识服务是传统服务的深化和延伸。

档案知识服务最大限度满足用户的信息、知识需求，帮助用户应用知识、解决问题，提升档案服务层次，强化了档案信息情报价值，从本质上看，体现了“以人为本”的核心理念，是档案服务可持续发展的思想在档案事业的具体实践，档案知识服务必将为档案服务带来生机和活力。

[1]陈星，高淑红.先进档案文化的内涵与实现途径[J].档案管理，2005（1）.

[2]程颖.试析档案文化的社会生态系统属性[J].湖北档案，2010（10）.