浅谈如何做好地勘单位人事档案管理工作

刘瑞馨

（黑龙江省煤田地质局 黑龙江 哈尔滨 150001）

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，是跟随每个人一生，与个人关系最为密切的一种档案，是我国人事管理制度的一项重要特色。人事档案不仅是个人身份、学历、资历等方面的证据，还与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险，以及升学等都需要人事档案。没有人事档案，不但办不了上述事宜，连基本的个人经历都很难证明，根据国家政策，没有档案最直接的影响是无法办理退休，也领取不了养老金。因为退休年龄不是以户口本或身份证决定，而是以个人档案中记载的出生年龄来决定，因此每个人一定要妥善保护好自己的人事档案。作为档案管理人员，更加应该尽职尽责，本着对自己的职业负责，对他人负责的态度，做好档案管理工作。

根据几年来从事档案管理工作的经验，本人谈一下对地勘单位人事档案管理工作的几点看法。

一、人事档案管理工作中存在的问题

地勘单位作为一个专业技术性较强的单位，在生产上有别于其他单位，具有特殊性。在档案管理方面，既存在与其他单位相同的共性，也有自己的个性问题。

（一）档案管理不够严格

由于地勘单位比较分散，有的单位不在同一座城市，人事档案管理工作也比较分散。在职称审批，工资晋级的时候，不仅加大了档案管理人员的工作量，经常往返于单位所在地和职称工资审批地两座城市之间，还容易造成工作中的疏漏。此外，如果条件允许的单位，能够建立独立的档案室，档案管理人员可以在档案室整理和查阅档案；如果条件不允许，档案的保密性很难保证。尤其一些基层单位没有制定严格规范的档案借阅手续，容易出现档案管理中的纰漏。受地勘行业相对闭塞及历史因素影响，部分职工在行业内部“结亲”，有的一家三口或父子同在一个单位工作，还有的祖孙三代都是地勘职工，“裙带”关系非常严重，既容易出现档案管理人员保管自己或者直系亲属档案的现象，又容易出现个别人利用职权，对档案进行修改、图抹等现象。按照《干部档案工作条例》中的规定，“任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。”

（二）档案作用发挥不大

人事档案详实记载了一个人的思想品质、业务水平、个人能力等综合信息，是选拔优秀人才的第一手资料。如果档案管理人员不能充分利用人事档案中的有效信息发现人才、培养人才，优秀人才不能被及时发现和启用，不仅是一种人才的浪费，更是单位的损失。目前，大多地勘单位的档案管理人员，通常所学专业并非本岗工作，或者没有经过专门的岗位培训，他们对档案管理工作认识不够，不懂得如何利用档案内的有效信息，有针对性的制定人才培养和人才发展计划，也缺乏主动思考、主动研究档案管理工作的积极性。基本都是在完成档案资料建档工作之后，将档案直接装入档案柜，需要查找资料的时候，再进行查找，平时也不进行整理和研究，仅局限于一种简单的档案保管行为，档案的作用发挥不大。

（三）没有建立人事档案管理系统数据库

简单的档案管理方法，早已不适应现代档案管理工作的需要，更不适合地勘单位这种对专业技术人才需求较大的单位。建立人事档案管理系统数据库，已经成为现代档案管理工作的一部分，也是档案管理工作未来的发展趋势。没有建立档案管理系统数据库，是地勘单位在人事档案管理工作中存在的普遍问题，从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，缺乏对人事档案的科学管理，既浪费时间，又增加了档案管理人员的工作量。建立适合地勘单位发展特点的人事档案管理系统数据库，是每一位地勘档案管理工作人员需要思考和解决的问题。

二、解决办法

为了防止和减少上述现象的发生，笔者认为地勘单位的人事档案管理人员，应从以下几方面做好档案管理工作。

（一）认真细化，加强监管

首先，对于各单位党政领导和负责档案管理人员的人事档案，应由上一级人事管理部门统一管理，本单位的其他人事档案由人事部门进行管理。其次，人事档案管理部门应对所有人事档案中的重要信息进行档案备份。作为档案管理人员，对于一些重要人事信息，尤其是为单位带来经济效益的技术人才的档案信息，应该作为电子文档进行备份保存。既防止人为篡改档案资料，又为经常查阅和使用的档案提供了方便。再次，加强对合同工人事档案的管理工作。自从2003年以来，随着全国煤炭形势好转，在国际、国内两个市场的扩张，地勘队伍对专业技术人才的需求不断增加，对临时工、中长期合同工的需求也呈直线上升趋势，尤其是对中长期合同工的需求加大。往往经过一段时间的培养与锻炼，这些合同工已经发展成会生产、懂业务的技术工人，可以作为成手使用，但是工期一结束，大多地勘单位便与工人之间解除了劳动合同关系。当地勘单位再次需要这种成手工人的时候，不仅需要花费相当多的时间和精力重新培养，还影响到施工的进程。所以为劳动合同技术工人建立档案，做好信息储备，并且通过制定相应的优惠政策，为地勘队伍保留部分成手劳动合同工人，当地勘队伍需要这些人的时候，他们能够马上上岗工作，这样对地勘单位和合同工双方都是一种约束和保障。

（二）利用档案信息优势，制定人才培养发展计划

通过人事档案可以了解一个人的特长和优势，地勘单位的档案管理人员，应该允分利用人事档案中的有效信息，把专业技术人才作为人才培养和人才发展的战略重点，为地勘单位更好地培养和发展人才。首先，对专业技术人员和管理人员进行细化和分类。根据分类的特点和需要，有针对性地制定人才培养和人才发展计划。使不同类型、不同岗位的人才能够学习、掌握最新的岗位知识，提高他们的业务水平。其次，通过业务培训，激发各类人才的工作潜力，提升他们对本岗工作的认知与认可程度。通过人才培训发展工作，增加了工作效率，又发挥了人才效能的最大化，做到人尽其才。尤其现在蓬勃发展的地勘单位对专业技术人才的需求越来越强。根据档案信息对专业技术人才进行评估，通过制定人才培养发展计划，既为地勘单位发展培养和储备了人才，又体现了人事档案管理工作的成效。

（三）建立人事档案管理系统数据库

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，如果把人事档案中的信息资料建成管理系统数据库，每次查找人事档案信息的时候，只要通过电脑中的人事档案管理系统数据库就能完成。不仅为档案管理工作人员节省了大量的工作时间，还为人才培养发展计划提供了方便。尤其象地勘单位这种对专业技术人才要求较高的单位，建立一套完整详尽的人事档案管理系统数据库，不管什么时间，需要什么样的人才，通过档案管理系统，都能够快速、准确的找到第一手资料，为地勘单位人才培养和发展储备信息。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，而且和各单位的具体情况有一定的关系。如领导重视程度，是否统一认识，计算机技术人员同档案业务人员协同配合，在建数据库的时候，要面向应用，突出重点，建立“活库”，并且通过网络联接形成开放的分步式数据库群，这样才能使自动化系统效率大大提高。

[1]邓绍兴.完善干部人事档案工作管理体制的管见.档案与建设，2008（1）.

[2]魏勤政.关于人事档案所有权的思考.档案学通讯，2008（1）.

[3]王运红.人事档案丢失案的法律思考.兰台世界，2007（19）.