院办秘书的三种境界

文/杨峰

院校办公室是一个为首长决策眼观六路、耳听八方的地方，在首长和机关之间发挥着承上启下、左右沟通、前后协调的作用，是一个综合部门。“秘”字，右边是“必”，即“一颗心”；左边是“禾”，即“一十八”。因此，作为院办秘书，要怀着一颗真诚的心、用十八般武艺来服务。借用国学大师王国维提出的“古今成大事业、大学问者，必须经过三种境界”，院办秘书也有三种境界。

第一种境界：独上高楼的四有新人类

所谓“高”，院办秘书服务的对象是院首长，层次高、职务高、能力高。所谓“独”，新人进入院办，必须独立承担任务、独立解决问题。这就需要做到“四有”，即有进取之志、有平稳心态、有沟通能力、有统筹方法。

1.有进取之志。新秘书在院办工作一段后，可能感到：办的是小事，干的是杂役。这正是秘书的工作特点，因此要干好秘书工作，就要时时激励自己，立大志、做小事，立长志、做杂事，不能因事小而不为，因事杂而妄为。正如卡耐基所说：不能激励自己的人，是一个平庸的人，无论何时也不可能出色。

2.有平稳心态。古人说：“胜人者有力，自胜者强”。新秘书在遇到困难时，要临战冷静，遇事平静，处变镇静。正如明朝大画家和文学家陈继儒说的那样：花繁柳密处拨的开，才是手段；风狂雨急时立得住，方见脚根。

3.有沟通能力。沟通，首先要谦虚。俗话说，虚心竹有低头叶，傲骨梅无仰面花。谦虚是秘书的道德修养和人生智慧，是沟通的前提。沟通，还要掌握技巧。同样的事情，不同的沟通方式就会收到不同的效果。如果办公室的司机连续多次周末加班都请假，作为车管秘书，应该怎么说：（1）我不能再容许你请假了，你要顾及他人的想法。（2）别给我请假了，你去找主任。（3）这个任务只有你最适合，我需要你的帮助，特别是在周末。显然，第三种沟通方法最有效。

4.有统筹方法。要统筹事务，分清缓急，凡事要化繁为简，要事急干，急事早办，动必量力，举必量计。绝对不能把简单的事情复杂化，更不能把复杂的事情离奇化。

第二种境界：衣带渐宽的重复工作者

院办工作具有重复性，有的同志感到没有成就感。但是，重复性工作不等于低层次劳动。只要勤于思考，肯下苦工，重复就会孕育增长，重复就可能创造成功。作为院办秘书能够经受住重复工作的考验，也就进入到第二种境界。

1.千言万语细思量。秘书在首长身边工作，要谨言慎行。一言可以兴邦，一言足以亡身。明末的袁崇焕，处于权力斗争的中心，又掌握大明最精锐的部队，不是谨言慎行，而是好大多言，他向崇祯皇帝许诺：“五年复辽”，到头来，疆土没有恢复，自己却被凌迟处死。管理学上有一个概念，叫“向上管理”，对于秘书来说就是要考虑服务对象的优势与短处，了解他们的思维模式，唯有如此才能更好地发挥秘书的职能作用。

2.千变万化见本质。要多思考、多总结，从中寻找规律，发现问题的本质。不仅思考和总结首长在想什么，需要什么，更要思考和总结下面在想什么，需要什么，自己下步该做什么和该怎么做。八仙中的张果老就是“回头看”的典型人物，有一首诗这样形容他：举世多少人，无如这老汉，不是倒骑驴，万事回头看。

3.千头万绪抓重点。秘书工作千头万绪，但必须把主要精力放在为首长决策、首长办公服务上，想首长之必想，谋首长之所谋，首长没想到的秘书要想到、没走到的秘书要走到、没看到的秘书要看到。常常换位思考，首长在想什么，首长需要我们做什么。

4.千山万水报实情。有的问题，远看“一朵花”、近看可能是“豆腐渣”，站起来看是 “蓝天碧水”、蹲下去看可能就是“一塌糊涂”。秘书就是要勤走勤转，能自己到场的一定要到场，尽量掌握第一手材料，搞调研不要走马观花，蜻蜓点水，回去应付差事。要多留心观察周围人的议论，不轻信一家之言。要多倾听基层的呼声，尽力把真实情况反映给首长，以利于首长科学决策。

5．千辛万苦有气量。曾国藩说，为官须“四耐”：“不为大府所器重，则耐冷为要；薪米过时迫窘，则耐苦为要；听鼓不胜其烦，酬应不胜其扰，则耐劳为要；与我辈者，或以声气得利，或以干请得荣，则耐闲为要。”能耐冷，见胸怀；能耐苦，见操守；能耐劳，见精神；能耐闲，见风节。台湾佛光山的星云大师说，“好事要接受，坏事也要接受，得之不喜，失之不忧，才具备了应对万难的力量与智慧。”作为院办秘书，惊慌失措，以牙还牙，只能是庸人所为；不气馁，从容面对，才是智者本色。

第三种境界：灯火阑珊中的六能人才

秘书之道在于悟，所谓运用之妙、存乎一心，这时也就进入到第三种境界，那就是 “思想库、参谋部、材料组、协调办、督察室和服务处”。

水稻是重要的粮食作物，在全世界粮食作物种植中占有很大的比重。我国耕地面积有限，想要依靠扩大种植面积来增加水稻的产量是不可行的。为了满足人们对水稻的需求，我国大量依赖农药化肥提高水稻产量。这种生产模式严重破坏了生态环境，不可以长久使用。想要发展绿色水稻产业，就需要培育能够适应生态环境的高产新品种。

1.思想库。毛主席一生中三个秘书最为知名，陈伯达、胡乔木、田家英，他们都是毛主席亲自挑选的。毛主席选秘书的一个重要标准就是选有思想、有学问的人。陈伯达在延安时关于孙中山思想阶级属性的发言被毛主席所看重，胡乔木在《中国青年》上发表的纪念“五四”运动二十周年的文章被毛主席所赏识，田家英在《解放日报》上发表的《从侯方域说起》被毛主席所认可。院办秘书虽不能达到这个层次，但是也要善于动脑、广学博知，能出思想，努力成为满脑子学问、满肚子才华、满身智慧的栋梁之才。

2.参谋部。作为秘书，既要能为首长决策提出真知灼见，还要参谋有术。西晋司马炎称帝后，没有定下消灭东吴的决心，中书令张华，相当于秘书长，屡次进谏都被驳回。一天，张华陪司马炎下棋，这时，前线急报，说吴王孙皓滥杀大臣，吴国现在上下猜忌，危机四伏。听到这里，张华猛地掀翻了棋盘，跪倒在地，说：恭喜陛下！恭喜陛下！司马炎大惊，说：何喜之有？张华说：现在伐吴时机已到，陛下将立下惊天伟业，一统江山！说的司马炎热血沸腾，当即决定伐吴。在消灭东吴后，司马炎评价张华是第一功臣。可见，参谋有术，关键就是要预有准备、把握时机。

3.材料组。秘书的书就是写。文字材料的大忌正如韩非子所言 “华而不实，虚而无用”。高水平的文字材料就是要一针见血、一招制敌、一剑封喉，决不能拖泥带水！

4.协调办。优质高效的信息传递是协调的关键，作为院办秘书必须“用智慧传递信息，用灵性促成认同”。这里所说的促成认同，是指促成首长与上级、首长与平级、首长与部属之间在工作中的思想认同，从而达到有效协调的目的。

5.督察室。对重要文件、讲话的落实进行分工，明确承办单位、落实时限等。对会议议定的事项进行督促。对首长随机交待的要传达好，督办好，定期或者及时反馈。

6.服务处。服务保障和接待工作是单位的第一窗口，它不是中心，但影响中心，有人说服务保障和接待工作也是生产力、也出战斗力。所谓“吃住行看无小事，迎来送往需用心”，要在节俭的前提下，不断提高服务保障和接待工作的质量。

院办秘书的第一种境界是我作为职场菜鸟、岗位新人的亲身感受，第二种境界是一个秘书工作者重任在肩、寝食难安的真实感悟，第三种境界是我们每个从业者对秘书这份崇高事业的价值追求。