ERP系统下应收账款结算业务处理与管理控制策略

刘媛媛,胡燕鸿

［摘要］ 本文详细深入地分析了ERP系统下应收账款结算处理和管控策略。首先描述ERP下应收账款核销业务类型与核销流程，然后详细阐明了由表单处理承载的核销业务数据流，最后强调贯穿于应收账款核销业务处理一体化流程的管理控制措施。

［关键词］ ERP；应收账款结算；管理控制策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 001

［中图分类号］F233［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）10- 0002- 03

1应收账款核销业务类型与业务处理特点

应收账款结算主要处理的业务是应收账款核销，俗话讲就是“勾销”，是ＥＲＰ系统中销售与收款管理的主要环节，准确无误的应收账款核销处理是生成账龄分析表、到期债权列表、应收利息表等管理表的基础。

应收系统核销类型主要包括：到款结算、预收款冲应收款、应收款转销、预收款转销、应收款冲应付款、预收款冲预付款。下面将以Ａ公司为例，列举各种应收账款结算的业务处理过程和数据。为简化起见，假定各个往来单位之间的应收、应付、预收、预付等款项的金额是相等的。

（１）到款结算是最基本的核销类型，用于收到款项后勾销应收业务。比如，Ａ公司账面上挂账Ｂ公司应收款与Ａ公司收到的Ｂ公司银行承兑汇票。

（２）预收款冲应收款是将预收业务与应收业务进行勾销。由于收款中，存在预收账款，无法预先知道该笔款项所属的销售业务，而且收款出纳在根据发票收款时也可能没有记录销售发票号的现象，因此需进行核销处理准确建立和核算收款与应收款的对应关系。比如，Ａ公司账面上同时挂账Ｂ公司的预收款和应收款。

（３）应收账款转销涉及三角债权债务关系，用于不同往来单位之间的应收款转移。比如，Ａ公司账面上挂账Ｂ公司应收款，同时Ｂ公司账面上挂账Ｃ公司应收款，通过将Ａ公司挂账的Ｂ公司应收款转销给Ｃ公司，以结清Ａ、Ｂ公司的应收款和Ｂ、Ｃ公司的应收款。

（４）预收账款转销亦涉及三角债权债务关系，用于不同往来单位之间的预收款转移。比如，Ａ公司账面上挂账Ｂ公司预收款，同时Ｂ公司账面上挂账Ｃ公司预收款，通过将Ａ公司挂账的Ｂ公司预收款转销给Ｃ公司，以结清Ａ、Ｂ公司的预收款和Ｂ、Ｃ公司的预收款。

（５）应收款冲应付款可以是相同的往来单位之间的冲销，也可以是不同的往来单位之间的转销。相同的往来单位之间的冲销比较简单，而不同的往来单位之间的转销则涉及三角债权债务关系。比如，Ａ公司账面上挂账Ｂ公司应收款和Ｃ公司应付款，如果Ｂ公司同时挂账Ｃ公司应收款和Ｃ公司同时挂账Ｂ公司应付款，通过将Ａ公司挂账的Ｂ公司应收款与Ａ公司挂账的Ｃ公司应付款勾销，以结清Ａ、Ｂ公司的应收款和Ａ、Ｃ公司的应付款，而建立Ｃ公司应收Ｂ公司的款项；由于已有的Ｂ公司挂账Ｃ公司应收款，最终结清Ａ、Ｂ、Ｃ三公司之间的债权债务关系。

（６）预收款冲预付款可以是相同的往来单位之间的冲销，也可以是不同的往来单位之间的转销。相同的往来单位之间的冲销比较简单，而不同的往来单位之间的转销则涉及三角债权债务关系。比如，Ａ公司账面上挂账Ｂ公司预收款和Ｃ公司预付款，如果Ｂ公司同时挂账Ｃ公司预收款和Ｃ公司同时挂账Ｂ公司预付款，通过将Ａ公司挂账的Ｂ公司预收款与Ａ公司挂账的Ｃ公司预付款勾销，以结清Ａ、Ｂ公司的预收款和Ａ、Ｃ公司的预付款，而建立Ｃ公司预收Ｂ公司的款项；由于已有的Ｂ公司挂账Ｃ公司预收款，最终结清Ａ、Ｂ、Ｃ三公司之间的债权债务关系。

在上述6种核销业务类型中，第一种业务处理和数据流向单一，比较容易把握；第二种业务处理和数据流向虽然是双向的，但由于是相同两个往来单位之间的双重、反向业务处理和数据流向，把握起来也不难；第三、四种都涉及到不同业务单位之间的三角债务关系，具有共同点；第五、六种可能是相同两个往来单位之间、也可能是3个不同业务单位之间的三角债权债务关系，具有共同点。

2应收账款核销业务流程

应收账款结算衔接销售活动与收款活动，通过将相互对应的各种单据进行勾对，以使应收系统挂账业务得以动态实时处理和更新。与应收账款核销相关的业务流程如图１所示。

收款单文件要么登记预收款信息，要么根据已经发生销售活动的收款。往来核销的目的是实现由收款信息追溯对应赊销发票的作用。通过核销，确定收到的款项究竟是支付哪次购买行为而拖欠的款项，或者是结清什么债权债务关系。应收账款核销业务如图２所示。

从ＥＲＰ系统业务与财务融合与一体化的观点来看，应收账款核销业务与销售系统、资金管理系统、账务系统相关联，存在着数据接口和数据交换。核销之前必须保证销售业务确已发生、数据已经传入账务系统，且确实已经收款。明确的岗位职责和工作流程确保了通过前项事件的信息控制后续活动，并通过记录和控制数据流确保了审计中业务追溯活动的可执行性。

3应收账款核销业务的表单处理

应收账款业务的主要单据有各种销售发票（普通发票和增值税发票）、其他应收单、收款单、退款单和应收票据。如图１所示，核销应收账款前，检查对客户开发票环节非常重要。应收账款会计员开销售发票向客户收账前是否检查了订货员输入的销售价格和装运员输入的装运费用。创建发票记录后自动生成销售日记账项。销售日记账提供了审计轨迹，检查时可以用日记账来认定装运和销售订单记录。检查后的销售日记账可以过账销售发票记录。

应收账款会计员在现金收款日记账中记录收款，并将现金收入日记账的总金额和汇款单上的金额进行比较，如果相符，则过账该笔分录，更新总账。核销时应从收款单文件中的关键字“收款单号”，查核其对应的发票记录，如果对应关系确认，则可以进行核销。

为突出特点和难点，这里主要说明应收账款转销、应收冲应付等涉及到三角债权债务关系的核销业务。

由前所述，应收账款转销业务是为了结清三角债权债务关系。单据和业务处理的关系如图３所示。已有的Ａ公司应收Ｂ公司款项信息体现在Ａ公司的销售发票（包括普通发票和增值税发票）中，已有的Ｂ公司应收Ｃ公司款项信息体现在Ｂ公司的销售发票中，以Ａ公司为会计主体，将已有的Ａ公司应收Ｂ公司款项转销给Ｃ公司，则生成收款单，表明Ｂ公司已经付款，并同时生成其他应收单，表明Ａ公司应收Ｂ公司款项的记录生成。

应收冲应付业务也是为了结清三角债权债务关系。业务处理关系如图４所示。

已有的Ａ公司应收Ｂ公司款项信息体现在Ａ公司的销售发票（包括普通发票和增值税发票）中，已有的Ａ公司应付Ｃ公司款项信息体现在Ａ公司的应付单中，还有一个前提是Ｃ公司应付Ｂ公司款项，如果将Ａ、Ｂ公司间的应收冲Ａ、Ｃ公司间的应付后建立的Ｃ公司应收Ｂ公司款项恰与Ｃ公司应付Ｂ公司款项结清，则最终结果是结清Ａ、Ｂ、Ｃ三个公司之间的债权债务关系。

4应收账款核销业务处理一体化流程的管理控制策略

应收账款核销业务需关注的风险点和控制点包括收款业务执行、收款记录以及应收账款、现金和销售的账目信息记录。为了降低应收账款核销的风险，应采取工作流程控制活动，即控制从一个事件到另一个事件的过程。工作流程控制利用事项之间的联系，重点在于各事件的责任、事件的先后次序以及业务活动中的信息的流程。应收账款核销业务的工作流程控制活动可以进一步细化为相应的管理控制策略：即岗位职责分工、表单控制、审核控制、报告控制等。

4.１ 岗位职责分工

应收账款核销涉及到的应收会计员、收发员、出纳和控制员这4个岗位的职责要分离，以保证业务数据录入和审核环节的分离。在应收账款核销业务中，前提之一是销售发票的录入和审核是由职责分离的岗位来完成，前提之二是收款员收到客户付款后，一方面交由出纳处理银行业务，另一方面生成收款单交由应收会计记录收款。

4.２ 表单控制

在应收账款核销业务中，表单承载的信息不仅起到了传递信息的作用，还起到了控制的作用。核销时可以在收款单上完成，但是前提是收款单必须通过关联发票或应收单的关键信息。如果要进行自动核销，则需设定根据时间先后核对单据金额进行核销。即通过对往来单位所有未核销的发票、其他应收单与所有未核销的收款单、退款单核销。

4.３ 审核控制

应收账款核销类型不同，执行核销的过程亦不同，核销后自动生成的单据也不同。适当的审核控制以确保自动生成的表单信息得以确认，并提供了审计轨迹。假使审计人员想要通过各种方式从核销记录追溯到原始销售发票甚至追溯到原始销售订单时，审计人员可以从核销记录中的收款单号、销售发票号关键字段，检查对应的收款明细记录和销售明细记录，进而再顺藤摸瓜检查对应的装运记录和销售订单明细记录中的销售订单信息。

4.４ 报告控制

报告控制是一种周期性进行的控制策略，在多数情况下是按月进行。为了降低应收账款核销业务的风险，一般在每月末出具以下报告：①发送客户往来对账单，以反映客户已支付的发票和尚未支付的发票，进而发现客户付款记录和企业收款记录的差异，并进一步查找原因；②在应收账款核销记录的基础上，查对应收账款账龄报告，以跟踪长时间未付款的客户，为应收账款余额审计提供审计证据。

主要参考文献

［１］张继德.金融危机环境下企业财务管理对策［Ｊ］.中国管理信息化，２００９（１４）.

［２］倪涵，邓彦.浅析当前经济环境下企业应收账款的全程管理［Ｊ］.中国管理信息化，２０１０（6）.

［３］卢霞.风险导向下应收账款内部控制体系探讨［Ｊ］.财会通讯，２０１０（11）.