数据表单:让Word表格输入更轻松

刘长德

用Word编辑数据记录类型表格时，有时因表格的行、列较多造成表格超宽，由于水平滚动等原因，录入或修改数据时很容易出现错行。如何才能有效避免在输入或修改数据时错行现象发生呢？其实，在Word2010（以下简称Word）中就有这么一个功能——数据表单，它提供了一个直观的输入界面，通过这个“数据表单”可以方便地创建和管理数据，甚至还可以查找符合特定条件的数据。

让“数据表单”从后台走向前台

在Word 2010默认的情况下，“数据表单”是不能自动显示的，需要手动添加：在Word中单击“文件/选项”，在打开的“选项”对话框中，单击“自定义功能区”，在对话框右侧的“从下列位置选择命令”列表中，单击“选择命令”，选择“不在功能区的命令”，然后拖动滑块，找到并单击“数据表单”，在右侧的“自定义功能区”下单击“新建选择卡”，此时会在“自定义功能区”添加一个“新建选择卡（自定义）”，选择“新建组（自定义）”，再单击“添加”，即可将“数据表单”添加到“新建选择卡”中了（如图1），最后再单击“确定”关闭“选项”对话框即可。 此时，在Word的菜单栏中会出现一个“新建选择卡”，单击“新建选择卡”即可看到我们添加的“数据表单”了（如图2）。

表格填充更轻松

在Word中插入表格后，先在表格中输入标题、名称等内容，把光标定位到要输入内容的单元格中，然后在菜单栏中单击“新建选择卡/数据表单”，在Word中就会弹出一个“数据窗体”对话框。此时，就可以在“数据窗体”对话框中，按单元格依次输入相应的内容（如图3）。

当输入一项数据后，按下回车键，光标就会自动跳转到下一单元格，方便继续输入。当输入到表格最后一行的最后一个单元格时，若再按下回车键，“数据表单”会在表格下文自动插入一行以输入新的数据（如图4）。这样，表格的行数不够时，就避免了手动插入的麻烦，大大提高了表格的输入速度，并且还能有效避免错行现象的发生。

在表格输入过程中，如果发现输入错误，还可以单击“还原”将单元格中的数据删除，然后再重新输入（注意：不能点击‘删除，否则会将整行数据删除）。

表格内数据快速查询

在大型表格中查找某一内容时，其实也可以通过“数据表单”来查找和修改数据，这样更加方便、直观。

首先是在“数据表单”对话框中单击“查找”按钮，在打开的“在域中查找”对话框中输入要查找的内容，然后在“域”下拉列表中选择查找内容所在列的标题。单击“查找第一个”或直接回车，即可找出第一个符合条件的记录，并在“数据窗体”中显示了（如图5）。如果需要继续查找，单击“查找下一处”或回车则可继续逐一查找、显示符合条件的其它记录。

如果只是查看查找到的数据，当查找到需要的目标后，关闭“在域中查找”对话框，然后在“数据表单”对话框中点击“查看数据源”，此时光标即可自动定位在相应行的首列单元格中，使查找内容一目了然。

如果需要修改查找的数据，先关闭“在域中查找”对话框，就可以直接在“数据表单”对话框中修改数据了。

在“数据表单”的帮助下，用Word编辑较大型的表格时，由于“数据表单”只集中显示表格中的某一行，就不会因为表格超宽而受错行困扰了。