工程设计文件“双轨制”管理的探讨

董小玉

（浙江省水利水电勘测设计院 杭州 310002）

1 前言

电子文件是以数码方式将文字、图像、图形、声音等多种方式的信息存贮在磁、光、电等介质上，通过计算机或者具有类似功能的设备阅读、使用。电子文件是信息社会文献载体形成、发展、进化的必然产物，是一种新型的知识和信息载体，是对以纸张、石头、木片等传统意义的实物载体为主的“纸质文件”的改革。目前在工程设计单位，档案管理的做法是把电子文件与纸质文件一起归档保存。正是因为这两者各具优、缺点，形成了优势互补，互相并存，共同发展的管理格局。

2 电子文件的优点

由于电子文件是以数码方式存贮的，能存储的信息容量很大，所占体积小，重量轻，一张小小的盘片能够贮存几十兆的信息，能图文并茂，通过计算机进行处理，交互性强、信息更新快、检索快速方便，并且可借助网络进行远距离的传送，共享全球信息资源，给人类文明发展带来了极其深远的影响。

3 电子文件的局限性

电子文件作为一种新型的记载载体，已成为一种具有强大生命力的大众传媒，被人们所肯定与喜爱。但从档案管理角度来讲，其存在着一定的局限性。

3.1 电子文件的原始性问题

电子文件是由拟稿者直接写在电脑上，并在电脑上进行修改，一经形成后马上存贮到相应的系统中，最后人们所看到的文件是计算机处理系统中的最后一个文本，没有草稿与复印件的区别，没有正本与副本的差异，没有修改痕迹及亲笔签名，无法体现文件的原始面貌。因此作为档案最突出的原始记录性和凭证作用难以确定。因而，电子文件归档而形成的档案是否具有真实的证据作用，让人产生一种不确定性。在司法实践中，一些录音、录像等视听资料若要作为证据使用，有着严格的规定，如与规定不符就没有法律效力。

3.2 电子文件的安全性问题

电子文件是以数码方式存贮在一定介质上的，其信息极易受到外力的干扰和破坏。计算机病毒、磁场、电磁脉冲等对数字化信息和计算机系统的破坏尤其严重，有时哪怕是一个无意识的误操作也会导致灾难的发生，更不要说恶意盗用口令、破坏系统的黑客攻击等网络犯罪行为了。发生于2011年4月12日的韩国农协银行事件就是一个典型的电子信息数据库安全问题，一个错误指令下去所有的数据将立即不复存在。由此可见电子文件的安全性问题并没有随着信息技术的更新和管理制度的完善而无懈可击。

3.3 电子文件的稳定性问题

电子文件的寿命问题来自于两个方面的原因。一是贮存电子文件载体介质的物理属性决定了电子文件的寿命不可能很长。电子文件所依赖的磁、光、电等介质，其物理性能不够稳定，他们会不断地受到材料的氧化变质和磁场影响，这使得存在于上面的电子文件随时受到外部环境的威胁。目前通用的硬盘、驱动器、CD、CD-ROM等都存在这个问题，易受到外力的破坏。另一方面的不稳定性来自于电子文件对软件程序系统的依赖性。电子文件是通过规范的程序设计产生、运行、使用、记录和实现取出再现，不同的程序因格式、逻辑关系不同得到的结果不同而无法实现共享。而且软件程序更新升级太快，按原有程序形成的信息就可能面临读不出来的风险。正如今天的收录机不能放出历史上钢丝磁带所录制的音乐一样。我院在十年前引进了图档管理系统，随着我院生产管理系统的变化，对图档管理系统也提出了更新的要求，但由于新旧系统的设计框架不同，语言也不同，老系统所积累的大量数据如何进入新系统就成为很关键的一个环节，一旦数据无法读出，就会增加大量的工作。

3.4 电子文件的可读性问题

电子文件是以数字化方式存储起来的，使用了人工不可直接识读的二进制代码，肉眼看不到，无法感知，必须借助于一定的设备才能阅读。离开了现代化电子设备，就无法阅读利用这些电子文件，哪怕是最简单的电源没了，贮存这些电子文件的设备就成了一堆冷冰冰的金属元件。

4 纸质文件的优点

纸质文件作为档案的传统载体，在人类文明发展的几千年长河中，一直扮演着不可替代的作用，这是由于纸质文件本身有着许多的优点。原始记录性是纸质文件最基本的特征，存于其上面的修改或者签名痕迹可以真实地还原文件形成过程中的动态以及参与者的心理活动，具有凭证作用和较强的权威性。纸质文件的载体与信息融为一体，只要保护了载体，那么存于其上面的信息也就可能被保护得很好。数百年来，人们一直与纸张相伴，习惯于手捧纸质文件浏览，阅读纸质文件并不需要借助于特定的设备，可以随意地浏览，符合人们的阅读习惯。

5 纸质文件的局限性

与电子文件相比，纸质文件作为档案载体有其特有的优势和价值，但也不能说纸质文件就没有弱点了，其局限性主要表现在以下几个方面。

5.1 纸质文件在贮存空间上的局促日益严重

随着各个工程设计单位经营思路的转换，业务量增长迅猛，所产生的纸质文件数量大大增加，档案库房日渐饱和，再要求有更大的贮存空间，似乎也不太可能。虽说如今档案装具越来越密集，从最初的单个橱柜发展到今天的密集架，容量越来越大，但还是无法满足日渐增多的档案数量。

5.2 纸质文件调档的繁重不利于档案的利用

一张薄薄的A4 纸存载的信息量可能不大，但日积月累下来的数量是无法小看的。如此大量的内容负载于一摞摞，一盒盒，一卷卷的纸张上，调卷成为一件劳动量较大的工作，不利于人们的检索和利用，降低了对档案的利用效率，直接影响到人们对档案工作人员服务态度的认可。

5.3 纸质文件的保护、修补成为档案保护的一项繁重工作

虽说千百年来，人类对于纸张的利用与保护，积累了丰富的经验，但是由于纸张的纤维材料在强光高温潮湿的环境下极易发黄变质，所以纸质文件的保护、修补和维护过程就得花费大量的人力物力。为了抢救这些脆弱纸张上的信息，就必须对其上面的信息进行不同方式的复制保存，这是一个典型的劳动密集型工作，在人力成本居高不下的今天，对任何单位来说都是一笔不小的开支。

6 历史纸质档案的数字化扫描工作已刻不容缓

工程设计单位经过多年的发展，积累了大量的档案。如何尽量延长历史纸质档案的生命周期，让他们重新焕发出生机，更好地为生产设计服务是目前每个单位都面临的课题。于是历史纸质档案的数字化建设工作就成为当前工程设计单位档案管理工作的重要组成部分。档案数字化工作是将纸质载体的档案经技术加工成数字档案形式利用电子文件的优点，实现大容量存贮，检索快速方便的特点，同时通过对数字档案的利用来加强对纸质档案载体和档案信息安全的保护，同时保管电子文件与纸质文件，保证档案的安全和利用率。

7 结语

电子文件迎合了信息时代快节奏的工作和生活方式，以其大容量信息存储的优点较好地解决了纸质文件存载量无法满足日益庞大的信息量这一不足。同时，电子文件又以其极强的逻辑排列而检索方便快速的优点，弥补了纸质文件的笨、重、多、难找的弊端。给人们带来了极大的方便。

纸质文件作为档案的传统载体，它的原始记录和凭证作用不可替代，而且会随着时间的推移更显突出。未来电子文件也不可能完全替代纸质文件而一枝独秀，纸质文件将会逐渐向新型的电子文件过渡但不会最终消失。

在实际工作中将纸质稿与电子文件一并归档，实行电子文件与纸质文件共同管理，那么正好可以弥补电子文件和纸质文件各自的不足。如果仅是一般意义上的简单查询，就可利用电子文件的快速查询功能，但在关键问题尤其是要出具证据功能时，那么就可查询归档的纸质文稿，起到佐证作用。

电子文件与纸质文件这两种不同生但双息的事物，由于各自的特点决定了它们会在很长一段时间内共存。因此，目前工程设计单位档案管理中，实行电子文件和纸质文件一起归档，具有现实意义，也是各个单位档案保管的最有效、最安全的方式。

1 方荣.电子文件的档案学审视.档案，1998（2）.

2 张大伟.电子文件档案化管理的新思维.图书.情报.知识，2007（7）.

3 无纸收藏《拥有新记忆—电子文件管理研究》摘要之二.档案学通讯，1998（2）.

4 张红瑄.电子文献与纸质文献的比较研究.现代情报，2003（9）.