优化编目业务外包工作的实践与思考

徐荷莲

(镇江市图书馆，江苏 镇江 212001)

近年来，编目业务外包已经在国内许多图书馆得到不同程度的实施，图书馆编目业务外包这一理念，在给传统的编目工作带来挑战的同时，也为图书馆更加合理地配置自身人力资源，围绕工作中心进一步提高专业队伍业务素质，实现工作优势最大化，进而增进工作活力和增强图书馆事业持续发展的动力提供了契机。本馆编目业务外包是从2006年底开始实施的，已运作了4年多的时间，笔者也亲身经历了本馆编目业务外包的整个发展及不断优化过程。面对蓬勃发展的编目业务外包现象以及不同观点的各家评论，笔者凭借若干年来的编目经验和近年所经历的外包实践，特撰文与同行共同探讨。

1 编目业务外包的主要原因

图书馆管理发生深刻变革对图书馆馆员原有的角色产生了影响，也提出了不断适应新的管理形式的要求。从业务流程上来说，管理重心从基础业务向服务转移，使原来的编目岗位在图书馆的重要地位已逐步被面向读者的一线服务岗位所替代。

图书馆实行编目外包，在很大程度上是出于财务考虑，特别是中小型图书馆。笔者所在的图书馆近几年不断推出新的公益活动，如“文心讲堂”、“文心展厅”，这些都需要花费大量的人力、物力。免费开放，读者数量的激增，无疑使本已人员紧张的矛盾更为突出。在人力、经费不增加，甚至还有外调的情况下，编目外包是一种理想的选择。外包后分流出的编目人员，可以流动到其他更合适的服务岗位上。

2 编目业务外包的模式

究竟采用何种外包模式?我们在做了大量调研后，才做出慎重决定，把文献分类以外的编目业务全部外包。

2006年的时候，对我们来说，外包是一种全新的理念，将图书馆的核心，如此重要的业务工作外包出去，由外行人来代替完成，能行得通吗?采编部的同志一度感到迷茫、困惑与无奈，但是面对图书馆现有的人力、物力，编目外包势在必行。

当时，图书馆编目业务外包的单位还很少，我们查阅了相关资料，广东有图书馆已经开始实施编目业务外包，对我们有所启发。对本市的图书馆调研后发现，仅有部分高校图书馆将编目业务的非核心部分外包，如把盖章、贴磁条等简单易行的工作交由书商完成，编目业务的核心部分，如标引、分类、取号等对专业知识要求较高的业务仍由各馆自己完成。本馆究竟采用何种外包形式?没有多少成功的经验可以借鉴，只能是摸着石头过河，寻求适合本馆的编目业务外包方式。初定方案为：第一，在哪家书商采购的图书，由哪家书商负责来馆加工。第二，编目业务中除了分类，全部外包给书商，即由他们来馆给图书加盖馆藏章、加贴报警磁条、贴条形码、加工编目数据、打印书标、贴上索书号标签和薄膜、典藏处理、打印交接清单，最后协同采编部同志将这些书送往借阅部门。第三，图书加工耗材由书商提供。

分类工作之所以没有外包，是基于以下方面的考虑。分类工作毕竟是一项技术性的工作，熟悉编目工作的人都知道，分类所占的时间绝不是小数，即使有多年分类经验的老馆员，也只能对一些分类过程中常见的类目信手拈来，对大多数文献还是要翻阅分类法的，对于内容复杂一些的文献自然少不了要作仔细斟酌。如果让书商来分类，一是他们不具备这方面的专业人才;二是他们为了提高编目速度，只会套用其他馆的分类或直接利用在版编目数据，而这样做并不符合本馆的要求。

为什么不能套用其他馆的分类或直接利用在版编目数据呢?一方面，本馆有自己的分类细则，其他馆的分类号不一定适用于本馆。另一方面，笔者从事分类工作时，曾对到馆新书在版编目数据上的分类做过统计，错误率接近0.8%。其中，有印刷错误的，如《感恩企业自动自发》一书，CIP上的类号是K272.92，而其正确的类号应是F272.92，F印成K，失之毫厘，谬以千里;有根本性错误的，如《大癫狂》一书，将应为F831.9的类号印成TN914.42;有将国别印错的，如《明日帝国》一书，作者是美国的雷蒙德·本森，正确的类号应是I712.45，但再版编目数据却印成I561.45。以上是罗列的几种比较明显的错误，如果外包加工人员依葫芦画瓢录入数据，岂不是要贻笑大方。当然，更为重要的是如此下去会直接影响到文献检索的效果。

3 编目业务外包过程中所发现的问题

外包商参与图书馆的编目工作只是为取得订单而开展的一项不得已而为之的增值服务，他服务的对象是图书馆而不是读者，其编目人员大多学历不高，只是经过简单培训就上机操作，对本馆的著录规则、分类、标引并无深刻的认识。对他们来说，编目工作只是一项简单的对号入座、填满各个字段即可，有问题是在所难免的。

3.1 来馆加工时间、人员上的不确定性

外包初期，由于各种原因，图书供应商来馆进行批加工的时间并不能完全按照本馆要求落实，造成时间安排上的不确定，耽误部门工作计划。另外，由于来馆加工图书的人员不固定，而且每次间隔的时间比较长，导致本馆工作人员根本不可能完全放手，必须腾出时间重复不断地指导讲解。

3.2 编目数据质量不能保证

常见的错误有：①分类号错误。由于承包人员不懂分类，导致他们不能准确地著录分类人员所给的类号。比如：把I类输成L，把Z类输成I。分类人员有时很明显的笔误，外包加工人员很难看出。②MARC数据字段的录入与馆藏要求不符。由于外包加工人员大多学历不高，对图书上著录信息的理解有偏差。比如副题名与分卷书名容易混淆;不按照文献编目规则著录，过分地依赖在版编目数据，这些问题若不一一检查，难以发现。③所贴书标与图书不一致。在编目过程中，有时会少黏贴书标，在贴书标的过程中，若不每种书都校对分类号，极容易贴错，返工重贴也不容易，因为图书一到流通部门就已经散放在书架上了。

4 行之有效的解决办法

图书馆业务外包过程中产生的问题，是任何实施业务外包的相关单位都不可忽视和必须设法加以解决的。现根据4年来的实践经验，针对问题，提出行之有效的解决办法如下。

4.1 明确来馆加工时间、人员

在外包工作开展前，本馆与各外包商都签订了《镇江市图书馆与＊＊＊书店关于图书文献采购与相关服务的协议》，通过协议的方式对书商的工作加以法律意义上约束。同时，加强与外包商的联系和协商，预先了解外包商对各批图书加工时间的具体安排情况，综合后明确指定加工时间，并对多个外包商来馆加工的时间先后作出合理安排。针对人员不确定情况，本馆与图书供应商达成共识，尽量固定来馆加工人员，以减少差错。

4.2 多管齐下，保证编目质量的不断提高

制定相应的编目规则，并由专人负责实施，对其工作随时进行检查，及时纠正编目中发生的错误。

4.2.1 给外包商提供编目加工的资料

图书馆的编目工作具有较强的专业性，在对外承包过程中，若不加以严格的管理，制定相应的规范和标准，容易造成编目不规范、质量差等弊端，影响读者的使用，给图书馆正常的业务开展带来不便。为了让外包加工人员能更快、更全面的掌握编目工作，我们制定了一套采编编目工作流程说明，包括《镇江市图书馆加工流程》、《镇江市图书馆图书加工标准》、《镇江市图书书馆馆藏图书分库说明》、《汇文系统简介》、《图书馆分类知识简介》、《镇江市图书馆MARC字段使用规则》、《镇江市图书馆MARC数据的套录》、《镇江市图书文献验收流程说明》、《镇江市图书馆图书文献编目、典藏流程说明》、《图书加工过程中容易出现的问题》。

4.2.2 对外包加工人员进行相关业务培训

减少数据录入的操作差错是提高书目数据质量的关键。针对验收、编目、入典、加工操作中存在的问题，由采编部专业人员针对编目过程涉及的相关环节对外包加工人员进行相关业务知识培训。同时，要求他们增强责任心，不仅要掌握CNMARC格式和操作基本知识，还要全面了解《中国文献编目规则》、《中国图书馆分类法》等相应标准，以不断提高他们的编目质量。

4.2.3 对外包加工工作严格管理与监督

图书馆把业务外包出去后并非万事大吉，而是需要以更加审慎的态度去认真从事。在业务管理方面，加强重视业务外包的过程管理，主动配合外包商妥善安排各项工作，做好本单位与外包商、专职人员与外包人员的协调工作，有效发挥双方的工作优势，为加工质量得到保证打好基础。在业务技能方面，要求具备分类知识、编目知识和编制机读目录、图书加工等诸多方面经验和能力的本馆专职人员恪守职责，认真细致，一丝不苟，积极、适时地对外包加工各环节的操作进行认真校对、严格检查和跟踪监督，发现差错就及时纠正，以杜绝差错，确保书目数据录入和图书加工的质量。通过制定有关表格，可查知各外包商出错记录，以便我们有针对性的找出问题的症结，加以修改，有效地减少出错的几率。

在编目业务外包的过程中，我们仍面临着一些困难。虽然通过协议的方式约定必须固定外包加工人员，但是外包商内部也有人员的流动，同时，与我们合作的外包商也会发生变动。外包加工人员流动和新外包商的加入，都需要采编部投入大量的人力去培训、指导和审校。但是，我们仍有理由相信，实施编目业务外包仍不失为一种合理的、可供选择的方案。

5 结论

图书馆编目对外承包是否可行，关键在于各图书馆根据自身的需要而定，一旦实行，就要采取严格的管理。近几年的外包实践表明，本馆的编目业务外包模式是可行的。虽然在外包初期，遇到很多困难，但我们以积极的心态接受外包，在困难中摸索着前进，逐步形成了一套极有成效的管理模式，使得编目业务外包走上比较稳定的状态。本馆采编部由2006年的5人，缩减至现在的4人，节省的人员，可以充实到图书馆的其他业务工作中去。

编目业务外包的根本目的是充分利用外部的社会资源服务于图书馆，使图书馆能够专注核心能力的发展，提升图书馆整体服务品质，这是促进图书馆创新与提升竞争优势的一种战略方法，它的普及已成为一种客观的发展趋势，成为我国图书馆健康发展的积极力量。

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