浅谈高速公路项目公司档案管理

李志娟，符 文

(湖南省宁道高速公路建设开发有限公司，湖南永州 425600)

1 项目公司档案管理的重要性

近几十年来中国在高速公路建设这条路上迈出了非同寻常的、令人赞叹的脚步。国家加大了高速公路项目建设的投资。一项工程的完成往往是各项资源的整合，特别是一些重大建设项目，国家投入了大量的财力、物力和人力。当一项重大工程完工投入使用之后，从投资方到行政部门，到普通市民，注意力都集中到了工程的实质本身，有些甚至是只关注建设工程的外在观感，对项目建设的档案关注甚少，知之甚少。从而忽视了档案是建设过程的真实反映和记录这一环节。但是当工程质量出现问题需要对事故原因进行分析的时候，需要认定事故责任以及工程建设时期过程是否违反规定的时候，档案占据着非常重要的位置。因此，项目建设的档案管理绝对不是可有可无的，而是项目建设的关键一环，关系到项目工程的质量好坏，对一项工程顺利完成和投入使用起到重要的作用。

2 项目公司档案管理的现状

1)档案管理具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多，使得建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点。由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身而轻视了档案的管理。各种资料的收集、整理和归档工作与工程建设不能协调开展，造成了档案工作滞后，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况，反过来制约了各项工作的持续发展。

2)档案管理意识不强。许多参建单位对项目建设中的档案工作缺乏应有的责任心，忽视了档案的整理和归档。有些项目单位对建设档案重要性的思想认识不够，档案工作的学习宣传力度不强，工程队伍流动性大，人员不稳定，使项目建设档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于有些档案人员不了解专业和技术知识、工作程序，使得项目建设资料的收集、整理和归档不及时、规范。

3)档案管理体制不完善。虽然交通运输部颁布了《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，但是由于工程建设单位人员和经费的诸多原因，许多单位没有建立专门的档案管理部门，工程档案管理不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，档案质量、安全得不到保障。各项设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，在一定程度上影响了工程的有序开展。

4)归档的档案质量不高。已经归档的资料普遍质量不高，如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件，而是复印件;有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍低，档案信息收集、管理方式落后，一般只能做到初级的管理，即在档案信息管理系统上检索到目录以便于查询，并没有相应的电子文件，立卷制度和完整的信息化系统。

3 项目公司档案管理的措施

1)各项公司应该重视项目建设时期档案管理。项目公司的档案管理是一个动态过程，包括从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。档案是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

2)完善项目公司档案管理信息化建设。档案管理信息系统用于支持工程在施工过程中及施工完成后的管理工作，是适应现代化工程建设的要求。建设一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求:

①档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。

②在信息安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，加强身份和密码认证和网络管理系统的监控。计算机要加装有效的防毒软件，要加强局外网络的物理隔离，各种数据库要及时进行备份。

③在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。

3)要强化在建项目档案的全过程管理。

在项目建设档案管理中，要树立全局意识，充分运用合同条款，按照档案管理的有关规定实行动态管理。实行统筹兼顾，先期介入，控制为主。在工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程在建设过程中都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门，不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，因此必须落实好各单位、各部门的责任，及时分步、分项做好各项原始记录，使资料整理和工程进度取得同步。各级建设行政主管部门要加强监督管理，发现有做假资料、出具假试验报告、不履行监督职责的行为要及时制止，以确保工程质量的真实性和技术资料的规范。如:湖南省宁道高速公路建设开发有限公司坚持“统筹兼顾、提前介入、全程监控”的原则，建立健全了企业档案工作制度，并纳入到了公司管理制度范围，制订并落实了归档、保管、保密、利用、安全保卫等制度，使公司的档案管理工作有据可查，有章可循。公司建立了档案工作领导小组，成立了综合档案室，对档案工作实行了集中统一管理，基本形成了公司领导分管，办公室负责人主管，档案工作人员具体管的档案工作体制。有一定业务能力的人员兼职档案员工作，均具有大专以上文凭，能熟练操作计算机，公司还把学习贯彻《档案法》作为普法活动的重要内容之一，组织员工学习《档案法》和有关档案知识，通过会议，文件和张贴图片等方式要求全体员工积极参与、高度重视档案工作，为公司全面开展档案工作规范化管理奠定了坚实的基础。

随着我国经济发展的不断加快，新的历史时期项目公司档案管理占据着越来越重要的地位。工程质量管理项目公司首先确立“质量是企业的生命源泉”的思路，，建立项目管理各项规章制度和处罚条例，做到源头预防、过程检查、分项工程完成验收的层层管理机制，确保工程档案处在控制之中。档案管理人员应该解放思想，转变观念，在工程建设期间，加强自己的专业素质，对档案管理工作认真负责，让档案在工程中发挥重要作用，同时适应档案信息化建设和工程建设的需求，推动项目公司档案管理提高到新的水平。

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