电子文件环境下的前端控制

王 玲

（江苏省档案局，南京，210008）

1.电子文件前端控制的理论含义

1.1 纸质档案的前端控制

前端控制思想并非是在电子文件管理环境下的产物，在纸质文件的管理实践中已经贯穿着这种思想。早在20世纪30年代我国的文书档案连锁法便已经体现了这一思想。《档案法实施办法》中也规定“档案机构应指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作。”但遗憾的是，虽然意识到这种控制思想对未来的档案管理有指导作用，却没有将这一重要思想用于我国档案鉴定的实践。我国对文件转化为档案的价值鉴定基本上只依据文件所具有的静态信息，而某些只能通过前端控制才能得到的动态信息（与相应职能活动的密切程度，发挥作用情况，现行使用率等）却在鉴定中不予考虑，因此导致了档案室在最终向档案馆移交档案时，存在着大量的并无太多价值的长期档案。可见，前端控制在保证进馆档案质量方面是十分重要的。[1]

前端控制原则是现代文件档案管理思维和理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存（或销毁）的不同阶段看作一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制的核心就是一种“整体规划、业务环节提前、全过程监控”的理念。

1.2 电子文件的前端控制

电子文件的前端控制，是针对电子文件区别于纸质档案的自身特点，根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学结合，从而把需要和可能在电子文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在电子文件系统设计阶段进行统一规划和统一要求，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，以保证电子文件的内容、背景与结构不发生改变与丢失，始终如一地保存下来，从而更好地保证电子文件的真实完整、可靠可读及可利用。

2.对电子文件进行前端控制的原因

2.1 理论原因

2.1.1 文件生命周期理论的启示

根据文件生命周期理论，电子文件和纸质文件一样都有一个生命周期。对电子文件的管理是一个系统控制的过程，从文件产生时介入并贯穿于整个生命周期。在整个生命周期中，文件随时都有可能因各种原因和目的被更改或者缺失。因此，在文件产生之前和设计阶段就应该确定归档范围及保存价值，并采用相应的保护技术。如果档案管理机构被动等待，某些有价值的文件就可能流失，接收来的文件可能过时或缺少。前端控制要从文件运转的全过程着眼进行整体规划，在文件形成和维护阶段进行监督，即在文件的形成阶段就要鉴定其档案价值，着眼于整个文件生命周期，把保护工作向前延伸，体现其前瞻性。从文件形成开始就介入，对有价值的文件采取相应的保护措施，这样能有效地防止其它环节对文件的损坏，杜绝失泄密事件的发生，最大限度地提高工作效率，实现真正意义上的文档一体化管理。

2.1.2 思想根源

前端控制的思想根源是由法国的档案学者C.诺加雷提出的。他指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”国际档案理事会电子文件委员会制订的《电子文件管理指南》（草案）花大量笔墨阐述了重新考虑电子文件生命周期及在生命周期中进行干预的时机的重要性。最后，它将“干预的时机”确定在电子文件管理系统的设计阶段，把原来纸质文件管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张“在文件形成前采取行动”。

2.2 实践原因

2.2.1 电子文件管理的现状

由于信息时代的飞速发展，电子文件的数量也日益增加，呈现出指数倍的增长趋势，“信息垃圾”也日益增多，此种情况的出现，使人们不得不去思考其前端控制问题，避免产生没有实际意义的电子文件。

电子文件质量参差不齐。在电子文件时代，由于受传统习惯的影响，以及发文的简便和易操作性，使产生的文件比传统环境下要多得多，质量也参差不齐，所以，要保证文件的凭证性，就需要对其进行前端控制。

电子文件安全期待保障。由于电子文件的自身特性，它的安全问题比纸质文件更为严重，迫切需要加强电子文件的前端控制。因为电子文件具有信息和载体的可分离性和对系统的依赖性，一旦技术革新或者操作不当，文件的信息内容就容易丢失或成为“死文件”，这也需要对电子文件进行前端控制。

电子文件管理现状令人担忧。目前对于电子文件的管理采用双套制和多种载体备份的管理方法，这不仅体现了电子文件的法律效力还未得到最终的确认，更体现出了人们对于电子文件管理系统的安全性还存在不信任的心理。电子文件的管理现状和电子文件管理系统的普及程度方面存在的问题，都有待解决。因此，要保证电子文件能够安全保存和上传下达，同样需要对其进行前端控制。

2.2.2 电子文件需要前端控制的必要性

2.2.2.1 保障电子文件信息内容真实的需要

电子文件通过计算机和网络技术进行处理，因此对电子文件的增、删、改等行为而不留下任何痕迹是很容易的，这样就是电子文件失去了原始性和真实性。电子文件内容的真实性是它形成电子档案原始凭证与查考作用的前提，原始凭证查考作用又是电子档案的前提，失去凭证查考作用就没有电子档案可言，而且电子文件的内容还可以用网络的任何终端设备去读取存储在网络某一个设备上的电子文件，这就给电子文件、电子档案的凭证查考性、安全性带来危险。

为了保证电子文件的内容真实性，我们可以采用“前端控制”技术。即在电子文件的形成阶段就要鉴定其档案价值，根据需要加上归档标识，以防文件被修改或删除。它从根本上打破了传统的管理模式，打破了文件与档案的界限，使档案部门提前介入文件生命周期，这样能有效地防止其它环节对电子文件的损坏，杜绝失泄密事件的发生，最大限度地提高工作效率，实现真正意义上的文档一体化管理。因此，前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要方法。

2.2.2.2 保障电子文件信息安全的需要

人们可以通过网络上的任意终端对电子文件进行访问，在这一过程中，电子文件可能被用户出于各种原因和目的进行更改、删除。为了确保电子文件信息的安全性，在电子文件产生之前和设计阶段就应该确定电子文件的归档范围、保存价值、采集的时间和方式。倘若档案管理机构被动等待，某些有价值的文件可能流失，接收来的文件可能过时或缺少必要的背景信息和“元数据”，这将给认定电子文件的真实性、可靠性、保管和检索电子文件增加难度和费用。可见，前端控制对保证归档电子文件的完整性、准确性具有决定性的意义。

2.2.2.3 保障电子文件为用户提供利用的需要

与纸质档案相同，电子文件的管理最终目的是提供利用。不可否认，电子文件的出现为用户带来了许多方便，但是，电子文件也面临着一定的威胁。信息时代的快速发展使计算机硬件和软件的更新速度加快，如果电子文件没有及时地采取相应的措施，如果没有相关的元数据等背景信息，电子文件就可能因为无法迁移而无法识别和利用，成为一堆“废档”。因此，为了确保电子文件的长期可存取性和可利用性，确保电子文件在提供利用时的安全和便利，需要事先设定某些方面的技术指标，如记录载体、记录方式、加密等级、使用权限的控制措施等。此外，系统还应及时的采集用于检索以及文件的恢复和解读所必需的各种数据。而这些数据的采集必须在电子文件的设计阶段就开始，随着文件的运行而不断给予追加，为电子文件的保管和提供利用作必要的准备。可见，前端控制是电子文件提供利用的基本前提。

2.2.2.4 保证电子文件规范性和档案馆顺利接受的需要[2]

目前，我国政府部门采用的电子政务OA系统和档案馆的档案管理系统还存在一定的对接问题，如果不对电子文件做好前端控制的话，各机构所产生的电子文件很可能出现“各自为政”、不符合档案馆管理系统要求的状况。这样在接受电子文件进馆的时候，系统既有可能无法对接，从而导致电子文件无法顺利接收。尽管“前端控制”和“全程管理”两个原则在我国得到普遍承认并且写入了我国的电子文件管理标准，事实上它们并没有真正得到贯彻。目前，在我国市场上销售的大多数电子文件管理软件，都不是根据全程管理原则和前端控制原则设计的。它们的共同特点是沿用了纸质文件管理的做法，以“归档管理”，即“中后端管理”作为重点和最基本的解决方案。档案部门不及早介入电子文件管理，势必造成“前端失控”。

3.电子文件前端控制的方法

3.1 树立电子文件前端控制的观念

更新电子文件前端控制的观念，需要文件工作人员深入理解文件生命周期理论，认识到文件从形成、产生、发展到销毁或永久保存是一个完整的生命过程。目前电子文件的管理还在采用双套制的管理方法，大部分档案工作人员对“纸质档案最具有权威性”这一认识产生了思维定势，此外电子文件的形成和其归档管理仍然处于两个不同的系统，档案人员缺乏对电子文件管理在信息化时代的认识，而是把重点放在归档后文件的数字化上，很少关心数字化档案的形成及管理，对电子文件及其特点给电子档案带来的问题认识不足。所以，要使档案人员保证归档后电子文件的质量，就要充分认识到电子文件前端控制的重要性和必要性。

3.2 加强对电子文件前端控制的管理

对电子文件前端控制的管理可以从三个层面进行阐述，即法律法规及标准层面、技术层面和非技术层面。

3.2.1 法律法规及标准层面

首先要熟悉相关的法律法规。系统应该在相关法律法规和标准规范的范围内进行规划设计。例如《档案法》、《国际文件管理标准》（ISO15489-1）、《电子文件元数据标准》、《电子文件管理细则》和《电子文件光盘存储及归档管理的试行标准》等。

然后系统设计要做好标准化建设。在进行系统设计时，既要参照相关国际标准，如《国际文件管理标准》（ISO15489-1）和《基于信息的电子文档的长久保存》（ISO18492）；也要参照国家标准，如《国家公文格式》、《档案著录规则》、《电子文件元数据标准》，使相关标准统一到一个系统里。

3.2.2 技术层面

从技术层面来说，就是要做好政务系统和OA系统跟档案信息系统的对接设计规划，将元数据项制定为标准，放入电子文件管理系统中。档案工作人员应主动参与系统设计，根据前端控制原则和全程管理原则，对相关系统的各个模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化、智能化等问题进行思考，向系统设计者提出具体的设计要求。同时，相关系统要尽可能请相同的软件开发公司来做，这样开发人员更熟悉相关系统的细节和设计情况，有利于更好地实现系统间的衔接对应，以后的归档工作也会更加顺利和省时省力。

3.2.3 非技术层面

首先，可以去电子文件前端控制取得成功的档案机构取经。在借鉴别人经验的基础上，使设计的系统更加完善，而不是每个档案馆都花费大量的人力、物力、财力从头开始摸索一番。

其次，深入文件产生机构进行调研，对具体业务进行分析。根据需要，深入分析业务活动的各个阶段，才能了解到文件产生机构的机构职能、业务流程，了解文件通常是在哪个阶段生成或接收的。如确定电子文件的归档范围、保存价值、采集时间和采集方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些动态文件需要定期拷贝，哪些文件需要在其生命周期结束时立即提前接收，哪些文件可以暂缓提取或删除，哪些元数据是必选项，哪些元数据是可选项等，从而更好地设计适合实际情况的电子文件管理流程。这样才不至于造成有价值的文件流失及接收来的文件缺少必要的元数据等背景信息。

3.3 提高档案工作人员的综合素质

电子文件的前端控制原则要求档案人员必须提高业务素质与知识水平。除具备档案管理基础知识外,还应了解和熟悉电子计算机应用技术和一些自然科学基础知识。因为电子文件是在电子计算机内形成和运转的,把档案工作的工作对象由管理归档后的文件往前延伸到文件的形成阶段,就要掌握电子文件的产生环境,即了解计算机的工作原理,掌握支持电子计算机工作的软硬件技术的应用。与纸质文件不同,电子文件的收集、整理、鉴定、归档必须在原有的设备和技术上进行,因此档案人员只掌握档案管理基础知识远远不够,还必须了解电子文件在形成和使用过程中涉及所需的技术和设备等方面的知识,而且还要随着技术设备的变化而不断学习。

注释

[1]姚志强.档案鉴定中的前端控制[J].兰台世界，2004(2):22-23。

[2]吴春明.档案馆应该如何对电子文件进行前端控制[J].兰台世界，2010(12):15-16。

[1]任桂淑，赵志天.档案管理中电子文件的前端控制理论[J].科学大众，2010(4)。

[2]程妍妍.电子文件管理理论的最新研究成果之一——国际电子文件生命周期模型[J].档案学研究，2008(4)。

[3]楼蔚文，刘培平.电子文件归档管理的困境分析与探讨[J].兰台世界，2009(12)。

[4]金鑫.电子文件呼唤前端控制[J].档案学研究，2004(6)。

[5]石玉，李肖军.电子文件前端控制理论浅析[J].档案，2009(5)。

[6]许爱香.电子文件前端控制原则与机关档案工作[J].山西档案，2003(4)。

[7]冯惠玲.电子文件与纸质文件的管理互动[J].中国档案，2003(12)。

[8]付双双.高校电子文件的前端控制[J].四川档案，2007(5)。