高职毕业生毕业档案作用分析与管理建议

孙远芳 刘庆红

（四川信息职业技术学院 四川 广元 628017）

毕业档案记载着大学生在校期间素质、学业、能力、个性和家庭情况等各种信息，是了解考察学生历史和现实情况的主要依据，也是毕业生就业落户以及今后升学、选拔、任用、考核、离退休的主要依据。因此，大学毕业生应重视并正确对待自己的毕业档案。

毕业档案的现状及原因

目前，在高校特别是高职院校毕业生中流行着一种档案无用的观点，认为现在是市场经济体制了，用人制度日趋灵活，用人单位看重的是劳动者的能力，档案已经失去了往日的重要作用。因此，不少毕业生在毕业时根本不关心自己档案的去向，有的将档案留在学校就不管了，有的改换工作也不调档案，将档案留在原工作单位不管不问，有的甚至根本不知道自己的档案在哪里。

造成这种现象的原因主要有如下几点：一是随着我国经济体制的改革，用工形式多样，许多用人单位在录用和管理员工的时候并不看重档案。二是我国高职院校毕业生大都是自谋职业，部分毕业生在毕业的时候尚未落实工作单位，就将档案留在学校，在找到工作之后，或是因为已经身在外地，或是因为忘记，而没有回学校办理档案移转手续。三是毕业生在就业之后由于种种原因要离开原来的单位，此时，往往需要按照劳动合同的约定交纳违约金，许多人因为不想交纳这笔违约金，就在未经原单位同意的情况下，“跳槽”去了另一家单位。而用人单位则因为员工没有交纳违约金而不为其办理档案移转手续，扣押了其档案。时间一长，“跳槽”的员工觉得没有档案也没有什么影响，也就不再关心自己的档案关系了。四是有的毕业生因为存档费太高，觉得档案也没有什么作用，因而对自己的档案置之不理。

正确认识毕业档案的作用

（一）认清大学毕业生“学籍档案”与“人事档案”的关系

大学毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大学生的档案，以文字资料的形式记录了学生的高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是原始资料。大学毕业生的人事档案是由学籍档案转换而来，是指大学生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，需要经过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后，履行相关毕业程序并取得报到证后，才得以形成。

（二）认清大学生毕业档案的合法去向

国家规定，大学生的毕业档案一般有以下三种合法去向。

档案转到工作单位 大学生毕业后找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作单位。这是通常认为最正规的一种档案处理方式，但据统计，在高职院校中属于这种情况的不到10%。

档案留在学校 国家规定，允许毕业时尚未落实工作单位的大学毕业生户口、档案留校保存两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地。大学毕业生档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，此种方式的优点与缺点并存。优点是学校的诚信度一般较高，代毕业生保管户口关系和档案不收取额外费用，缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明学校均不能出具。学校保存的毕业生学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算工龄，从而会影响养老金的数额计算，在某种意义上说是得不偿失。

档案转至就业代理部门或人才交流中心 这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生。此种方式也是各有优缺点，优点是易于毕业生解决一些实际问题，缺点是由于毕业生与就业代理中心交流相对较少，容易导致信息不畅。

除以上三种情况外，还有高职院校学生自行提取、保管档案的现象。他们认为自行保管档案即方便，又省钱。实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案，除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档、查档。大学毕业生自行携带档案还会导致工作中的许多信息无法入档、工作多年后档案仍是学籍档案等问题的发生。

（三）认清大学毕业生档案的作用

当大学毕业生参加工作后，会面对诸如转正定级、职称申报、养老保险办理、人事调动、社保福利、工龄计算、继续深造（如出国、考研）、考公务员等问题，这些方面都离不开档案。因此，档案看似一时用不到，但“弃档”会使个人的一些合法权益无法得到保障。

会影响个人利益 有了档案，就可以享受到相关的人事、劳动、社会保障服务，如办理贷款，办理社会保险、失业保险等。无论是在原单位供职的人，还是辞职后另谋新职业者，在办理社会保险、领取失业金时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、社保参保年限等都是主要依据。

会影响毕业生转正定级和工龄计算 很多大学毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的相关手续，工作几年后仍然是学生身份，从而影响了自己的转正定级和工龄及退休金的计算。

会耽误职称评定和工作调转 有的大学生毕业后，档案既没有提交给单位，也没有存在政府指定的人才服务中心，或者将档案存到了人才服务机构，但没有及时办理就业手续，以后工作调动或者评职称时可能会因手续不全而受到影响。

由此可见，没有档案，有许多人生大事的办理都会比较麻烦，甚至许多手续都办不了。下面就是一些例子。我院曾有一个毕业生A，工作十多年，在上海打拼，在终于可以办理上海户口时，由于毕业时档案自己领走后没有放在档案托管单位，时间过去十多年，找不到档案，相关单位不给予办理，失去了落户上海的机会。还有一个已经工作了3年的毕业生B，档案一直自己拿着没往单位交，在单位评职称时因其档案缺失未能参评。毕业生C与北京一家公司签订了劳动合同，公司准许其户口迁入北京。但当其返回原学校所在地办理调动手续时，发现自己放在人才交流中心的还是学生档案，这意味着不能办理调动。毕业生D购买了一套新房，在银行办理房贷时要求出具贷款人的户口证明，然而在弃档多年后，他怎么也想不起自己的户籍档案现在何处。类似案例，在我院已发生了多起，不再一一列举。

对大学毕业生档案处理的建议

大学毕业生在毕业的时候对自己的档案应当重视。综合分析高职院校学生档案和就业状况，笔者提出以下几点建议。

（一）了解就业单位性质

对于已经确定就业单位的毕业生，首先要弄清楚自己未来工作单位的性质，确切地说要确定签约单位是否有人事管理权。如果是国家机关、国有事业单位、国有企业，它们或它们的主管单位是有人事管理权的，可以接收档案。其他各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的，需要通过人才交流中心来接收毕业生档案。

（二）根据具体情况处理毕业档案

根据国家学生档案管理相关办法的规定，大学毕业生无权自行提取并保管档案，这样可以避免丢失档案或者档案失效，给将来的工作和生活带来麻烦。大学毕业生应根据自己的就业去向，区别三种情况处理自己的毕业档案。

将档案邮寄到就业单位 如果就业单位有人事管理权，可以接收档案，毕业生本人应向学院档案室申请，通过机要的方式邮寄档案到就业单位。

将档案短期保留在学校 大学毕业生可以选择将档案暂时留在学校，但要及时向学校档案室提出书面申请，并按照学校的要求签订《应届毕业生档案托管协议书》。在找到工作之后，应及时将档案关系从学校迁出，如果档案保管两年后，毕业生仍未迁出档案，学校档案室将按规定，通过机要的方式，将档案寄到毕业生报到证所在地的人力资源和社会保障局。

将档案托管 如果大学毕业生就业单位无人事管理权，或毕业生无就业单位，学校将按规定通过机要的方式，将毕业生的档案寄到报到证所在地的人力资源和社会保障局。毕业生可持报到证到该地的人力资源和社会保障局办理档案托管手续。毕业生委托人力资源和社会保障局进行人事代理后，将享有以下服务：负责人事档案关系接受、调出相关手续，办理毕业生的转正定级，档案工资的晋级，职称晋升申报，办理落户手续，出具以档案为依据的身份证明、学历证明、婚姻状况证明、出国政审等，代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。需要注意的是，大学毕业生应在规定的时间内到报到证所在地的人力资源和社会保障部门报到，办理人事档案的相关手续，否则就会被认为是弃档。

总之，只有高职院校毕业生真正认识到毕业档案的重要性，学校领导、相关人员和毕业生共同重视、共同参与，毕业档案才会在广大毕业生需要的时候发挥其应有的作用。

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