财务管理在技改项目中的新角色

□文/杨培新

随着现代企业制度改革的深入、法人治理结构不断完善，企业内部各部门职能的划分日益精细。而在越来越规范化、精细化的企业环境下，财务部门在政策方面的监督职能必然要有所变化，才能实现自己独到的价值。在浙江中烟工业有限责任公司大型技改工程中，财务通过丰富管理内涵，发挥了独特的作用。

财务资金安全管理功能的延伸

(一)扩大的管理内涵。国内大型建设项目的财务管理，往往对施工企业的研究较多，近年主要强调项目法施工的核算。而建设单位往往强调工程结算方面的付款控制和投资控制。其中建设单位在付款控制方面，往往按合同进度控制。通常的工程建设投资管理中涉及的把好“财务拨款关”，也往往指“应当依据施工合同规定和工程进度，严格按照审批程序拨付工程款”。而浙江中烟工业有限责任公司(以下简称“中烟公司”)的财务付款控制则在合同控制的基础上又引申了一步，对施工方专用账户使用进行监督控制。施工方从其专用账户中支取款项用于工程支出，应事先录入其采购、分包等合同、发票的信息，称为备案告知。专用账户开户行的支付专柜，在核对支票信息与备案信息一致后，执行支付。中烟公司财务监管人员稍后审核告知内容与施工方上报的书面材料是否一致，对不符的付款责其纠正，且在错误纠正前可暂停其专用账户的所有支付。

(二)延伸的管理条件。一是从上世纪90年代至今，项目法施工已经形成较清晰的按项目进行经济核算和管理的模式，使得中烟公司要求施工企业按项目进行相对独立的财务核算成为可能，也就为中烟公司对主要的承建单位按其承建的项目进行帐户管理提供了先决条件。二是重点项目的投资规模大、资金充裕是资金监管得以顺利延伸的重要条件。由于项目的资金规模大，银行为争取存款乐于提供附加服务；而承建方也往往具备一定资金实力，依据公司的资金管理办法，也能提高其自身资金管理水平。三是技改项目专用账户监管软件为延伸管理搭建了技术平台。建立银行共管账户，对项目资金进行监管是本行业针对重大投资项目的监管提出的一个新思路、新方法，即要求中标单位必须建立技改项目的专用账户，公司在银行的协助下通过软件对合同项目资金进行监督使用。当然，好的思路还要正确的执行。为杜绝法律隐患，公司在项目招投标时将对专用账户进行监管的原则和三方(建设企业、承建单位、专用账户开户银行)协议写入招标文件。日常执行时注意与承建方的沟通和对经办人的培训。软件运行3年来监管效果良好，并成为行业内推广的范例。

(三)延伸监管的意义。以往财务控制只是在本企业层面，一旦结算结束，款项进入对方单位，财务也就完成控制任务了。而工程项目质量控制中确实存在很多因为总包企业占用分包单位的资金，而影响建设单位工程进度或质量的问题。以往的建设项目中，就发生过此类纠纷。而通过对项目资金在施工企业使用中的监管，保证建设资金被用在真正的在建项目中:给总包的资金被分拨给合同约定的分包商，给材料供应商的资金被用于购买合法指定品牌、质量的材料，给劳务分包商的资金被分发到最终的劳务工手中等等。这就在很大程度上减少了由于资金不到位、资金错位而引起的工程质量问题。更重要的是，对银行专用账户的监管通过软件进行，动作统一、规范，且没有很高的专业技术和工程相关经验的要求。

传统财务核算功能的延伸

(一)以集成软件逐步丰富核算内容。中烟公司的所有会计核算及相关的预、决算等财务管理都是通过SAP软件平台实现的，技改项目的会计核算也没有单独帐套。为了准确核算基建、技改项目资金，对该在建工程采用建设单位会计核算方法。为了单独反映技改投资，通常财务软件通过开发“项目核算”功能以实现对“项目”收支的辅助核算。基本开发思路是在凭证数据表文件中增加“项目代码”字段用以专门存储“项目代码”信息，并以“项目代码”为索引与项目数据表文件建立关联，从而把对“项目”收支的核算从传统的“科目”核算中分离出来。

以工程核算为例，中烟公司2009年9月前使用的是金蝶EAS系统，依靠该系统将工程项目的核算细化到合同号、款项类别、往来单位以及公司业务部门等除原会计科目以外的辅助项目，这解决了以前的项目明细核算由于合同号太多，往来单位又相互交叉，导致以往来单位设置查询条件时，同一往来单位不同合同核对困难的问题。而后引入的SAP系统集成性则更强，可以将在建工程的信息作为资产卡片与未来形成的固定资产卡片相对应，且进一步将在建工程项目的核算与资本性支出的预算建立了关联。现在日常查询时，不仅可以从在建项目的明细账追踪到凭证，还可以追踪到项目对应的资产卡片及其年度预算的情况。

(二)完善辅助账簿提升管理服务水平。虽然财务核算可以反映的内容已很丰富，但在与技改办及公司内外部的沟通中，我们发现还有必要完善辅助账册，以进一步满足对账及全过程审计、控制的需求。充分利用辅助核算可以提高企业内部核算水平，继而增强管理效率，对于提高企业整体竞争力，促进企业持续稳步发展也颇有助力。同时，在工程管理系统中，需要建立在同一工程项目下所签订的所有合同及相关工程支出的完成情况清单，并要尽量实现工程管理部门和财务管理部门对相关数据的共享，至少要做到双方及时对账，以避免相互数据矛盾，口径不一致的状况出现。

中烟公司财务建立项目核算辅助账册的初衷，是为了分类统计现有的核算项目，监督核对合同的执行进度。但随着与业务部门对账，发现技改办对于投资完成情况的关注点与公司财务部门的不完全一致。财务部门注重发票的取得，将工程及设备的预付款通过往来账来反映，并不记入投资的完成情况，且由于设备的进项增值税可以抵扣的原因，在财务在建工程中反映的投资完成情况并不含设备价外的进项增值税。而业务部门对现金的支出更为敏感，只要是付款都认为是投资支出的实际推进。再加上流程不同，技改办对由企业其他部门配合完成的工作(如行政部门配合提供的临时厨房设施)，或在企业层面的特种委托收款(项目水电费等)，往往不计入自己的技改发生额。

技改部门未计入的支出项可在与财务对账时增加，但在对同一事项上因与财务反映的口径不同而呈现出不同的投资进度就不能简单地通过增减金额来保持一致。而且中烟公司内审为了进行工程项目支出的控制，也需要财务部门与项目实施部门在对投资完成情况的上报口径上保持一致。这样，财务人员依据准则和制度的规定不能改变企业在建工程的核算方法，但又需向相关部门实时提供满足对方口径的日常数据，这就只能求助于辅助账来反映日常核算系统无法反映的两大内容:设备增值税及其抵扣情况、合同总价及其执行情况。且通过辅助核算，往来款与发票的结算情况一目了然，建设支出按基建会计核算要求的分类与企业按技改项目小组的分类明晰，既便于技改办内部对账，又体现了内审要单独统计的内容。

(三)财务预算管理职能的延伸。正如很多深入实施ERP的企业所经历的，随着企业信息管理平台的日益完善，全面预算管理与事前控制逐渐成为企业财务管理的重点。年度预算成为企业年度资金运作的总纲，资本性支出分类别、分项目，每一项资产都给予独立的预算号；日常支出分解到月度，部门的可用资金以月度预算为限。而全面预算考验着企业各部门工作推进的能力和分析测算的水平，也从制度层面保证了财务管理对于技改项目预算执行的监督再也不是事后反映，而是首先获得当期的资金预算及付款预计进度，再据以申请拨付资金。对没有按计划执行的预算要及时向相关部门询问原因，对没有预算或超出预算的项目一方面要严格把关，不予付款，另一方面要依业务的实际情况及时进行协调联系，督促业务部门依规范的流程办理手续，以便能顺利结算。应该说，随着SAP系统将核算与预算执行情况关联，在项目预算管理方面已经可以做到事先掌握预算尺度，事中严格控制预算支出，解决预算执行中出现的问题，事后及时反映和总结各部门预算执行情况。

通过多个系统的集成，财务预算管理工作由原先的汇总预算、反映预算执行情况，转而为分析解决预算及其执行中出现的问题，以提高预算的准确性；同时协助业务部门做好突发事件的应急处理，使之既符合预算管理和资金监管程序，又不影响业务工作推进效率。而随着预算执行率的提高，财务部门对项目付款进度的把握日渐准确，也提升了财务资金运作的水平，最终既提高了经济效益，又加强了应对外界不确定因素的能力，进一步保障了项目的顺利推进。

综上所述，在大型技改项目中，财务部门借助现代技术手段，在分工精细的企业环境中，不仅没有因工作点的转移而模糊了职责，反而充分利用财务核算和管理的职业专长，开创了项目资金安全管理、核算控制和预算管理工作的新局面。