数字化标准资料馆建设是未来发展趋势

孙秋玲

数字化标准资料馆建设是未来发展趋势

孙秋玲

本文通过分析比较传统标准馆和数字标准馆之间的区别和联系，从馆藏结构、管理理念、服务模式、人员培养等方面，阐述数字标准馆是传统标准馆的继承和创新，是标准化事业发展的必然结果。

传统标准馆 数字标准馆 馆藏结构 数字化服务平台 纸质文本网络技术

随着计算机技术特别是网络技术和通讯技术的快速发展与普及，社会已经迈入信息资源高度共享的数字时代。以数字化、网络化和信息化为特征的科学技术革命对社会形态、产业结构和经济活动产生了巨大的影响。像数字图书馆的建立和发展，特别是高校图书馆联盟式的管理模式，对同样具有服务功能的标准档案馆带来一定的启发和借鉴。以下将对传统标准馆和数字标准馆进行分析与比较。

数字化标准馆的建立正是传统化管理在信息时代发展的必然产物。数字标准馆不但具有传统纸张式的功能，还融合了其他信息资源的全部功能，因此数字标准馆必将成为未来社会的公共信息中心重要组成部分。与数字馆的发展相适应，标准档案管理也将进入科学化管理阶段。

1.从标准资料馆的组成和结构进行比较

（1）标准馆场馆的建设比较。全国各省、市大都建有标准馆，机构设在标准情报研究所，传统的馆藏标准多是纸质文本方式存在，过去靠手工检索，现在已发展成为计算机检索相关标准信息，并且标准出版印刷也逐步发展为远程打印，这不仅提升标准利用率也使服务水平上一台阶。但是馆藏标准种类和数量是衡量一个标准馆质量的重要指标，是标准馆赖以生存的物质基础，传统馆的馆藏是馆与馆之间相互独立，各自为政，结果是大量的有效资源被闲置，造成人力、物力和财力的浪费，已不适应国家倡导的“绿色生活”。而数字标准馆与传统标准馆的馆藏模式上发生根本变化，数字馆是利用计算机技术、网络技术和数字化技术形成的不受区域限制的信息空间或信息系统，它以数字化方式将信息资源存储在具有海量存储能力的存储系统中，通过计算机和网络将信息资源传递给不同地域的用户，从而做到不受时间和空间限制的信息资源共享。

（2）馆藏结构的比较。标准馆馆藏种类和数量是衡量一个标准馆质量的重要指标，传统馆特别是一些小型标准馆，由于资金、场地等多方的影响，只能收藏一些国家标准或少部分的行业标准，馆藏的内容和质量远远不能满足客户的需求。即使像江苏省标准化研究院这样的省级标准馆，也由于受到场地等因素的影响，收藏能力也不能满足社会的发展。在馆藏的宏观结构上，数字馆建设将打破传统馆之间各自为政的局面，可以促进馆藏数字标准和馆外其他标准库信息资源共同构成，表现为多馆的、区域的甚至全球的联合馆藏。数字馆已突破了传统纸张型标准文本管理模式，从等待客户上门的被动服务，变成一个开放的“信息系统”，是使信息资源真正实现共享的现代化的管理模式。

数字馆的建立将极大地改变馆藏标准的不足，对标准馆的评价不再是以所拥有的馆藏量为标准，而更侧重于对馆藏利用率，即标准馆在整个社会活动中为用户提供选择信息的能力。以馆藏发展目标来说，传统馆藏发展是收集用户当前所需和将来可能需要的全部资料并在本馆加以存贮，但面对“快速变化的用户需求、研究兴趣、经济状况”这三种变化的挑战，标准馆的馆藏发展将从根据用户的潜在需求收集资料转变为根据用户的现实需求来提供信息。纸张是传统标准资料的物质基础和重要资源，从以纸本型到以电子信息为中心，随电子信息资源的增长将逐渐替代原有的纸质文本。在数字馆时代，传统纸质文本虽继续存在，但其重要性已不如以往，数字馆的“馆藏”将成为不受馆藏建筑限制的电子信息资源库。与传统馆相比，数字馆的馆藏无论是从结构上还是从发展目标等方面都发生了根本变化。

2.从标准馆的管理模式的比较

数字馆与传统标准馆差异巨大，因此由传统馆发展到数字馆必然对将来的标准馆的发展带来管理的巨大变化。

（1）标准馆服务模式比较。标准档案收藏的场所发生变化，传统馆是一个单一的、静态的收藏以纸质印刷版本标准资料为主的场所，而数字馆已不再是传统意义上的收藏建筑物，而是一个动态多功能的信息服务机构，以“读者需求为中心”。从以标准收藏为中心到以用户服务为中心，传统标准馆重收藏轻服务，重管理缺创新，用户获取标准资料的主要方式是到标准馆查找购买，接受面对面的被动服务；而数字馆则完全以用户为中心，拥有超大规模信息资源的信息空间，由众多标准信息中心组成的一体化分布式数字资源库，具有快速占有并便于提供信息资源的能力，使得用户对“馆藏”的利用不再受距离和时间的限制，使分散于不同地理位置的信息得以共享。

（2）管理理念方面比较。传统管理常以规范人的行为，使人不犯错误为出发点，有着过多的管制和约束，缺乏竞争意识和管理效益观念，没有形成面向社会的服务和发展环境，标准馆与用户之间是一种被动关系。而数字馆的科学管理就必须对传统的管理理念和方式方法进行扬弃和取舍，更新服务内容，提高服务效能，充分利用网络资源，建立具有特色鲜明的服务体系，拓宽服务渠道，开展业务创新和服务创新。以“是否通过服务解决了用户的问题”作为服务管理理念，特别是应形成科学的职能服务价值观。不仅要能有效地保证数字信息资源的充分利用，同时加强馆与馆之间的联系和互动，实现资源共享。

这是数字馆的新的管理理念，即不但要成为标准信息资源存储中心，更要成为技术服务中心，把满足用户的知识需求作为一切工作的中心，树立以用户为中心的崭新的科学管理理念。

（3）工作流程的比较。传统标准馆其业务流程通常是：首先和各标准出版社联系采购各类标准文本，然后对到馆的标准进行整理编目，制作检索目录，入库保存，然后再提供利用。现在虽多以电子数据库检索标准目录，但整个编目工作是手工录入，不可避免地出现错误，工作效率比较低。为改变这些现象，标准出版部门，首先要对标准内容进行数字化处理，或制作成光盘、或直接利用计算机技术，对相关标准进行编码存储，利用新型检索技术、智能代理以及网络技术，建立高智能化的标准服务技术主平台，再通过这一平台向外延伸发展相应的子平台。这一技术机制的建立将在很大程度上决定标准馆知识管理的效率和水平，其本质是一种将标准知识信息资源与用户紧密结合的、灵活调用、集成各种资源和功能的新型知识管理技术系统，打破传统馆之间的距离感，以一个开放的“信息系统”，达成信息资源真正共享。

（4）经费管理和人才管理比较。较传统标准馆的经费除正常行政支出外，大部分用于购买标准文本。对数字馆而言，除了要购买电子信息资源，包括购买数据库、电子出版物和外部信息资源的使用权费用支出外，其中很大一笔开支就是用于网络维护保养和软硬件的更新升级。经费的配置和管理理念发生了变化。

传统标准馆对从业人员素质的要求是以具有一定标准知识和相关专业知识为主。而数字馆是一种技术密集型信息机构，需要运用大量的高科技电子设备和计算机网络技术，要熟练运用电子信息技术。需要培养标准信息资源管理者、信息分析者，并且应具有敏锐的信息意识。对人的管理不应只是简单地人员和任务分配，人才管理根本在于充分调动服务人员的积极性和创造性，又要最大限度地发挥人才知识化群体效应，做到个体积极性的调动和群体的合理组合及调控。

还有对人力资源的开发利用，要从基于部门和岗位的管理过渡到给予团队和项目的管理，要正确把握角色分工和技能互补问题，形成新的角色意识、新的行为模式、新的评价机制和人才培养激励机制，要不断强化自身素质。

数字馆与传统馆将互补并存，数字馆因其数字化、网络化和信息化而具有传统馆无法具备的功能，是对传统馆的补充和完善。在对数字馆建设过程中，应对传统馆原有的优良传统和理论方法继承并发扬光大。很长时期内标准馆的格局将是数字馆与传统馆共存的，这就要求有机互补与结合，保持两者各自相对的独立性，改变自身的不足和局限性，使两者又具有不可分割的联系。因此，数字馆建设的同时，也要抓好传统馆的建设，以更好地服务社会经济事业和其他事业的发展。

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江苏省标准化研究院）